Ontdek hoe DigiOffice jouw werkplek slimmer, veiliger en efficiënter maakt
Microsoft 365 biedt krachtige tools voor de moderne werkplek, maar om het maximale uit het platform te halen, is DigiOffice een waardevolle aanvulling. DigiOffice voegt een extra laag functionaliteiten toe die verder gaan dan de standaardmogelijkheden van Microsoft 365. Of het nu gaat om documentbeheer, samenwerking, beveiliging of branding, DigiOffice is een volledig pakket voor organisaties die streven naar optimale productiviteit, efficiëntie en gebruikersgemak.
DigiOffice: Meer functionaliteiten, meer mogelijkheden in Microsoft 365
DigiOffice verbetert vele aspecten van werken in Microsoft 365. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste kernfunctionaliteiten die DigiOffice biedt, voor organisaties die streven naar een consistentere en toekomstbestendige werkomgeving.
Automatische opslag: altijd op de beste locatie
Met DigiOffice hoeven medewerkers niet meer na te denken over waar een document opgeslagen moet worden. DigiOffice bepaalt namelijk automatisch de beste opslaglocatie en de juiste naamgeving voor documenten, data en informatie. Door gebruik te maken van instelbare bedrijfsregels, metadata en de levenscyclus worden bestanden altijd opgeslagen op de meest geschikte locatie, bijvoorbeeld met het oog op kostenbesparing of maximale beveiliging.
Daarnaast verplaatst DigiOffice documenten automatisch op basis van hun levenscyclus, wat zorgt voor een betere organisatie en vereenvoudigde archivering. Zonder dat medewerkers documenten handmatig moeten beheren. Dit verlaagt de werkdruk en verbetert data governance.
Uniforme Corporate Identity in alle documenten
Met DigiOffice is jouw huisstijl gewaarborgd in alle documenten, e-mails en presentaties. Dit maakt het eenvoudig om vanuit elke Microsoft 365-applicatie zoals in Outlook, Word, PowerPoint en Excel consistent in de juiste branding te werken, zonder extra stappen. De DocumentGenerator van DigiOffice zorgt ervoor dat Document Output Management, bijvoorbeeld vanuit ERP-, HRM- of contractmanagementsystemen, altijd volledig in de juiste huisstijl plaatsvindt. Via DigiOffice beheer en organiseer je vanuit 1 centraal systeem de volledige branding in alle communicatie. Huisstijlwijzigingen in bijvoorbeeld logo, adres, banknummer of een bedrijf erbij zijn makkelijk en snel door te voeren.
Hierdoor is branding en rebranding in zowel klantcommunicatie als interne documenten consistent en hoeven het management en de afdeling Marketing & Communicatie zich geen zorgen te maken over afwijkingen.
Koppelingen, integraties en API’s: naadloze verbindingen tussen applicaties
Met koppelingen, integraties en API’s zorgt DigiOffice voor een naadloos verbonden ecosysteem tussen verschillende applicaties. Dit voorkomt dubbele invoer, vermindert fouten en bespaart tijd door automatische gegevensuitwisseling. Denk bijvoorbeeld aan een directe koppeling met een ERP-systeem: documenten die aan ERP-objecten zijn gekoppeld, worden automatisch op de juiste plek opgeslagen.
Hierdoor ontstaat een compleet en overzichtelijk dossier voor projecten, relaties en stakeholders. Belangrijke data, documenten en informatie zijn altijd actueel, toegankelijk en geïntegreerd in objecten, dossiers en processen binnen de organisatie. Dit resulteert in efficiëntere werkprocessen, samenhang, verbeterde gegevenskwaliteit en een hogere productiviteit.
Beveiliging: automatische inrichting van document- en informatiebeveiliging
Met koppelingen, integraties en API’s zorgt DigiOffice voor een naadloos verbonden ecosysteem tussen verschillende applicaties. Dit voorkomt dubbele invoer, vermindert fouten en bespaart tijd door automatische gegevensuitwisseling. Denk bijvoorbeeld aan een directe koppeling met een ERP-systeem: documenten die aan ERP-objecten zijn gekoppeld, worden automatisch op de juiste plek opgeslagen.
Hierdoor ontstaat een compleet en overzichtelijk dossier voor projecten, relaties en stakeholders. Belangrijke data, documenten en informatie zijn altijd actueel, toegankelijk en geïntegreerd in objecten, dossiers en processen binnen de organisatie. Dit resulteert in efficiëntere werkprocessen, samenhang, verbeterde gegevenskwaliteit en een hogere productiviteit.
