De aandacht voor een gezonde fysieke en digitale werkplek groeit. En dat is logisch, want hoewel de pandemie vroeg of laat z’n grip zal verliezen, lijkt de manier van werken voorgoed te zijn veranderd. Op afstand digitaal werken is onomkeerbaar in opmars en het werk dat op afstand kan worden uitgevoerd groeit. Dat verklaart waarom de aandacht voor de digitale werkplek toeneemt. Want hoe faciliteer je als werkgever in een gezonde fysieke en digitale werkplek? Tot waar reikt de zogenaamde ‘thuiswerk zorgplicht’? En…aan welke criteria moet de werkplek voldoen om effectief op afstand werken mogelijk te maken?
Meer aandacht voor gezonde en veilige werkomgeving
De omgeving waarin je werkt wordt belangrijker. Dat blijkt uit een onderzoek van McKinsey waarbij 83% van de leidinggevenden verwacht meer mensen in dienst te nemen om de gezondheid en veiligheid van de werkplek te waarborgen. Ook de fysieke voorzieningen op afstand krijgen meer aandacht, verwacht 73% van de respondenten. Daarnaast verwacht 68% dat er meer mankracht komt voor de technologie en automatisering op de werkvloer. Het onderzoek werd wereldwijd uitgevoerd onder 800 leidinggevenden.
Thuiswerken faciliteren begint bij een goede digitale werkplek
Waaraan moet een digitale werkplek voldoen?
Samenwerken met collega’s en klanten. Dat is één van de belangrijkste aspecten bij werken op afstand. En dat vraagt om een goede digitale werkplek: één centraal platform waarin alle tools en bedrijfsapplicaties met elkaar samenwerken om het werk gedaan te krijgen.
Een effectieve digitale werkplek:
- zet de medewerker centraal
Is het duidelijk wat medewerkers van een digitale werkplek verwachten?
Ga met hen in gesprek over de hulpmiddelen die nodig zijn om productief te werken. Je wilt voorkomen dat medewerkers met privé devices en software aan de slag gaan, of met goede bedoelingen allerlei kunstgrepen toepassen waardoor documenten zoekraken, vertrouwde gegevens lekken, applicaties niet werken etc. Vraag hen naar hun wensen, wat verwachten medewerkers van een digitale oplossing om effectief digitaal werken mogelijk te maken? - Creëert samenwerkingsmogelijkheden
Een goede digitale werkplek faciliteert in een oplossing om met meerdere mensen gelijktijdig in één bestand te werken. Op hetzelfde moment, zonder conflicten. Daarbij wil je onderlinge communicatie zo eenvoudig mogelijk maken door tools aan te reiken waarmee op afstand vergaderd kan worden, bijvoorbeeld via audio- of videogesprekken. En voor de meer informele momenten is een chat onmisbaar, hiermee kun je laagdrempelig communiceren met je collega’s. De chatgesprekken blijven bewaard, zodat je de informatie ten alle tijden kunt terugvinden. - zorgt voor een veilige toegang en opslag van data
Informatiebeveiliging is in elke organisatie een belangrijk thema. Medewerkers moeten via de digitale werkplek zonder gevaar gevoelige gegevens kunnen beheren en delen met collega’s, projectleden én relaties buiten de organisatie. Binnen een goed document management systeem regel je de beveiliging van je documenten automatisch, waarbij de toegang tot elk afzonderlijk document per gebruiker in te stellen is. Zo kan iedereen veilig op afstand digitaal werken.
Hoe draagt een DMS bij aan de digitale werkplek?
Digitaal werken is de afgelopen tijd in een stroomversnelling geraakt. De wens om informatie voor de juiste persoon op het juiste moment beschikbaar te stellen is actueler dan ooit. Een document management systeem (DMS) draait om het efficiënt inrichten en beheren van (digitale) documenten. Het brengt alle applicaties en informatie samen op één digitale werkplek.
Voor thuiswerkers betekent dit dat je je documenten, e-mails en acties eenvoudig terugvindt, bewerkt en deelt, ongeacht de herkomst van het document. Het enige dat je nodig hebt om gebruik te maken van de digitale werkplek is een internetverbinding en een browser (of de DigiOffice App).
