Waarom veel bedrijven Microsoft Teams & DMS integreren
Is jouw organisatie één van de vele gebruikers van Microsoft Teams? Microsoft Teams is populair: het aantal gebruikers is enorm toegenomen de afgelopen jaren. En dat is niet zo verwonderlijk, Microsoft Teams beschikt over een reeks mooie mogelijkheden om digitaal samen te werken en te communiceren. De groei in het gebruik van Teams zagen wij ook terug onder onze eigen klanten én daarbij nam de vraag naar de integratiemogelijkheden van Microsoft Teams en DigiOffice ook toe. Waar komt de behoefte vandaan om Microsoft Teams met een Document Management Systeem (DMS) te integreren?
Uitgebreider informatiebeheer
Of je je nu bevindt in Microsoft Teams of in een DMS als DigiOffice: je wilt in elk platform beschikken over dezelfde mogelijkheden, volgens dezelfde spelregels.
Dat wil zeggen dat je:
- toegang wilt tot dezelfde informatie;
- beschikt over uitgebreide zoekmogelijkheden;
- profiteert van versiebeheer;
- digitale workflows kunt toepassen;
- en veilig gegevens beheert op basis van rollen & rechten.
Microsoft Teams is vaak het startpunt voor digitaal werken en communiceren.
Document management uitdagingen
De snelle stijging van het aantal thuiswerkers zorgde een aantal jaar geleden in veel organisaties voor een acute behoefte aan een geschikt platform voor digitale samenwerking. Microsoft Teams biedt inmiddels voor veel organisaties een uitkomst. De oplossing is laagdrempelig en gebruiksvriendelijk. Echter, naarmate het aantal gebruikers en de hoeveelheid informatie toeneemt, ontstaan er ook een aantal uitdagingen op het gebied van document management.
1. Het aanmaken van nieuwe documenten
De manier waarop je vandaag een nieuw document aanmaakt, beïnvloedt hoe makkelijk je morgen je informatie terugvindt. Het is daarom belangrijk om dit vanaf het begin af aan goed te organiseren. Sta daarvoor stil bij de volgende zaken:
- hoe structureer je je informatie? Wanneer start je een nieuw team, wat versta je onder een project en onder welke naam en kenmerken sla je je documenten op?;
- wie kan welke informatie aanmaken? Kan bijvoorbeeld iedereen een nieuw team opstarten of een project toevoegen? Of kies je er voor dat slechts één of twee mensen deze rechten hebben zodat het overzichtelijk blijft?;
- welke informatie hoort waar thuis? Hoe ga je om met gespreksnotities en vergaderopnames? Denk ook na over wat je met vertrouwelijke informatie doet.
2. Het beheer van documenten
Microsoft Teams organiseert informatie in silo’s. Documenten worden opgeslagen in een teamssite en zijn alleen beschikbaar voor leden van dat team. Dit werkt goed wanneer documenten ook in silo’s worden beheerd, de praktijk is weerbarstiger.
Een document is continue in beweging. Het wordt met regelmaat geopend, bewerkt, opgeslagen, gedeeld, etc. Daarbij raakt het vaak verschillende facetten van de organisatie, vaak teamoverstijgend. Bijvoorbeeld wanneer meerdere afdelingen aan één document werken. Of als één document onderdeel uitmaakt van meerdere projecten. Of wanneer er sprake is van meerdere klanten. In deze situaties verlangen we als gebruiker meer van Teams dan dat het kan bieden, want doordat het documenten in silo’s beheert, kan de informatie niet goed door de organisatie stromen.
Voor het beheer van documenten heeft dit als gevolg:
- dat je het document niet eenvoudig kunt delen met mensen die niet in het team zitten;
- dat je documenten niet kunt afschermen voor bepaalde mensen die wél in het team zitten;
- dat je zelf de voortgang moet bewaken als je een document door een proces loodst.
