Brieven, formulieren, websites, e-mail: we zijn voortdurend in gesprek met onze omgeving, elke dag opnieuw. Met collega’s, klanten en leveranciers. Onze gesprekspartners weten wie we zijn dankzij een herkenbare huisstijl in al onze communicatie. Een huisstijl geeft beleving aan wie we zijn. En dat is belangrijk, juist in een tijd waarin het er steeds minder toe doet waar, wanneer en hoe we werken. Met een brievenboek beschik je altijd over de juiste huisstijl en maak je in een handomdraai een nieuw document dankzij intelligente tekstblokken. Hoe dat werkt, lees je in dit artikel.
Wat is een brievenboek?
Een digitaal brievenboek is een verzameling standaarddocumenten. Deze documenten worden ook wel sjablonen of templates genoemd en variëren van brieven, formulieren, presentaties en offertes tot aan elk document dat geschikt is voor hergebruik. Het kenmerk van deze documenten is dat de huisstijl, opmaak en inhoud (voor een groot deel) is vastgelegd.
Deze documenten staan op een centrale plek opgeslagen: in het brievenboek. Iedere medewerker kan het gewenste document in een handomdraai vinden en bewerken. Bij het aanmaken van het document wordt automatisch de juiste huisstijl , logo lettertype, corps en opmaak weergeven en eventueel met standaard tekstblokken gegenereerd. Alle bedrijfsgegevens en overige vaste data worden automatisch vanuit de database samengesteld tot een document. In principe hoef je zelf alleen de ontbrekende informatie toe te voegen en voilà: je hebt razendsnel een nieuwe brief! In de goede huisstijl en met de actuele tekst.
Waarom is een brievenboek belangrijk?
Tijdsbesparing
Eén van de belangrijkste redenen waarom mensen graag werken met een brievenboek, is vanwege de tijdsbesparing die het oplevert. Je investeert één keer in een goed basisdocument en kunt deze vervolgens iedere keer opnieuw gebruiken. De volgende keer dat je het document nodig hebt, zoek je het op in het brievenboek en open je het basisdocument. Met slechts enkele aanpassingen heb je in no-time een ‘op maat gemaakt’ document. Dit voorkomt dat je eenzelfde tekst keer op keer opnieuw moet schrijven of onnodig zoekwerk naar oude teksten die je opnieuw wilt gebruiken.
Een brievenboek geeft een medewerker de keuze uit een aantal standaard documenten zoals brief , mail, offerte, verslag, presentatie enz. Het document wordt altijd vanuit een standaard huisstijl en opmaak aangemaakt. Hierdoor hoef je niet na te denken over de lay-out en tekstbokken zoals bijvoorbeeld voor offertes en algemene voorwaarden. Een standaard document zorgt voor een juiste een eenduidige opbouw en bespaart veel tijd.
Minder foutengevoelig
Knip- en plakwerk in documenten gaat per definitie gepaard met foutengevoeligheid. De documenten waaruit je informatie haalt zijn immers geschreven op een ander moment, vaak voor een andere klant en met een andere context. En laten dat nu juist die elementen zijn waar vaak overheen wordt gelezen én gevoelig kan zijn om te delen. De verkeerde informatie leidt niet alleen tot verwarring, maar beïnvloedt ook het beeld die de ontvanger krijgt van jou en de organisatie waarvoor je werkt. Met een brievenboek zorg je ervoor dat de basistemplate van waaruit je werkt correct is, en de variabelen pas ingevuld worden bij aanmaak van het document.
Kwaliteit en consistentie
Elke medewerker beheert dagelijks tientallen documenten, het is bijna onmogelijk om al deze documenten inhoudelijk te controleren op spelling, stijl, actualiteit en zelfs juridische correctheid. Tenzij…je gebruik maakt van een brievenboek.
Neem bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst. Dit is een veelgebruikt document in de organisatie, die altijd up to date naar de laatste wetgeving dient te zijn. Het is onnodig kostbaar om elke overeenkomst door een jurist te laten controleren. Met een brievenboek zorg je ervoor dat de basis goed is, zodat elke variant juridisch gezien afgestemd is met de laatste ontwikkelingen. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld prijsopgaven, of een beschrijving over je organisatie. Het is belangrijk dat deze gegevens inhoudelijk kloppen, maar in de praktijk niet altijd haalbaar om dit intern te laten controleren. Met een brievenboek is dit makkelijk te beheren en daarnaast de consistentie goed te waarborgen.
