Bedrijfsprocessen optimaliseren: 5 tips voor het beste resultaat

Voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen zijn diverse aanpakken mogelijk. Welke aanpak wordt gehanteerd, hangt af van verschillende factoren, zoals: de aard van de beslissing om processen te optimaliseren, de bedrijfsgrootte en de organisatiecultuur. Toch zijn er een aantal tips die in elke situatie gelden. Die tips willen we in dit blog graag aan je meegeven!

Bedrijfsprocessen optimaliseren, wat levert dat op?

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen heeft een positieve invloed op meerdere vlakken. Een aantal concrete voordelen zijn:

  • De kwaliteit van het eindresultaat wordt verbeterd.
  • Doorlooptijd wordt verminderd, waardoor het product of de dienst sneller geleverd wordt.
  • Onnodige kosten door bijvoorbeeld het herhalen van handelingen, kunnen worden geëlimineerd.

Procesoptimalisatie zorgt overigens niet alleen voor resultaten die direct zichtbaar zijn, maar heeft (indirect) ook impact op de bedrijfsomgeving. Denk bijvoorbeeld aan je concurrentiepositie die sterker wordt doordat je bedrijf kwalitatief betere producten/diensten levert, of de klanttevredenheid die omhoog schiet door enorm snelle levering.

Verkrijg eerst inzicht in je processen om een valse start te voorkomen

Naast het behalen van deze voordelen, heb je waarschijnlijk voor ogen om een aantal gesignaleerde knelpunten uit te schakelen. Starten met het aanbrengen van verbeteringen is echter één van de grootste valkuilen bij procesoptimalisatie. De eerste vraag is dus: heb je inzicht in je processen?

Eén van de theorieën die je daarbij kan helpen is Value Stream Mapping. Door een waarde toe te kennen aan elke activiteit, verkrijg je inzicht in de huidige situatie en kom je erachter waar ruimte is voor verbetering. Door deze methode toe te passen, krijg je inzicht in de kosten die wachttijd met zich meebrengt en de verhouding van activiteiten die waardetoevoegend en niet-waardetoevoegend zijn.

In alle enthousiasme worden er overigens al snel teveel verbeteringsactiviteiten in één keer aangepakt. Het gevaar dat hierin schuilt, is dat verbeteringen maar half worden doorgevoerd en uiteindelijk verdwijnen in een doofpot. Focus is daarom belangrijk.

Het belang van duidelijke taken en deadlines

“Maar wat is hier dan precies mijn taak in?” hoor je een medewerker zeggen. Dit is één van de tekenen van rolonduidelijkheid; een bottleneck als het gaat om het verbeteren van processen. Zolang betrokkenen niet weten waar hun verantwoordelijkheid ligt (of hoever dit reikt) en wanneer iets van hen verwacht wordt, heeft dit een negatieve invloed op de doorlooptijd van een proces. Bekijk kritisch of de taken en deadlines voor iedereen duidelijk zijn.

Stel een proceseigenaar aan

Voortbordurend op heldere verantwoordelijkheden, is het zaak om iemand de verantwoordelijkheid  te geven over procesverbetering. In de praktijk bestaat er nog wel eens verwarring over proceseigenaarschap en procesmanagement. Wat procesverbetering betreft, is een proceseigenaar specifiek verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een proces. Daarin geeft hij invulling aan de eisen en randvoorwaarden van een proces, en ziet hij erop toe dat resultaten geëvalueerd worden. Van belang is dus om de juiste persoon hier de verantwoordelijkheid voor te geven.

Efficiënter werken door optimale bedrijfsprocessen

Als je inzicht hebt in je (belangrijkste) bedrijfsprocessen en duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, loont het de moeite om in kaart te brengen welke processen je kunt automatiseren. Dat kan door middel van workflows, ook wel werkstromen genoemd. Kortgezegd, zorgt workflow management voor effectief en efficiënt beheer van informatie in organisaties. Een workflow is een proces waarbij activiteiten elkaar geautomatiseerd opvolgen om een bepaalde uitkomst te verkrijgen. Hierdoor kan de organisatie efficiënter werken. Het geeft overzicht, je weet altijd wat de laatste status is en van wie actie wordt verwacht. Ook heb je inzicht in je eigen acties, en ontvang je een herinnering als deze te lang openstaan. Fouten komen minder voor door een uniforme werkwijze, en faalkosten worden gereduceerd. Met tevreden klanten als resultaat!

De juiste mindset als succesfactor: verbetering is een continu proces

In bijna iedere organisatie zijn er werknemers die veranderingen proberen tegen te houden. In zekere zin is dat nodig voor een gezonde balans tussen progressie en het behouden van het goede, maar bij het optimaliseren van processen kan deze groep nog wel eens een uitdaging vormen. Onder het motto van “We hebben het altijd al zo gedaan!”, bijten zij zich vast in het oude. Verbetering werkt echter niet optimaal (of zelfs helemaal niet) wanneer de juiste mindset ontbreekt. In die mindset staat centraal dat verbetering een gezamenlijk gedragen verantwoordelijkheid én continu proces is. Aan het management de taak om deze mindset in de bedrijfscultuur te borgen.

Bedrijfsprocessen optimaliseren begint bij up-to-date informatie

Ten slotte kunnen we niet om het belang van informatie heen. Processen bestaan immers uit informatie. Daarom is het zaak om informatie niet alleen op overdrachtsgebied in kaart te brengen, maar ook om eens kritisch naar de inhoudelijke kant te kijken. Hierdoor kom je tot inzichten die wachttijden verkorten en herhaling voorkomen. Denk bijvoorbeeld eens aan de gevolgen die informatie met zich meebrengt wanneer het niet up-to-date is.

Als het gaat om informatiestromen en procesverbetering, is er nog veel meer te zeggen. In onze whitepaper gaan we in op diverse concrete informatiestromen die je kunnen helpen bij het optimaliseren van je processen.

Meer over procesmanagement?

In dit artikel lees je waarom de aandacht voor procesmanagement groter is dan ooit, en hoe je procesmanagement in de praktijk organiseert.

Grip op informatie

Hoe ga je om met de grote hoeveelheid data die dagelijks in- en uit je organisatie stroomt? Hoe organiseer je dit efficiënt, en zorg je voor een goede, snelle en veilige informatie voorziening? En hoe optimaliseer je je bedrijfsprocessen, zodat je je taken in de toekomst makkelijker en sneller uit kunt voeren?

Gerelateerde blogs

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00