Onderhoud

Retentiemanagement DigiOffice

Met de module Onderhoud regelt u via automatische schema’s de minimale of maximale bewaartermijn van documenten en dossiers in DigiOffice. Na de ingestelde termijn wordt het document handmatig of automatisch vernietigd, overgedragen of ter beoordeling (review) aangeboden.

Vernietigen

DigiOffice kan een document automatisch na een bepaalde tijd vernietigen of een werkstroom starten waarbij u hier handmatig toestemming voor moet geven. Er bestaat ook nog een optie om een tijdelijke blokkade op verwijderingen te zetten.

Archiveren en overdragen

Bij het archiveren verplaatst DigiOffice het document in uw opdracht vanuit DigiOffice naar een andere opslaglocatie. U kunt documenten ook overdragen naar een andere partij. Dan exporteert DigiOffice het document inclusief metadata naar het andere systeem. Daarmee ligt de verantwoording voor het naleven van de bewaartermijn ook bij de nieuwe partij. Na overdracht is het bestand wel uit DigiOffice verwijderd, maar er blijft wel bewijs achter dat het er ooit gestaan heeft. Dit is voor audits weer van belang.

Herzien

Bij een review moet u beoordelen wat er met een document moet gebeuren. Via een ingestelde werkstroom op het document krijgt u deze taak binnen. Daarbij hebt u de keuze uit vernietigen, opnieuw bewaren, archiveren of overdragen. Afhankelijk van de door u gemaakte keuze krijgt de werkstroom zijn vervolg.

Bewaren

U kunt documenten ook de status meegeven dat ze permanent bewaard moeten blijven. U of uw collega’s kunnen het dan nooit verwijderen.

Toepassingen

• Financiële documenten minimaal 7 jaar bewaren.

• Sollicitatiebrieven maximaal 4 weken bewaren zonder toestemming,

  daarna ter review aanbieden.

• Permanente bewaring van KvK-registratie, jaarverslagen en beleidsstukken.

Alle informatie in één systeem

Vraag meer informatie aan

+31 348 465500

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl