Waarom bouwbedrijf De Vries en Verburg kiest voor DigiOffice.
01. Over De Vries en Verburg
Of het nu een innovatief kantoorpand, een duurzaam woongebouw of een nieuw distributiecentrum is: de ontwikkelaars van De Vries en Verburg zijn van alle markten thuis. Dankzij betrokken medewerkers realiseert het bouwbedrijf in hoog tempo mooie en uiteenlopende projecten. Daar komt een grote hoeveelheid informatie bij kijken, in elke fase van een bouwproject ontstaan nieuwe documenten. Bouwbedrijf De Vries en Verburg besloot op zoek te gaan naar een goede oplossing voor informatiebeheer.02. Uitdagingen
Ton van der Spek (financieel directeur van De Vries & Verburg) vertelt: “We zochten één totaaloplossing voor ‘alles’ en kozen voor een ERP systeem gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Wat ons aansprak was dat we alles in één systeem konden onderbrengen, dus ook het documentbeheer. Alleen dat pakte anders uit. Hoewel heel tevreden over het ERP systeem, bleek de DMS-module in het ERP niet toereikend voor onze wensen. Het spreekwoordelijke schaap met vijf poten bleek niet te bestaan.”“Vanwege problemen in de interface tussen applicaties bij updates gingen we op zoek naar één nieuwe oplossing, voor alles. Het schaap met vijf poten bleek echter niet te bestaan.”
De uitdagingen van bouwbedrijf De Vries en Verburg
“Wij zijn DigiOffice-gebruikers van het eerste uur. Daarnaast hadden we verschillende andere softwarepakketten in gebruik, bijvoorbeeld voor de planning, calculatie en de boekhouding. Vanwege aanhoudende problemen in de interface tussen applicaties bij updates, zochten we een nieuwe all-in-one oplossing. Die partij leek te zijn gevonden, met een ERP-systeem dat is gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV.Van der Spek: “Inkoop, werkvoorbereiding, projectbewaking, financiële administratie, kortom alle afdelingen kunnen met dit ERP-systeem werken. Maar tijdens de implementatie en eerste testfase ontdekten we dat het documentbeheer niet aan onze verwachtingen voldeed op het gebied van:- Centraal document- en versiebeheer
- Huisstijl en documentcreatie
- Workflowmanagement
03. De oplossing: behoud van DigiOffice gekoppeld aan het nieuwe ERP systeem
Door DigiOffice te behouden naast het ERP systeem, worden ook alle belangrijke functionaliteiten van een volwassen DMS behouden.- Volwassen documentmanagement: Een ERP is eigenlijk meer een soort Document Opslag Systeem. In tegenstelling tot een volwassen DMS, waarin je een document in alle facetten beheert: versiebeheer, opmaak, beveiliging en verzending.
- Huisstijlbeheer: Lettertype, regelafstand, kop- en voetteksten, logo’s, paginering, versie- en documentnummers: bij DigiOffice regel je het allemaal direct van uit de applicatie. Hoeveel aparte entiteiten je ook hebt, de corporate identity blijft altijd gegarandeerd gelijk.
- Foutloze uitwisseling van data: In DigiOffice zijn er verschillende modules die de ingevoerde data automatisch op de juiste plek zetten in het ERP-systeem, bijvoorbeeld het aanmaken en invoeren van betaaltermijnen. Binnen de interface van DigiOffice zijn er verschillende invoervelden die uit het ERP-systeem worden opgehaald, in DigiOffice kunnen worden bewerkt en worden opgeslagen in het ERP-systeem. Op deze wijze werken we dus eigenlijk vanuit DigiOffice in het ERP-systeem. Een groot voordeel hiervan is dat we als afdeling Werkvoorbereiding vooral in DigiOffice werken en niet steeds hoeven te wisselen van applicatie.”
