DC Vastgoed

De processen bij DC Vastgoed - een landelijk opererende vastgoedmaatschappij uit Deventer - zijn goed, de ondersteuning ervan kan aanmerkelijk verbeteren met de aanschaf van een nieuw document management systeem (DMS). Die conclusie trok extern adviseursbureau IJsselvliet uit een onderzoek naar de optimalisatie

van de documentenstroom van DC Vastgoed.

 

Hans Peter de Ruiter, financieel directeur bij DC Vastgoed: “Het rapport bevestigde ons gevoel dat we als organisatie

tegen knelpunten aanliepen die ons niet alleen onnodig veel tijd kosten maar waardoor we ook helder overzicht missen.

Het vastleggen van documenten, afspraken en relatiegegevens gebeurde op allerlei plekken en manieren. Dit kwam de vindbaarheid voor collega’s en de samenwerking niet ten goede. Daar lag dus ruimte voor verbetering.”

 

Op advies van IJsselvliet, dat hiervoor verschillende applicaties met elkaar vergeleek, gaat DC Vastgoed het DMS

vervangen door softwarepakket DigiOffice. Hans Peter de Ruiter vertelt over deze stap: “We kiezen heel bewust voor een nieuw systeem. Aan de ene kant omdat deze helemaal voorziet in onze behoeften. Aan de andere kant omdat het ons dwingt op de nieuwe manier te werken en zo de optimalisatie van de documentstroom tot een succes te maken.”

 

Makkelijker, overzichtelijker en efficiënter samenwerken

DC Vastgoed heeft van DigiOffice de modules DMS, CRM, Huisstijl en Werkstromen aangeschaft. Guido van Leeuwen, senior projectleider DigiOffice zegt hierover: “Een van de punten die DC Vastgoed nu met DigiOffice oppakt, is het borgen

van goedkeuring in de Acquisitie-, Ontwikkel- en Realisatieprocessen. Ook zorgen we dat documenten, presentaties en

e-mails die medewerkers straks maken automatisch voorzien zijn van de juiste huisstijlkenmerken. De inzet van het

CRM faciliteert het centraal bijhouden en raadplegen van relatie- en contactgegevens én het vastleggen van notities op persoons- of relatieniveau.”

 

Marion Boom, secretaresse bij DC Vastgoed vult aan: “Deze aanpak en inrichting komt tegemoet aan de eisen en wensen die we als organisatie hadden op het gebied van documentbeheer, relatiebeheer en objectbeheer. Het wordt voor iedere medewerker eenvoudig om documenten op te slaan en ze snel terug te vinden. We kunnen gemakkelijker huurderslijsten produceren en eenvoudig een mailing naar huurders, prospects en projectbetrokkenen sturen. We gaan standaard documenten beter inzetten en versiebeheer maakt dat we altijd werken met actuele informatie. DigiOffice zorgt er straks

voor dat wij gemakkelijker, overzichtelijker en efficiënter samenwerken.”

 

Over DC Vastgoed

Vanuit de vestigingsplaats Deventer is het bedrijf uitgegroeid tot een landelijk opererende vastgoedmaatschappij gericht

op het ontwikkelen en exploiteren van commercieel vastgoed en woningen. Bij DC Vastgoed werken 10 mensen, vastgoedspecialisten met hart voor het vak en een grote betrokkenheid. De organisatiestructuur kenmerkt zich door korte lijnen. In combinatie met expertise en risicokapitaal stelt dit het bedrijf in staat snel en daadkrachtig te kunnen optreden.

DC Vastgoed bestaat sinds 1993.