Slimmer samenwerken en een uniforme werkwijze bij Baker Tilly

Waarom en hoe Baker Tilly koos voor DigiOffice

01. Over Baker Tilly

Baker Tilly behoort al jaren tot de top 10 accountantskantoren in Nederland. Met 13 vestigingen en ca. 830 professionals levert Baker Tilly accountancy en fiscale dienstverlening. Daarnaast adviseert het kantoor ondernemers over een breed scala aan bedrijfsvraagstukken, bijvoorbeeld op het gebied van HR en IT. Baker Tilly beschikt over een krachtig internationaal netwerk en kenmerkt zich tegelijkertijd door sterke lokale betrokkenheid. Al ruim 100 jaar, sinds 1914.

02. Uitdagingen: Hoe manage je de grote hoeveelheid informatie die dagelijks in en uit de organisatie stroomt?

Matthijs de Zoeten, ICT Manager bij Baker Tilly vertelt: “Ons oude document management systeem (DMS) was end-of-life en aan vervanging toe. Een kans, want dat gaf ons de gelegenheid een aantal zaken te verbeteren. We wilden een soortgelijke oplossing als die we hadden, maar dan beter. Een DMS plus, zeg maar.”

..De uitdagingen van accountantskantoor Baker Tilly

“ Slimmer samenwerken en één uniforme werkwijze, dat waren belangrijke doelstellingen van het nieuwe DMS. Baker Tilly bestaat in Nederland uit meer dan 13 vestigingen. Elk met eigen professionals uit verschillende vakgebieden. En elk, in meer of mindere mate, met een eigen werkwijze. “Dat brengt een aantal uitdagingen met zich mee,” vertelt Matthijs:

• Geen standaard werkwijze: “Correspondentie met klantrelaties werd op
  verschillende manieren opgeslagen, iedereen deed dat op zijn eigen manier. Dat
  is niet alleen inefficiënt, maar ook onnodig ingewikkeld als je samenwerkt met
  collega’s van bijvoorbeeld andere vestigingen.
• Niet tegelijkertijd aan één document kunnen werken: Eén klant kan door
  meerdere disciplines en/of vestigingen worden bediend. Het is daarom belangrijk
  dat je samen in dezelfde documenten kunt werken. Op elk moment, vanaf elke
  locatie en met de meest actuele versie van het document.
• Geen goede voortgangsbewaking: De workflow (‘werkstroom’) mogelijkheden
  waren in de oude situatie te beperkt. Het kostte daardoor veel handmatige
  inspanning om de status van een document te achterhalen. Ook nam de
  opvolging, door gebrek aan overzicht, soms onnodig veel tijd in beslag.
• Geen koppelingen: En daarnaast was er nog de wens om het DMS te koppelen
  met de bestaande applicaties, in dit geval met Navision en het klantportaal waar
  klanten hun stukken kunnen up- en downloaden.

De zoektocht naar een goed systeem werd gestart…

Accountantskantoor Baker Tilly zocht een oplossing die (minimaal) voorziet in de volgende behoeften:

• centraal documentbeheer en versiebeheer;
• digitale workflows en voortgangsbewaking;
• informatie uitwisseling met andere applicaties.

03. De oplossing: “Voor DigiOffice is document management core business, en dát maakt het verschil.”

In de verkenning naar een nieuw document management systeem, ontdekte Matthijs dat document beheer voor veel aanbieders geen onderdeel uitmaakt van de core business. Hij licht toe: “voor DigiOffice is dit wel het geval, een belangrijk pluspunt. We zien dit in alles terug, op de eerste plaats in het document management systeem zelf.

Belangrijke redenen om voor DigiOffice Enterprise te kiezen
We kozen voor DigiOffice vanwege:

• Vergaande standaardisatie: de mogelijkheid om standaard documenten te
  creëren met een standaard indeling en allemaal conform de huisstijl van Baker Tilly, en daarmee een uniforme werkwijze te ondersteunen;
• Digitale samenwerking: de mogelijkheid om altijd, overal en met iedereen
  (tegelijkertijd!) in de laatste versie van documenten samen te werken;
• Procesautomatisering: de uitgebreide mogelijkheden om workflows te
  automatiseren. Zo is bijvoorbeeld de papieren post compleet gedigitaliseerd en wordt dit automatisch bij de juiste personen aangeboden. En uitgaande
  klantdocumenten worden via een workflow gedeeld met betrokkenen en
  aangeboden bij de verantwoordelijke voor akkoord.”

04. Koppelingen met Navision

DigiOffice vormt nu het centrale systeem voor informatiebeheer bij Baker Tilly. Het DMS is gekoppeld aan Navision, zodat gegevens automatisch worden uitgewisseld. De koppeling maakt een single point of entry mogelijk, dus informatie wordt op één plek beheerd en is in meerdere applicaties toegankelijk. Het is niet meer nodig om meerdere systemen te openen. Dit voorkomt dubbele data invoer en bespaart veel tijd.

05. Het resultaat: “We zijn veel slimmer gaan werken”

…en daar is de huidige coronacrisis het levende bewijs van”, vertelt Matthijs. “De pandemie was wat dat betreft een goede test, die we glansrijk hebben doorstaan. We kunnen thuiswerken zonder stapels papier mee te hoeven slepen. Helemaal digitaal, dankzij goed document management, geautomatiseerde werkstromen en naadloze koppelingen.

We werken nu 3 jaar met DigiOffice en als we de balans opmaken, dan levert het ons:

• Efficiëntie: “We zijn minder tijd kwijt aan het proces en hebben meer aandacht voor datgene wat écht belangrijk is: onze klanten.”
• Uniformiteit: “We zijn echt op de goede weg. Een uniforme werkwijze gaat over gedragsverandering, dat kost tijd. En hoewel je gedragsverandering niet afdwingt met een systeem, ondersteunt het wel.
• Kwaliteit: Dankzij een gestroomlijnde werkwijze kunnen we de kwaliteit van ons werk borgen en minimaliseren we compliance en auditrisico’s.
• Continuïteit: “De continuïteit van onze dienstverlening is geborgd, ook op
  afstand.”

Wat vanaf het begin vertrouwen gaf, is dat er geen droomplaatje werd geschetst. DigiOffice beloofde geen gouden bergen. In plaats daarvan werd gekeken wat haalbaar was, een realistisch plaatje. En dat plaatje heeft alle verwachtingen waargemaakt!