“Onze NAV-leverancier is ijzersterk in het leveren van een betrouwbare ERP oplossing ter ondersteuning van het logistieke proces; aanvullend daarop biedt IDB met DigiOffice veruit het beste DMS. De koppeling werkt écht uitstekend.”
04. Koppelingen met Microsoft Dynamics NAV
“De koppeling tussen DigiOffice en het nieuwe ERP systeem was voor ons erg belangrijk. Er hing veel vanaf, zolang de koppeling er niet was moest de hele werkvloer continu van de ene naar de andere applicatie switchen. Er is ons verzekerd dat het koppelen geen probleem zou zijn, en dat bleek ook: zowel de implementatie als de uiteindelijke koppeling gingen verassend vlekkeloos.Wat de grote meerwaarde is? “Onze NAV-leverancier is ijzersterk in het leveren van een betrouwbare ERP-oplossing ter ondersteuning van ons gehele logistieke proces; aanvullend daarop biedt IDB met DigiOffice veruit het beste DMS. De koppeling werkt écht uitstekend.”“De integratie tussen 4PS als sterk ERP op een betrouwbaar Microsoft platform en DigiOffice als het beste én bewezen DMS levert voor ons absolute toegevoegde waarde bij onze dagelijkse werkzaamheden!”
05. Voorbeelden van hoe DigiOffice het ERP aanvult
- Het offerteproces: “Stel je maakt een offerte. Dat is altijd een combinatie van opgemaakte tekst, beeld – denk aan het logo en huisstijl – en bedragen, zoals aantallen en euro’s. In het ERP-systeem was het destijds bewerkelijk om documenten goed aan te maken, te registreren en te verzenden. In DigiOffice gaat dit automatisch, net als de huisstijl en versiebeheer. Het is een fluitje van een cent.”
- Het inkoopproces: “Neem de afdeling Inkoop, die te maken heeft met inkoopcontracten. Ja, ERP-systemen genereren die ook, maar je moet dan wel elke keer de templates opnieuw maken. Bij DigiOffice krijg je in een handomdraai een inkoopcontract in je huisstijl, met dankzij de koppeling met het ERP de juiste financiële gegevens op de juiste plek. Iets dergelijks geldt ook voor andere bouwfasen en afdelingen, zoals calculatie, werkvoorbereiding en uitvoering. Opvolging van offertes, uren- en bonnenregistratie en noem maar op: alle denkbare documentstromen in de bouw kunnen in DigiOffice plaatsvinden.
06. Het resultaat
- Tijdwinst (en dus kostenbesparing): Alle documenten en werkstromen zijn slim én digitaal georganiseerd in een DMS. Dit levert een efficiëntere werkwijze op. En dus tijdwinst. Terwijl in een ERP-systeem slechts documentopslag mogelijk is, realiseert een DMS documentbeheer in alle facetten. Met als belangrijkste voorbeeld huisstijl als ‘bronfunctionaliteit’. Niet elke keer opnieuw een document hoeven opmaken, maar juist elke keer automatisch het document in de corporate stijl.
- Match met bestaande processen: Alle informatie in DigiOffice is op één centrale plek opgeslagen, maar op meer plekken beschikbaar. Het DMS integreert met veelgebruikte applicaties als Relatics, solidbricks, homeDNA en 4PS. Zo sluit het systeem naadloos aan op bestaande werkprocessen. En zo zijn de sterke punten van verschillende systemen eenvoudig te combineren.
- Compliance: Met het oog op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), het voldoen aan allerlei wettelijke bewaartermijnen, huisstijlbewaking en dergelijke biedt een specifiek DMS voordelen ten opzichte van een Document Opslag Systeem dat veelal in SharePoint wordt gebouwd.
DigiOffice zelf ervaren?
Ontdek waarom onze klanten vertrouwen op DigiOffice Enterprise.
Tijdens de demo laat Bob je zien hoe DigiOffice in jouw organisatie het verschil kan maken en beantwoordt hij al je specifieke vragen.