Sommige organisaties negeren de ‘silo-structuur’ van Microsoft Teams en werken hier creatief omheen door bijvoorbeeld voor elke unieke situatie een nieuwe teamsite op te zetten. Dat lijkt een oplossing, maar die is vaak van korte duur. Zij zitten binnen de kortste keren met de handen in het haar, omdat elke vorm van overzicht verloren raakt.
3. Het beveiligen van documenten
Standaard heeft elk teamlid In Microsoft Teams automatisch toegang tot alle documenten die binnen een team opgeslagen zijn. Het team is leidend voor wie toegang heeft tot welke informatie. Hierdoor kun je geen onderscheid maken tussen bepaalde documenten of personen.
Voor de beveiliging heeft dit als gevolg:
- dat als je niet wilt dat bepaalde leden toegang hebben tot een bepaald document, je het document buiten het team moet opslaan en apart moet delen met de personen voor wie de documenten wél relevant zijn;
- dat wanneer je samen met externe teamleden aan een project werkt, zij meteen toegang krijgen tot álle informatie in het team, in plaats van slechts de nodige informatie;
- dat je voor elk document moet stilstaan bij waar en op welke manier je het opslaat, zodat je teamleden de informatie makkelijk terug kunnen vinden en de veiligheid geborgd blijft.
Waarom veel bedrijven Microsoft Teams integreren met DigiOffice
Een integratie met een document management systeem biedt een oplossing voor de silo-structuur van Microsoft Teams. Je kunt de informatie beheren op één centrale plek (het DMS), maar tegelijkertijd wel op meerdere plekken beschikbaar maken (zoals in Teams).
Dit heeft verschillende voordelen:
- niet het team, maar het document is leidend voor het beheren en beveiligen van documenten;
- teamleden krijgen alléén toegang tot informatie die voor hen bestemd is, ongeacht het team waarin de informatie is aangemaakt of (lijkt) opgeslagen;
- met DigiOffice software kun je informatie kruislings aan elkaar relateren met behulp van metadata. Daardoor zoek en vind je informatie beter en sneller;
- je hoeft niet bij elk document stil te staan hoe je het opslaat, omdat je werkt met automatische regels voor opslag en beveiliging;
- nieuwe documenten (bijvoorbeeld e-mail) voorzie je automatisch van de juiste huisstijl;
- je kunt digitale workflows koppelen aan je document en zo bedrijfsprocessen automatiseren.
Team ondergeschikt aan je rollen & rechten
Het maakt dus niet uit in welk team je zit, je kunt vanuit élk team altijd elk document openen. Dat wil zeggen: mits het voor jou bestemd is. Voor wie welk document bestemd is, wordt bepaald via een rollen- en rechtensysteem. De rol die je hebt, is bepalend voor de rechten die je krijgt. Oftewel welke dossiers en/of documenten je kunt inzien, bewerken en delen.
Toegankelijk vanuit Microsoft Teams
Al deze extra mogelijkheden zijn direct toegankelijk vanuit Microsoft Teams. Je hoeft dus niet meerdere applicaties te openen om digitaal (samen) te werken. Je kunt zelfs je Teams personaliseren door informatie als tabblad op te nemen, bijvoorbeeld wanneer je dagelijks aan een bepaald project werkt. Dit kun je eigenlijk voor elk document doen, denk aan projecten, dossiers, klantensites of vergadersites. Ook geeft DigiOffice de optie om documenten te previewen. Zo zie je direct of het de informatie is waarnaar je op zoek bent.
Meer toegevoegde waarde door de combinatie van beiden
Microsoft Teams beschikt over mooie samenwerkings- en communicatiemogelijkheden. De combinatie met DigiOffice maakt het beheren en bewerken van informatie nog gebruiksvriendelijker en veiliger. Zo bescherm je gevoelige informatie veel beter en dring je het risico op datalekken aanzienlijk terug, omdat je meer grip hebt op de toegankelijkheid van informatie.
