5 aandachtspunten over postverwerking in het digitale tijdperk

Tot een aantal jaar terug ontving menig organisatie postzakken vol facturen, offertes, brieven, uitnodigingen et cetera. De post ging van bureau naar bureau en van afdeling naar afdeling voor verwerking en eventuele accordering. Aan het einde van de werkdag werden er weer een of meerdere volle postzakken opgehaald ter verzending. Vandaag de dag is er sprake van digitale post- en informatiestromen. Direct gevolg hiervan is een forse afname van de fysieke inkomende en uitgaande post terwijl digitale datastromen enorm toenemen.

De verwerking van de fysieke post is goed geregeld, maar hoe regelt, beheert en bewaak je de toenemende digitale post- en informatiestromen? Hoe zorg je bijvoorbeeld voor goede registratie? Hoe bewaak je een correcte afhandeling? Hoe regel je een juiste en tijdige archivering en vernietiging van digitale stukken? En hoe bewijs je dit alles aan toezicht- en controle-instanties?

Digitale postverwerking is in combinatie met een document management systeem (DMS) een manier om de veranderende taken én uitdagingen als proces onder te brengen in de bedrijfsvoering. Zo maakt het een einde aan het onnodig uitprinten en vervolgens in ordners opbergen van digitale documenten en correspondentie. Dit bespaart kosten op papier,  inkt en archiefruimte. Ook geeft het veel meer grip op werkstromen, het zorgt voor overzicht en biedt de mogelijkheid om goedkeuringstrajecten gecontroleerd te laten verlopen.

Digitale post verwerking

In de voorbereiding en de uitvoer van een plan van aanpak voor gedigitaliseerde postverwerking kunnen onderstaande 5 punten je helpen.

1# Organisatie

Postverwerking is een zaak van de gehele organisatie. Iedere medewerker heeft er op een bepaalde moment mee te maken. Betrek daarom een verantwoordelijke van iedere afdeling al in een vroeg stadium bij het project ‘Digitale postverwerking’. Dit zorgt niet alleen voor een volledig beeld, maar ook voor draagvlak bij de invoering en in het gebruik.

2# Analyse

Als het projectteam is vastgesteld, is het van belang te analyseren welke poststromen (inkomend, uitgaand, intern) er allemaal zijn en welke daarvan gedigitaliseerd moeten worden. Breng van elke poststroom (fysiek en digitaal) het huidige proces in kaart. Denk daarbij ook aan de bijzondere status van vertrouwelijke stukken.

3# Juridisch

E-mails en bijlagen hebben dezelfde juridische status als fysieke correspondentie. Dit betekent dat je voor digitale uitgaande post moet bepalen of daar een digitale of fysieke handtekening in geplaatst moet worden. Beide vormen hebben gevolgen voor het werkproces.

Inkomende digitale post moet ook bij de juiste afdeling en onder het juiste dossier worden geplaatst. Daarnaast moeten in het proces digitale postverwerking de wettelijke bewaartermijnen een plaats krijgen. Een sollicitatiebrief mag bijvoorbeeld maximaal 4 weken bewaard worden, financiële documenten minimaal 7 jaar. Daarna moet het vernietigd worden. KvK-registratie, jaarverslagen en beleidsstukken moet je permanent bewaren.

4# Gewenst proces

De te digitaliseren poststromen zijn, net als de huidige werkwijze, bekend. Nu is het zaak om over de inrichting van het gewenste proces na te denken. Kunnen er dingen efficiënter en effectiever? Dit is door te voeren in alle fasen. Van de voorbereiding en het scannen van fysieke post tot de registratie en afhandeling van alle digitale stukken. Denk hierbij ook aan het gemakkelijk terug vinden, kwaliteitseisen, een controlemechanisme en goedkeuringstrajecten die vanuit administratief of financieel oogpunt belangrijk zijn. Leg het gewenste proces vast.

5# Technisch

Breng in kaart welke hardware en software er al voorhanden is om zelf post te digitaliseren, te versturen en op te slaan. Check of deze voldoen aan de geldende wettelijke eisen. Denk er ook aan dat digitale documenten van voldoende kwaliteit moeten zijn. Je eigen uitgaande digitale post moet, ook vanwege het juridische karakter, automatisch van de juiste huisstijlkenmerken worden voorzien. Al deze zaken zijn in te richten in het document management systeem (DMS) DigiOffice.

Voordelen digitale postverwerking:

• Poststukken en andere informatie is plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar
• Kostenbesparing op tijd, ruimte, inkt & papier
• Kwaliteitsverbetering
• Poststukken altijd vindbaar en traceerbaar
• Aantoonbaar veilige opslag

Digitaliseer je processen met behulp van workflow management

Workflow management biedt kansen aan bedrijven om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en hun rendement te verhogen. In het artikel “Wat is workflow management precies” lees je waarom steeds meer bedrijven workflow management toepassen en hoe je dit organiseert.