Een ander mooi voorbeeld zijn de algemene voorwaarden die vaak onder een offerte worden toegevoegd. Dit gebeurt meestal door deze te kopiëren uit andere offertes, met als gevolg een wildgroei aan varianten en mogelijk grote juridische consequenties. Met standaard tekstblokken selecteert een opsteller de juiste algemene voorwaarden, waardoor de correcte juridisch voorwaarden in stand blijven. Een wijziging kan eenvoudig in de database worden aangepast zodat iedere gebruiker altijd en overal direct beschikt over de meest actuele voorwaarden.
Centraal documentbeheer
Een ander voordeel van een brievenboek is dat de templates centraal in een database beheerd worden. Verandert het logo van je organisatie, dan pas je deze in het brievenboek eenvoudig aan en wordt dit automatisch doorgevoerd in alle templates. Je collega’s hoeven daar niets voor te doen: vanaf het moment van aanpassen gaat er nooit meer een document de deur uit het met het oude logo. Ook niet wanneer een oude brief hergebruikt wordt, op dat moment wordt bijvoorbeeld een gewijzigd logo of telefoonnummer automatisch aangepast. Op deze manier gaat er geen foutieve correspondentie de deur uit.
Wat kan je met een brievenboek?
Samengevat kun je met een brievenboek sneller en beter documenten maken en beheren omdat zowel de vormgeving als de inhoud centraal beheerd worden.
Huisstijlbeheer
In een brievenboek geef je documenten automatisch de juiste vormgeving en opmaak mee, afhankelijk van het type document.
Standaard tekstblokken
Een standaarddocument in een brievenboek beschikt optioneel over standaard tekstblokken. Een standaard tekstblok kun je centraal toevoegen en beheren. De gebruiker kiest het blok dat van toepassing is, de andere opties worden dan niet getoond. Het soort tekstblokken dat wordt getoond, is afhankelijk van het type document. Als geen enkel tekstblok is dat de lading dekt, dan is de inhoud van de brief gewoon aanpasbaar.
Bijvoorbeeld bij een aanvraag. Als een aanvraag is afgewezen omdat deze te laat is ingediend, dan selecteer je eenvoudig het juiste tekstblok met opgaaf van reden. Als de aanvraag is geaccepteerd, selecteer je het tekstblok waarin vermeld wordt wat na acceptatie de vervolgstappen zijn.
Een brievenboek maken met DigiOffice
DigiOffice heeft als een document management systeem alles in huis om een brievenboek voor de organisatie te maken en zelfs uitgebreider dan dat.
- DigiOffice huisstijlbeheer: hiermee voorzie je documenten automatisch van de juiste logo’s, slogans, indeling en footer. Je kunt standaarddocumenten aanmaken (templates) en daarnaast ook intelligente tekstblokken gebruiken om in no-time een brief op te zetten. De huisstijlfunctie van DigiOffice is geïntegreerd in Office365, waardoor medewerkers kunnen werken in Word, Excel, Outlook of PowerPoint. Aan de hand van keuzemenu’s genereer je eenvoudig duidelijke brieven. De verzender van de brief kiest eenvoudig de juiste tekstblokken (met bijvoorbeeld de reden voor afwijzing of toekenning van een vergunning). Aan het eind van het proces verwijdert DigiOffice automatisch overbodige informatie (zoals een dubbele vermelding van een aanvraagnummer) uit de brief.
- DigiOffice document management: hiermee worden alle brieven voorzien van een referentienummer. Als de ontvanger van de brief contact opneemt met een vraag, dan kan de verzonden brief heel snel worden opgezocht. Een van de belangrijkste voordelen van de huisstijlfunctionaliteit van DigiOffice is de integratie met een DMS. Als er brieven op maat zijn geschreven, worden deze bewaard in het DMS. Ook kun je workflows verbinden aan een brief. Als er input of akkoord nodig is van een andere collega, dan geef je dit eenvoudig in het DMS systeem aan. De betreffende collega krijgt een notificatie, waardoor de brief snel afgemaakt kan worden.
- DigiOffice relatiebeheer: hiermee worden standaarddocumenten, zoals een aankoopbevestiging, automatisch voorzien van de ontbrekende klantgegevens (klantnummer, naam van de klant, adres, etc.). Zo kun je de documenten op een later moment eenvoudig terugvinden, of je nu op het klantnummer of op de naam van een klant zoekt.
Bespaar tijd en geld met een brievenboek
Organisaties waarin veel documenten in omloop zijn, besparen veel tijd en geld met een digitaal brievenboek. Met behulp van standaarddocumenten (templates) en tekstblokken kun je veel efficiënter een brief maken, zonder zoek, knip- en plakwerk. Het feit dat zowel de vormgeving als de tekstblokken centraal beheerd worden, komt ten goede aan de kwaliteit van de documenten.
