Hybride (samen) werken is in een stroomversnelling terecht gekomen. Voor de één al business as usual, voor de ander nog een kwestie van wennen. Feit is dat je zowel thuis als op kantoor dezelfde manier van werken wilt aanhouden. Wat is daarvoor nodig, hoe organiseer je een digitale werkplek en faciliteer je een efficiënte samenwerking tussen je medewerkers?
Allereerst is het belangrijk om je af te vragen of je als bedrijf of organisatie écht klaar bent voor de nieuwe spelregels van de arbeidsmarkt. Aan de basis van efficiënt hybride werken staat een goede informatievoorziening. Dat betekent dat de juiste personen toegang tot de juiste documenten hebben. De documenten zijn gedigitaliseerd en daardoor eenvoudig te vinden. Er wordt gewerkt met één centrale informatiebron, medewerkers hoeven dus niet in meerdere systemen te zoeken.
Wat is (in)efficiënt hybride werken?
Met teamleden verspreid door het hele land, zijn de volgende situaties als gevolg van een gebrekkige informatievoorziening het laatste wat je kunt gebruiken:
1) “Dit is het document dat ik zocht…denk ik…hoop ik”
Het terugvinden van de juiste documenten. Uit onderzoek blijkt dat dit gemiddeld een uur per dag in beslag neemt. De informatie is verspreid over verschillende systemen en bevat geen label. De cryptische titel (of te wel onvolledige meta data) maakt dat je het bestand eerst moet openen om te zien of dit de informatie is die je zoekt. 20% van de medewerkers kan de documenten niet terugvinden als ze dringend nodig zijn. (1)
2) “Nog één wijziging en dan kan ik de informatie versturen.
Wacht… dit is niet de goede versie.”
Dit is meer dan 47% van de werknemers wel eens overkomen . Wie in meerdere systemen werkt en zijn bestanden op meerdere locaties op kan slaan, vergroot bijna automatisch ook het risico op verschillende versies. Niets is frustrerender dan om een document bij te werken, om vervolgens te ontdekken dat je niet aan de nieuwste versie werkte.
3) “Waar zijn mijn laatste wijzigingen gebleven?”
Alle inspanningen om de datakwaliteit te verbeteren ten spijt: hoe vaak gebeurt het niet dat wijzigingen verloren gaan? Vaak, in zeker 25% van de bedrijven wordt geklaagd dat documenten niet up-to-date zijn.(2) Je kunt je voorstellen dat het de onderlinge samenwerking binnen jouw team niet ten goede komt als je elkaars laatste wijzigingen niet meeneemt of erger nog: documenten overschrijft…
Om te voorkomen dat informatie wordt opgeslagen in mailboxen of complexe mappenstructuren, en gedeeld wordt via ‘eigen’ cloudoplossingen zoals Dropbox, iCloud en OneDrive, is het cruciaal om als organisatie te faciliteren in een goed document management systeem. Daarmee maak je op een slimme manier informatie digitaal en centraal beschikbaar.
Document management
Zo werk je succesvoller samen als team, zowel op kantoor als thuis!
Wie als team succesvoller wil samenwerken, vanaf kantoor of vanuit huis, begint bij het begin en zorgt er voor dat de werkplek ook digitaal goed ingericht wordt. Dat betekent kortweg:
1) Beschikbaarheid van documenten
Zorg er voor dat ieder teamlid altijd toegang heeft tot alle informatie die ze nodig hebben om werkzaamheden uit te voeren, gevoed vanuit één centrale informatiebron. En dat ze bestanden eenvoudig kunnen delen, of ze nu samenwerken met collega’s van binnen de organisatie of relaties buiten de organisatie. In geen geval mag de tijd of plaats een belemmering vormen.
2) Digitaal vergaderen
In Teams kun je een vergadering opzetten, waarbij je met teamleden kunt overleggen via virtuele vergaderruimtes. Het voordeel is dat je elkaar hoort, ziet én je je scherm of documenten kunt delen. Na de teammeeting staan alle relevante informatie zoals agenda’s en notulen overzichtelijk bij elkaar gepresenteerd. Op deze wijze heb je altijd en overal beschikking over de juiste informatie, bespaar je papier én kilometers.
3) Veilige documenten
De veiligheid van documenten is in elke organisatie een belangrijk thema. Elk teamlid moet op veilige wijze (gevoelige) informatie kunnen delen, intern en extern. Een goed document management systeem regelt de beveiliging van je documenten automatisch, waarbij de toegang tot elk afzonderlijk document per gebruiker in te stellen is.
4) Digitaal ondertekenen
Digitaal ondertekenen biedt uitkomst voor thuiswerkers, zo voorzie je documenten op afstand van een rechtsgeldige handtekening zodat het proces geen onnodige vertraging oploopt.
5) Automatische werkstromen
Automatiseer je processen in werkstromen. Een geautomatiseerde werkstroom helpt je een taak af te handelen, te weigeren, goed of af te keuren, toe te lichten, te delegeren of over te dragen. Heb je bijvoorbeeld een document voorzien van een digitale handtekening? Stuur deze dan automatisch ter goedkeuring naar de juiste persoon, stel voor jezelf een herinnering in en zorg voor een kopie in de juiste map. Allemaal volgens de juiste beveiligingsregels. Processen automatiseren bespaart tijd, voorkomt fouten en verbetert de efficiëntie.
Succesvol hybride werken met DigiOffice
Goed hybride werken bespaart je organisatie niet alleen tijd en geld, maar het zorgt ook voor tevreden klanten, partners en collega’s. Wil je als hybride werkend team de onderlinge band versterken? Organiseer dan eens in de zoveel tijd een gecombineerde fysieke en digitale vrijdagmiddagborrel en praat op informele wijze met elkaar bij.
Wil je meer leren over hoe je jouw team en organisatie faciliteert in succesvolle hybride samenwerking? Neem contact op of lees de whitepaper ‘DMS: steunpilaar in bedrijfsprocessen’.
