Back office – ook wel ‘backoffice’ – is een term die traditioneel gebruikt wordt als onderdeel van een organisatie dat niet direct zichtbaar is voor de klant. Denk aan de afdelingen: administratie, logistiek, financiën, marketing, HR, etc. Hoewel de back office als het ware onzichtbaar is voor de klant, is het wel een cruciaal onderdeel van de organisatie. De organisatie valt of staat met een solide back office. Des te belangrijker om je back office zo efficiënt mogelijk in te richten. In dit artikel lees je hoe een DMS daaraan bijdraagt.
In dit artikel
- Wat omvat back office?
- Problemen bij back office werkzaamheden
- Voordelen van een DMS voor de back office
- Voorbeelden van back office processen die een DMS kan automatiseren
- Andere software backoffice
Wat omvat back office?
Een organisatie is op te splitsen in twee hoofdtakken, namelijk: back office en front office. Want waar een back office zich achter de schermen bevindt, moet uiteraard ook een voorzijde zijn. Dat is dus de frontoffice en staat in direct contact met de klanten. Meestal is de scheidingslijn tussen beiden nihil. Er is een overlap in de dienstverlening en taken van zowel de back office en front office. De meeste front- en backoffice activiteiten zijn nauw met elkaar verweven.
Back office werkzaamheden bestaan voornamelijk uit administratieve en financiële taken. De activiteiten zijn de interne bedrijfsprocessen, zoals productie, personeelszaken en het contact met leveranciers. De medewerkers van back office zorgen ervoor dat het salaris wordt uitbetaald, contracten en facturen worden opgesteld, de website bijgehouden wordt, voorraadcontrole, data-invoer, etc.
Problemen bij back office werkzaamheden
De back office is de motor van een organisatie, het ondersteunt de front office. Veelvoorkomende problemen in een organisatie komen voort uit een onjuist ingerichte en beheerde backoffice. Hieronder een greep uit de voorbeelden van mogelijke problemen bij back office werkzaamheden.
Kwijtraken van bestanden
Stel je eens voor, een leverancier levert niet of te laat het nodige product omdat de voorraad leeg is en het contract met afspraken is nergens meer te vinden. Of waar waren de inloggegevens gebleven? Het komt vaak voor dat bestanden kwijtraken. Meestal is dit te wijten aan het lokaal opslaan van documenten en bestanden en het gebruik van verschillende systemen. Zoals mappen, mailboxen, CRM of SharePoint. De kans is klein dat dit nog wordt terug gevonden, misschien als je heel diep in de mailbox duikt. Dat kost onnodig veel tijd en stress. Laat staan het niet digitaal hebben van alle bestanden en documenten.
Problematiek rondom e-mails
Of wat dacht je van de vele mails die dagelijks worden verstuurd intern en extern met klanten en leveranciers? Het overzicht raakt snel kwijt welke medewerker wat heeft gestuurd. Daarnaast bestaat het probleem dat er niet consequent mails verstuurd worden vanuit de huisstijl en e-mailtemplate. Dat creëert een wisselende uitstraling waarbij onder andere logo, lettertype of kleuren niet altijd en overal in meegenomen worden.
Versiebeheer
Omdat er meerdere documenten rondgaan, is het op een gegeven moment niet meer duidelijk wie de laatste wijzigingen heeft aangebracht. Of er is iemand uit dienst gegaan, en de nieuwe medewerker begrijpt niet hoe een bepaalde taak of case in elkaar steekt omdat hij of zij de originele informatie niet meer kan terug vinden. Misschien heeft één van je collega’s het bestand per ongeluk overschreven.
Veiligheid
Wie heeft toegang tot welke informatie? Wie kan bijvoorbeeld personeelsdata inzien of bedrijfsgevoelige informatie? Waar staat het opgeslagen? Zonder informatiebeveiligingsmaatregelen is de kans groot dat belangrijke informatie in de verkeerde handen terecht komt.
Voordelen van een DMS voor de back office
Het moge duidelijk zijn dat een efficiënt ingerichte back office veel problemen verhelpt en/of voorkomt. Alleen, waar begin je? Hoe schep je orde in de chaos? Met een DMS, ook wel Document Management Systeem, ondervang je met één systeem de gehele back office. De voordelen zijn hieronder opgesomd.
Tijdsbesparing
Werknemers besteden gemiddeld elke werkdag zo’n 1,8 uur aan het doorzoeken en verzamelen van informatie. Dat is 9,3 uur per week. Kostbare tijd die eenvoudig gereduceerd en ingezet kan worden ter bevordering van het bedrijf of de organisatie. In het moderne tijdperk waarin we leven groeit de informatiestroom continu. Dat het tijdrovend is, is niet het enige probleem. Het gebrek aan een intelligente informatiestrategie kan leiden fouten in werkzaamheden. Een DMS helpt bedrijven hun informatieprocessen te automatiseren en onnodige kosten te verminderen. In één centraal informatiesysteem kunnen bedrijven beslissingen baseren. Hierdoor blijft er meer tijd over voor kerntaken.
