Het hanteren van algemene voorwaarden – ook wel de kleine lettertjes bij een overeenkomst – is om meerdere redenen verstandig. Het schept duidelijkheid, voorkomt conflicten en dekt ondernemers-risico’s op bepaalde vlakken af omdat onderlinge rechten en plichten bekend zijn bij klant of zakenpartner. Het zorgt er ook voor dat je niet bij elke overeenkomst opnieuw hoeft te onderhandelen over zaken als leveringstermijnen, garantiebepalingen en betalingswijzen.
Algemene voorwaarden zijn schriftelijk vastgelegde bepalingen, waarin van alles is geregeld over de mondelinge of schriftelijke overeenkomst die is gesloten tussen ondernemer en afnemer. Denk hierbij aan betalingstermijnen, afspraken voor wat betreft de levering van een dienst of product, of er garantie op zit en welke klachtenprocedure er geldt.
Je kunt in veel gevallen zelf de algemene voorwaarden voor jouw organisatie opstellen, maar waar moet je op letten? Onderstaande tips helpen je op weg.
Voldoe aan wettelijke eisen
Algemene voorwaarden moeten aan twee wettelijke basiseisen voldoen. De eerste eis is dat de voorwaarden niet onredelijk mogen zijn. Wat onredelijk is, hangt af van het feit of je zaken doet met consumenten of met ondernemingen. Voor de consumentenmarkt zijn onredelijke bepalingen namelijk bij wet vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. Als een zakelijk partner je voorwaarden onredelijk vindt, moet hij dit aan een rechtbank voorleggen.
De tweede wettelijke eis is dat je verplicht bent om de andere partij actief te informeren over jouw algemene voorwaarden voordat hij een definitieve beslissing neemt. Bijvoorbeeld door bij het toesturen van een offerte ook de algemene voorwaarden bij te voegen.
Pas standaardbepalingen toe
Veel standaardbepalingen die vergelijkbare bedrijven hanteren, zijn waarschijnlijk ook op jouw onderneming van toepassing:
- Is de offerte vrijblijvend van aard of niet? Hoeveel dagen is het aanbod geldig?
- Wie betaalt het transport, de verzekering en eventuele invoerrechten?
- Binnen welke termijn wordt er geleverd? Welke afspraken gelden er bij overmacht?
- Binnen hoeveel dagen moet de factuur betaald zijn? Wat gebeurt er bij overschrijding van de termijn: incassokosten of rente?
- Wanneer wordt het eigendom van de klant, na betaling?
- Is er garantie op het product of dienst? Zo ja, onder welke voorwaarden dan?
- Is er een geschillenregeling? Zo ja, wat is de procedure en bij welk orgaan (rechter of commissie)?
- Is er een aansprakelijkheidsregeling? Wat valt daar onder en wat is de hoogte van een eventuele schadevergoeding?
Daarnaast kun je uiteraard extra bepalingen opnemen die voor je business, zoals een webshop, eenmanszaak, zzp’er of in de zakelijke dienstverlening wenselijk zijn. Ook zijn in sommige branches afspraken gemaakt over te hanteren algemene voorwaarden. Raadpleeg daarvoor de brancheorganisatie.
Zorg voor actuele algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden gaan over diverse aspecten van de bedrijfsvoering en hebben effect op allerlei afdelingen. Eenmaal opgesteld, is regelmatige toetsing op actualiteit aan te bevelen. Wettelijke voorschriften veranderen en er komen nieuwe wetten bij. Op ondernemersplein.nl vind je hiervan een gemakkelijk overzicht. Als je zeker wilt weten dat je de juiste algemene voorwaarden hanteert, is een check door een jurist een aanrader.
Beheer het document effectief
Zowel bij het samenstellen, wijzigen als verspreiden van de inhoud van het document zijn meerdere interne medewerkers en soms ook externe bedrijven betrokken. Om allerlei knip- en plakwerk uit verschillende documenten te voorkomen en ervoor te zorgen dat er één officiële versie ‘algemene voorwaarden’ circuleert, is effectief documentbeheer op een centrale plek te adviseren. Een document management systeem zorgt hiervoor.
Hiermee zorg je ervoor dat wijzigingen gecontroleerd worden doorgevoerd en er geen ongewenste aanpassingen worden gedaan die je bedrijf later juridisch in problemen kunnen brengen. Om je bij de organisatie van het beheerproces te ondersteunen, zijn er allerlei tools die je kunt inzetten zoals document management software DMS, huisstijlautomatisering en tekstblokkenbeheer. Lees hoe Waternet deze tool al jarenlang inzet bij vergunningaanvragen.
