Digitaal projectbeheer voor Burgland Bouw

Waarom Burgland Bouw digitaliseert met DigiOffice

01. Over Burgland Bouw

Een bestek, bouwtekeningen, werkplanningen, facturen en contracten. Als bouwbedrijf krijg, produceer en deel je enorm veel informatie. DigiOffice hielp Burgland Bouw om deze informatie te digitaliseren en structureren met behulp van een document management systeem (DMS). Het gevolg: digitaal projectbeheer in DigiOffice Enterprise en een veel efficiëntere samenwerking tussen alle ketenpartners.

02. Uitdagingen: veel papierwerk voor veel mensen, verspreid over veel verschillende plekken.

We gaan terug naar zo’n vier jaar geleden: Burgland Bouw heeft te maken met gigantische informatiestromen, waarvan zo’n 30% digitaal en 70% fysieke informatie. Burgland Bouw maakte toen een principiële keuze, zo vertelt controller Vincent van der Dussen. “Alle informatie verder digitaliseren en structureren, met als doel dat alle betrokkenen konden beschikken over relevante projectinformatie. En dat we de informatie efficiënter gingen verwerken. Er ging namelijk zo veel tijd zitten in het beheersen van al die verschillende informatiestromen.”

“Als coördinerend bouwbedrijf ben je een spin in een groot web: je krijgt informatie, produceert informatie en deelt informatie met derden. Bij een projectaanvraag ontvang je bijvoorbeeld een bestek, tekeningen, plattegronden en een nota van inlichtingen. Bij  een opdracht maak je werkplannen, bewerk je bestaande tekeningen etc. In de uitvoering heb je te maken met begrotingen, contracten met onderaannemers, e-mailstromen, dossiers enzovoort. En na de oplevering geef je garantiecertificaten uit en draag je alle info over aan de afdeling after sales.” Dit illustreert de overload aan informatie waar een doorsnee bouwbedrijf mee te maken heeft. De vraag is: hoe structureer en digitaliseer je al deze informatie-elementen?”

03. De oplossing: digitaal projectbeheer voor de bouw

Burgland Bouw maakte al gebruik van DigiOffice CRM en besloot dit in 2014 uit te breiden met het DMS. En zo geschiedde, met als gevolg dat inmiddels zeker 80% van de informatiestromen van Burgland Bouw is gedigitaliseerd. Van der Dussen over de voordelen van DigiOffice:

• Gestructureerd informatiemanagement: “De informatie is zo gestructureerd dat iedereen die toegang moet hebben tot een bestand, dat ook heeft. Op die manier maakt iedereen gebruik van dezelfde informatie. Die informatie is ook op één plek vindbaar en altijd actueel. Denk hierbij aan de bouwtekeningen, die wijzigen nogal eens. 
• Geautomatiseerde bedrijfsprocessen: met werkstromen is in feite elk bedrijfsproces te automatiseren, denk aan inkoopcontracten, offerteaanvragen, goedkeuringsprocessen etc. Ook heb je altijd inzicht in de laatste status en een goede voortgangsbewaking. 
• Eenvoudig informatie delen: In plaats van elke versie te verzenden via mail of WeTransfer, kunnen alle belanghebbenden nu de meest recente tekening raadplegen via DigiOffice. Ook beheer je centraal alle ketenpartners, waarmee je in één druk op de knop de juiste informatie deelt (zie 04. Praktijkvoorbeeld samenwerking met ketenpartners).

04. Praktijkvoorbeeld samenwerking met ketenpartners

Van der Dussen: “In Malden zijn we bezig met de realisatie van een Sportcentrum. In de aanbestedingsfase komt er projectinformatie binnen, op basis waarvan wij aanvragen naar onderaannemers uitzetten via DigiOffice.”

Van der Dussen vervolgt: ”Alle benodigde documenten komen via DigiOffice met één druk op de knop bij de juiste partijen terecht. Zo gaat het in elke fase. Bij een dergelijk project heb je al gauw met circa 75 contracten te maken, die we centraal beheren via dit systeem. En ga zo maar door, verslagen van vergaderingen, werkplanningen, factuurstromen, calculaties: alle denkbare informatie is nu digitaal te managen. Daarnaast heb je de bestanden ook altijd ter beschikking op je tablet of smartphone. Je kunt je voorstellen wat voor tijdwinst en kostenbesparing dat oplevert.”

05. DMS Software specifiek voor de bouw

Toch is hét grote voordeel van DigiOffice volgens Van der Dussen nog onderbelicht: “Deze software is écht bouwgerelateerd. DigiOffice heeft kennis van de bouwwereld. Dat zie je terug in de functionaliteiten die zijn toegespitst op onze branche. Denk aan inkoopcontractsystemen, offerteaanvraagsystemen en werkstromen. Ze weten bij DigiOffice waar ze mee bezig zijn.”

Van der Dussen deelt zijn enthousiasme geregeld met andere bouwbedrijven. Toch merkt hij bij hen soms wat huivering om de stap naar digitalisering te zetten. Ja, ze zien echt de voordelen wel, maar liever laten ze alles nog bij het oude. Van der Dussen snapt de bezwaren, maar wijst er altijd op dat Burgland Bouw langzaam maar zeker is overgestapt naar het document management systeem.

“Bij ons was geen sprake van een soort big bang, maar we hebben het bewust gefaseerd aangepakt, zodat iedereen in onze organisatie aan de nieuwe werkwijze kon wennen. Zo hebben we steeds meer modules ingebouwd. Een toekomstige stap is dat we graag leveranciersbeoordelingen in het systeem verwerken. Data blijven ook maar toenemen. We zijn eigenlijk nooit klaar met DigiOffice Enterprise.”

06. Het resultaat: tijdswinst en kostenbesparing

Van aanvraag tot en met aftersales verloopt alles nu veel efficiënter, sneller en goedkoper.

• Tijdwinst (en kostenbesparing): “Burgland Bouw groeit al jaren gestaag, maar dat geldt niet voor onze administratieve afdeling. Dankzij DigiOffice hebben we daar slechts een minimale bezetting nodig.”
• Digitaliseringsslag: Burgland Bouw heeft de hoeveelheid fysieke informatie teruggebracht en is in een paar jaar tijd van 30% naar 80% digitale informatie gegaan.
• Tevreden collega’s en partners.