Grip op data
Tegenwoordig is ieder bedrijf een digitaal bedrijf. Hoe meer groei, hoe meer digitale informatie en data. Doordat alle informatie, bestanden en documenten opgeslagen zijn in een systeem, hoef je als medewerker niet meer te spitten in verschillende programma’s, bestanden of papierwerk. Aan de hand van metadata vind je alles eenvoudig terug dankzij tekstherkenning en beveiliging.
Lees meer over metadata en dit het maximale uit je DMS helpt te halen.
Monitoren/workflows
Met een DMS start je taken en werkstromen automatisch op. Denk bijvoorbeeld aan processen als factuurverwerking, mailboxenbeheer, goedkeuringstrajecten, contractbeheer, etc. Het liefst wil je als organisatie dat dit soepel verloopt. Bij het DMS van DigiOffice breng je de specifieke stappen en taken van bedrijfsprocessen onder in digitale werkstromen.
Lees meer over succesvolle digitalisering van workflows.
Automatisering
Automatiseer zoveel mogelijk processen zoals bijvoorbeeld huisstijlbeheer, contractbeheer, e-mailmanagement, digitale ondertekening, HR personeelsdossiers, kwaliteitsdocumenten, factuurverwerking en het archief digitaliseren.
Het verhogen van de klanttevredenheid
Doordat je optimaal gebruik kunt maken van informatie, kan de frontoffice de klant beter bedienen. Correspondentie wordt opgeslagen en is makkelijk terug te halen. Veel e-mails kunnen geautomatiseerd worden en het kost minder tijd om klanten te woord te staan. Minder tijd en meer tevreden klanten.
Voorbeelden van back office processen die een DMS kan automatiseren
- Personeelsadministratie: In een beveiligde omgeving leg je alle documentatie, correspondentie en acties op één centrale plek vast. Meer weten over het beheer van digitale personeelsdossiers?
- Facturatie: Facturen snel en eenvoudig registreren, beoordelen en verwerken dankzij een efficiënt digitaal facturatieproces.
- Contractbeheer: Met het digitaal contractbeheer blijven contracten, afspraken en termijnen eenvoudig inzichtelijk. Zo heb je altijd de meest actuele informatie paraat.
- Kwaliteitsmanagement: Faciliteer je proces rondom kwaliteit en certificering met automatische werkstromen en taken.
- Ziekte en verzuim: Een aantal documenten behoren tot de verplichte inhoud van het personeelsdossier, zo ook ziekteverzuim.
Handboek DMS
Effectief documentbeheer is niet alleen nuttig, maar vaak ook noodzakelijk. Dat begint met een goede strategie, die leidend is voor hoe de organisatie omgaat met informatie.
In dit handboek:
- Waarom bedrijven investeren in een DMS strategie
- Welke doelen bereik je met effectief documentbeheer?
- Hoe staat het documentbeheer in jouw bedrijf ervoor?
- Hoe ontwikkel je een toekomstbestendige DMS strategie?
Andere software backoffice
Naast de uitgebreide mogelijkheden en efficiëntieslag die je met het DMS van DigiOffice kunt inzetten, zijn er meerdere software toe te voegen. Deze werken nauwsluitend samen met het DMS.
CRM Relatiebeheer
Dit is een typisch voorbeeld hoe back office en front office op elkaar aansluiten. Vandaag de dag zijn er steeds hogere standaarden voor de communicatie vanuit de organisatie. Met het CRM heb je kwalitatief relatiebeheer. Je beschikt altijd en overal over de belangrijkste klantinformatie. De klantgegevens zijn altijd beschikbaar, ongeacht de locatie. Alle CRM gegevens zijn automatisch in alle huisstijl communicatie beschikbaar, wat zorgt voor een professionele uitstraling. Bovendien heb je snel toegang tot klantdossier.
Huisstijlbeheer
Zorg er met huisstijlbeheer voor dat je bedrijfsidentiteit altijd goed en automatisch herkenbaar is in alle communicatie. Automatisch huisstijlbeheer door documenten, presentaties en e-mails standaard te voorzien van de juiste logo’s, indeling, adressen en tekstblokken, inclusief eventuele slogans.
ERP
Enterprise Resource Planning is een type software dat de informatie en verschillende processen in je organisatie aan elkaar verbindt. Lees het eerder verschenen artikel over de verschillen tussen ERP en DMS.
