Processen digitaliseren en optimaliseren
Met DigiOffice Enterprise digitaliseer en automatiseer je bedrijfsprocessen zodat je meer werk gedaan krijgt, met betere resultaten en in minder tijd. Dankzij goede opvolging, inzicht in de voortgang en automatische controle.
Procesmanagement met DigiOffice: grip op informatiestromen
Digitaliseer en automatiseer elk denkbaar proces binnen jouw organisatie.
Elk denkbaar proces is te digitaliseren en automatiseren door deze als werkstroom in DigiOffice Enterprise vast te leggen. Dit zorgt voor een uniforme werkwijze en kortere doorlooptijden dankzij slimme voortgangsbewaking. Of het nu gaat om document- en contractbeheer, goedkeuringsprocessen of samenwerking met externe partijen: DigiOffice helpt procesmanagers om efficiënter te werken en grip te houden op elke stap.
DigiOffice stroomlijnt werkstromen, ongeacht of het proces start vanuit een applicatie, een object of een document. Dankzij slimme koppelingen en integraties werk je niet alleen binnen bijvoorbeeld Microsoft 365, maar kun je ook procesdata en documenten uit andere systemen betrekken in jouw workflow. Zo worden processen slimmer, vollediger en beter beheersbaar.
Met DigiOffice:
- Automatiseer standaardprocessen en voorkom vertragingen
- Bewaar de voortgang en zorg voor een gestroomlijnde workflow
- Neem informatie uit andere applicaties op in DigiOffice-processen
- Werk efficiënter samen, zowel intern als extern
Nijhuis Bouw
- Tim Benschop, Procesmanager ICT Nijhuis Bouw
Ons Trento®-concept kent vele documenten en processen. Met DigiOffice hebben we hier grip op. Minder kosten, meer kwaliteit.
Visser Contactlenzenpraktijk B.V.
- Ben Vaes, Projectmanager ICT Visser Contactlenzenpraktijk
Met DigiOffice besparen we veel tijd omdat het cliënt- en documentbeheer volledig is gedigitaliseerd. Erg handig bij de afwikkeling van abonnementen in de winkel.
Deze organisaties vertrouwen op DigiOffice Enterprise:
Maak processen efficiënter met slimme workflows
Met DigiOffice digitaliseer je niet alleen het proces, je maakt het ook direct werkbaar voor iedereen in de organisatie. Medewerkers ontvangen automatisch taken op het juiste moment, inclusief alle benodigde documenten en informatie. Dit gebeurt in hun vertrouwde werkomgeving – zoals Outlook, Teams of SharePoint.
DigiOffice automatiseert standaardprocessen en zorgt ervoor dat informatie altijd op de juiste plek en in de juiste versie beschikbaar is. Dit versnelt goedkeuringen, voorkomt fouten en zorgt voor meer transparantie binnen het proces. Zo wordt efficiënt werken vanzelfsprekend – zonder extra moeite.
Offertebeheer
Sla offertes automatisch op, gekoppeld en klaargezet voor beoordeling.
Kwaliteitsmanagement
Houd ISO-documentatie en werkinstructies actueel en voldoe aan compliance-eisen.
Contractbeheer
Beheer contracten centraal, bewaak termijnen en ontvang notificaties bij verlengingen.
Digitale ondertekening
Onderteken documenten digitaal, snel, veilig en rechtsgeldig.
Benieuwd hoe je bedrijfsprocessen
digitaliseert en optimaliseert?
Van losse documenten naar een gestroomlijnde informatiestroom
DigiOffice koppelt documenten direct aan processen en rollen binnen de organisatie. Dit zorgt voor een efficiënte samenwerking en voorkomt fouten door handmatige handelingen.
Factuurverwerking
Sla facturen en offertes digitaal op en verwerk deze via een automatische workflow.
Aanvraag & beoordeling
Digitaliseer inkoopaanvragen en investeringsvoorstellen, met automatische goedkeuring.
HR-processen
Houd personeelsdossiers actueel, inclusief contracten, formulieren en verlofaanvragen.
Schadeafhandeling
Registreer, beoordeel en handel schademeldingen af in één digitale workflow.
Jacques Pet
Senior Consultant DigiOffice
“Succesvolle workflow implementaties ontstaan uit technologie én betrokkenheid. Als medewerkers zelf de processen beschrijven, ontstaat inzicht, draagvlak en eigenaarschap. Alleen dan richten we samen een werkstroom in die écht werkt – vandaag én in de toekomst.”
Slimme processen, minder beheer
DigiOffice maakt procesmanagement niet alleen slimmer, maar ook beheersbaarder. Door processen centraal en herhaalbaar in te richten, ontstaat er een structuur die minder vraagt van IT-beheer.
- Centrale workflows voorkomen wildgroei aan tools en eigen werkwijzen
- Standaardisatie maakt processen schaalbaar en onderhoudsarm
- Naadloze integraties met Microsoft 365 en andere systemen
- Automatische toepassing rechten, opslaglocatie en versiebeheer
- Procesinzicht en aanpasbaarheid zonder IT-afhankelijkheid
Zo ontstaat een toekomstbestendige digitale werkomgeving waarin pro- cessen efficiënt verlopen, informatie klopt en IT wordt ontzorgd.