Centraal overzicht: altijd de juiste Informatie direct binnen handbereik
Met de document management functionaliteiten van DigiOffice hebben medewerkers snel, eenvoudig en volledig toegang tot de benodigde informatie om taakgericht en efficiënt hun werk uit te voeren. Het systeem biedt een centraal overzicht, zodat gebruikers gefocust kunnen blijven op wat écht belangrijk is. Zelfs bij de enorme hoeveelheid data en documenten die worden geproduceerd, zorgt DigiOffice ervoor dat medewerkers niet verdwalen in complexe structuren of losse bestanden.
DigiOffice biedt daarnaast uitgebreide oplossingen voor digitaal projectbeheer. Hiermee kunnen organisaties hun projecten efficiënt organiseren, terwijl de kwaliteit wordt gewaarborgd. Alle betrokkenen hebben in elke projectfase veilig en volledig toegang tot actuele informatie en de juiste projectdocumenten. Hiermee voorkomt DigiOffice informatiedips tussen de verschillende projectfases. Door document- en projectbeheer naadloos te combineren, versnelt DigiOffice de voortgang van projecten, verbetert het de samenwerking en vermindert het de werkdruk voor teams.
Automatische workflows voor optimale efficiëntie
DigiOffice automatiseert en optimaliseert bedrijfsprocessen met digitale werkstromen, ook wel workflows genoemd. Deze slimme workflows stroomlijnen processen zoals goedkeuring, contractbeheer, projectbeheer en klachtafhandeling. Door taken en routes vast te leggen en automatisch aan te sturen, wordt de actuele werklast en doorlooptijd inzichtelijk. Dit verhoogt de controle en maakt processen efficiënter.
Het systeem zorgt voor geoptimaliseerd documentbeheer met automatische workflows, zoals goedkeuringsprocessen voor uitgaande documenten of reviewprocessen. Of denk aan een workflow zodat medewerkers bepaalde informatie moeten lezen en dit wordt vastgelegd. Een set van dergelijke workflows zijn standaard onderdeel in DigiOffice.
DigiOffice maakt naleving eenvoudig en logisch voor medewerkers, waardoor interne en externe voorschriften soepel en foutloos worden gevolgd – ideaal voor audit- en compliance-doeleinden. Routinehandelingen verlopen vlekkeloos volgens de gestelde regels, terwijl fouten worden geminimaliseerd. Taken en documenten komen altijd op het juiste moment op de juiste plek terecht, zonder handmatige inspanningen. Dit verbetert niet alleen de samenwerking tussen teams, maar maakt werken eenvoudiger en productiever.
Grip op data governance en kostenbeheer
Microsoft 365 biedt uitgebreide mogelijkheden voor bestandsopslag, beveiliging en compliance. Toch blijft jouw organisatie eindverantwoordelijk voor de beveiliging van bedrijfsgegevens en het voldoen aan wet- en regelgeving.
DigiOffice biedt versiebeheer en controle over gegevenslocaties. Dankzij de inzet van o.a. Azure Blobs kun je de kosten van dataopslag optimaal beheersen. Door vooraf te bepalen waar en hoe documenten worden opgeslagen, gedeeld en gearchiveerd, voorkom je onnodige uitgaven en houd je grip op je opslagbudget.
Veilig en eenvoudig toegang beheren met DigiOffice en Microsoft Entra ID
DigiOffice integreert met Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory) om identiteits- en toegangsbeheer binnen een organisatie te optimaliseren. Deze cloudgebaseerde service biedt veilige toegang tot Microsoft 365, het Azure-portaal en andere applicaties.
Dankzij functies zoals meervoudige verificatie (MFA), voorwaardelijke toegang en Single Sign-On (SSO) wordt toegang tot DigiOffice niet alleen veilig, maar ook gebruiksvriendelijk geregeld. Bovendien maakt Entra ID het mogelijk om externen gecontroleerde toegang te geven tot specifieke toepassingen of gegevens, wat samenwerking vergemakkelijkt.
Schaalbare oplossingen voor elke organisatie
DigiOffice groeit mee met jouw organisatie, of je nu een kleine afdeling of een wereldwijd team ondersteunt. Het biedt schaalbare mogelijkheden binnen Microsoft 365.
Werk slimmer, veiliger en efficiënter met een volledig geïntegreerd platform
Tijdens ons seminar ontdek je hoe DigiOffice naadloos samenwerkt met Microsoft 365
en jouw digitale werkplek naar een hoger niveau tilt. Laat je inspireren door praktijk
voorbeelden en krijg inzichten waarmee je direct aan de slag kunt.
Datum: 12 maart 2025
Tijd: 09:00 – 13:00 uur (inclusief lunch)
Locatie: Postillion Hotel Utrecht Bunnik