Je kunt moeiteloos digitaal samenwerken omdat je bestaande processen efficiënter georganiseerd zijn. Met een DMS beschik je over één centraal en veilig informatiesysteem en baseer je altijd en overal je beslissingen als organisatie op één waarheid. Dankzij versiebeheer worden de verschillende versies nauwkeurig centraal geregistreerd, daarmee voorkom je dat iedereen zijn ‘eigen’ versie hanteert en loop je niet het risico om andermans wijzigingen over het hoofd te zien. Versiebeheer registreert automatisch – met datum en tijdstip – wat er in een document is gewijzigd.
Een ander voordeel is dat je met een DMS je je digitale processen kunt automatiseren. Met een digitale workflow laat je een reeks activiteiten elkaar in een bepaalde volgorde opvolgen. Zo hoef je niet meer zelf de voortgang te bewaken. Taken worden automatisch aangeboden aan de juiste personen die de taak kunnen afhandelen, weigeren, goedkeuren, toelichten, delegeren en overdragen. Door workflow management ontstaat een efficiëntere werkwijze: ideaal!
Tot slot kun je met een DMS veiliger thuiswerken, want je houdt controle over wie toegang heeft tot bepaalde documenten. Niet alleen op kantoor, maar ook buiten de beveiligde omgeving voor wanneer mensen op afstand werken. Lees meer over de voordelen van digitaal werken met DigiOffice én Microsoft Teams.
Een goede fysieke thuiswerkplek
Waaraan moet een fysieke werkplek voldoen?
Prettig digitaal werken begint met een goede fysieke werkplek. Een goede werkplek draagt bij aan een goede concentratie en productiviteit, en nu digitaal werken meer en meer uitgroeit tot een populaire werkvorm neemt de aandacht voor een gezonde en veilige werkomgeving toe. De vraag is, waaraan moet een werkplek voldoen? Je wilt dat je medewerkers ergonomisch thuiswerken. Hoe kun (en moet) je dit als werkgever faciliteren?
Thuiswerken zorgplicht
Als werkgever heb je een zorgplicht. Indien een medewerker twee of meer uren per week thuiswerkt (achter een beeldscherm), ben je als werkgever verplicht om een veilige thuiswerkplek te creëren. Een arboproof werkplek bestaat in de basis uit:
- een instelbaar bureau;
- een instelbare stoel;
- een computer met internet;
- een toetsenbord en muis;
- een (mobiele) telefoon;
- eventueel een camera voor videobellen en een printer.
Sommige medewerkers geven er de voorkeur aan hun eigen middelen te gebruiken. De vraag is echter of dit ergonomisch en veilig is. Als werkgever ben je verantwoordelijk en je wilt voorkomen dat je ziekteverzuim na verloop van tijd toeneemt door bijvoorbeeld RSI-klachten. Daarom is het van belang dat het bureau, de bureaustoel en het beeldscherm instelbaar zijn. Daarnaast brengt eigen apparatuur vaak risico’s met zich mee voor de informatiebeveiliging, hetgeen je wilt voorkomen.
Ga daarom in gesprek met medewerkers over hun thuiswerkplek en de hulpmiddelen die zij nodig hebben om productief te kunnen werken. Maak afspraken over het gebruik van privé middelen en stel alternatieven beschikbaar die ergonomisch en veilig thuiswerken mogelijk maken. Wellicht kun je met de medewerkers afspreken om een werkplek en computer van kantoor te lenen. Je kunt er ook voor kiezen om een thuiswerk vergoeding geven. Dit is gebonden aan enkele voorwaarden, meer daarover lees je in de voorwaarden onbelaste thuiswerkplek.
Digitaal werken de toekomst?
Eén ding is zeker, voorlopig wordt onze economie (mede) draaiende gehouden door thuiswerkers. En ondanks de nadelen, zeggen medewerkers ook te genieten van de nieuw verworven vrijheden: 99% zegt in de toekomst deels vanuit huis te willen blijven werken.
“In twee maanden tijd hebben we twee jaar digitale transformatie doorgemaakt.” Dat zei de CEO van Microsoft na het uitbreken van de Coronacrisis. Tekenend voor de ontwikkeling die bedrijven momenteel doormaken, de verwachting is dan ook dat de werkplek van de toekomst verder gedigitaliseerd zal worden.
Digitaal werken is de toekomst. En het is tijd voor werkgevers om op duurzame wijze invulling te geven aan die toekomst, op een manier die aantrekkelijk is voor zowel werkgever als werknemer.