Samenwerken aan succes
Persoonlijk en dichtbij
Snelle hulp bij vragen en meldingen, bij DigiOffice zijn de lijnen kort.
Samen sterker
Jouw digitale werkomgeving: vandaag samenwerken aan de uitdagingen van morgen.
Software van eigen bodem
In eigen huis ontwikkeld, voor en in samenwerking met klanten.
Succesverhalen: digitalisering in de praktijk
Baker Tilly
Slimmer en uniform samenwerken
Met 13 vestigingen zocht Baker Tilly naar een DMS dat efficiënt documentbeheer en samenwerking mogelijk maakte. DigiOffice bood de oplossing: standaardisering, geautomatiseerde workflows en een centrale opslag. Het resultaat? Een gestroomlijnde werkwijze en meer focus op klanten.
DC Vastgoed
Efficiënter documentbeheer
DC Vastgoed bespaart ruim 40% tijd op documentbeheer met DigiOffice Enterprise. Ontdek hoe centrale opslag, slimme workflows en verregaande integratie met Microsoft 365 zorgen voor meer overzicht, minder handmatig werk en efficiënter digitaal samenwerken binnen teams.
Pala Group
Gestroomlijnd digitaal verkoopproces
Als automotive groep met meerdere dealerbedrijven had Pala Group behoefte aan structuur en efficiëntie. DigiOffice bracht alle documenten en workflows samen in één centraal systeem. Het verkoopproces verloopt nu sneller, zonder zoekwerk of dubbele invoer, met 50% tijdswinst.
Digitaal ondertekenen: van weken naar dagen
Organisaties die digitale ondertekening via DigiOffice inzetten, besparen aanzienlijk op de doorlooptijd van hun contractproces. Dankzij de integratie met ValidSign verloopt het volledige traject – van intern paraferen tot registratie – volledig digitaal.
Neemt het proces nu misschien tot vier weken in beslag, met DigiOffice kun je het in slechts enkele dagen afronden. Zonder tussenkomst van post of handmatige registratie en mét volledige grip op de status.
Dit levert digitaal ondertekenen je op:
- Snellere besluitvorming en verwerking
- Minder fouten en papierwerk
- Automatische registratie in DigiOffice
- Meer overzicht en controle
Objectprocessen: grip op project-, product- en assetbeheer
DigiOffice ondersteunt naast standaard bedrijfsprocessen ook processen rondom specifieke objecten. Of het nu gaat om een project, bouwdossier, installatie, product of halffabricaat: alle bijbehorende documenten en werkstromen beheer je overzichtelijk vanuit één centrale plek.
Denk aan een bouwproject waarbij tekeningen, vergunningen, rapportages en communicatie direct aan het project zijn gekoppeld. Of het technisch dossier van een product (in ontwikkeling) waarbij specificaties, testrapporten en revisies automatisch onderdeel zijn van een vast proces. Ook installaties en bedrijfsmiddelen, zoals machines of voertuigen, kunnen op deze manier een compleet digitaal dossier krijgen met onderhoudsplannen, contracten en keuringsrapporten.
Zelfs het uitgeven en beheren van middelen zoals laptops, toegangspassen of gereedschap kun je eenvoudig als objectproces inrichten. Elk item heeft zijn eigen digitale geschiedenis, inclusief vastlegging van uitgifte en eventuele opvolging.
Door objecten centraal te stellen, creëer je rust, overzicht en structuur in processen die normaal gesproken versnipperd verlopen. Daarbij kun je eenvoudig informatie uit andere systemen toevoegen aan de workflow in DigiOffice. Zo kun je altijd volledig en actueel werken.
* Een organisatie die installaties beheert – zoals liften, cv-installaties of brandmeldsystemen – legt deze vast als objecten in DigiOffice. Alle relevante documenten, zoals handleidingen, certificaten en keuringsrapporten, worden direct aan het object gekoppeld en vormen zo de basis voor onderhoud en opvolging.
Samenwerken met interne én externe partijen
Veel processen vragen om samenwerking met externe partijen zoals leveranciers, klanten of auditors. DigiOffice maakt dit veilig en eenvoudig: externe partners krijgen toegang tot specifieke workflows – via Microsoft Entra ID of een extranetportaal – en ontvangen automatisch taken voor bijvoorbeeld goedkeuringen, het uitbrengen van een offerte of inzage in documenten en tekeningen.
Zo verlopen verwerkingsprocessen en audits efficiënter en kun je contractonderhandelingen digitaal en gestructureerd afhandelen – inclusief automatisch versiebeheer en goedkeuringsregistratie.
Waarom kiezen voor DigiOffice?
- Naadloze integratie met Microsoft 365 en andere applicaties – werk in een vertrouwde omgeving
- Automatische workflows en digitale ondertekening – verhoog efficiëntie en nauwkeurigheid
- Volledige controle over documenten en processen – verbeter compliance en audits door eenduidige documentatie
- Flexibele procesautomatisering – DigiOffice start de werkstroom en kan informatie uit andere applicaties meenemen
Wil je meer grip krijgen op processen en documenten binnen jouw organisatie?
Ontdek hoe DigiOffice procesmanagement eenvoudiger en effectiever maakt.
Contact opnemen met DigiOffice
Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00
