Hoe meer medewerkers een organisatie heeft, hoe meer personeelsgegevens er in omloop zijn en hoe groter vaak de behoefte is om de personeelsdossiers en -administratie goed te organiseren. De uitdaging is vaak een goed overzicht te creëren, ongeacht het gebruik van verschillende systemen. Of je nu werkt vanuit de salarisadministratie, het contractbeheer of de verzuimregistratie: je wilt op elk moment toegang tot de juiste gegevens zónder dubbele data in te hoeven voeren. In dit artikel lees je over de toegevoegde waarde van een document management systeem voor je complete personeelsadministratie.
Organisaties die kiezen voor centraal informatiemanagement, maken vaak hun Document Management Systeem leidend voor het beheer en de opslag van informatie en documenten. Voor personeelsdossiers heeft dit als voordeel dat je werkt vanuit één centraal platform, van waar je documenten toevoegt, aanmaakt, deelt en archiveert. Deze informatie wordt op één plek up-to-date gehouden en uitgewisseld met alle andere systemen zodat je de gegevens vervolgens overal kunt terugvinden. Zo beschik je altijd over de laatste status en verlopen HR-processen efficiënter.
Voordat we hier verder op ingaan, lees je eerst meer over het personeelsdossier en de wettelijke verplichtingen die dit met zich meebrengt voor organisaties.
Digitale personeelsdossiers, wat zijn dat?
En welke informatie staat er in een personeelsdossier?
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een up-to-date personeelsadministratie bij te houden. Digitale personeelsdossiers bevatten alle gegevens vanaf de sollicitatie tot aan uitdiensttreding van de medewerker. In de basis wordt een tweetal zaken vastgelegd, namelijk alle informatie die betrekking heeft op de groei en ontwikkeling van een medewerker als wel alle administratieve verplichtingen die daarbij komen kijken.
Verplichte gegevens in het personeelsdossier
Een aantal documenten behoren tot de verplichte inhoud van het personeelsdossier.
- Persoonlijke gegevens
- Arbeidsovereenkomst en -voorwaarden
- Functioneren & ontwikkeling
- Ziekteverzuim
- Evt. bijzonderheden
Op de website van MKB Servicedesk vind je meer details over de gegevens die in het personeelsdossier aanwezig moeten zijn.
Personeelsdossier digitaliseren
De meeste organisaties hebben hun personeelsadministratie gedigitaliseerd. Dat kan met
een document management systeem, ook wel DMS genoemd. In vergelijking met fysieke personeelsdossiers hebben digitale personeelsdossiers duidelijke voordelen:
- Altijd en overal beschikbaar
- Sneller zoeken, beter vinden
- Strikte beveiliging en archivering
- Efficiënter dankzij automatische workflows
- GDPR-proof
Samenvattend bespaart een digitaal personeelsdossier tijd-, kosten- en ruimte ten opzichte van een fysiek personeelsdossier.
De voordelen van een digitaal personeelsdossier:
Bewaartermijnen digtale personeelsdossiers
“Bewaar niet te veel gegevens en bewaar gegevens niet te lang.” Dat is wat de AVG voorschrijft over
de bewaartermijnen van personeelsdossiers. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor je de gegevens bewaart.
Met goede document management software kun je de wettelijke bewaartermijn automatiseren, zodat gegevens automatisch verwijderd of gearchiveerd worden wanneer de bewaartermijn is verlopen. Een voorbeeld is dat je sollicitatiebrieven 4 weken na dato automatisch kunt archiveren.
Hierdoor voldoe je niet alleen automatisch aan de wet- en regelgeving, maar ga je ook efficiënt om met je opslagcapaciteit.
Opslag van personeelsdossiers
Organisaties die hun Document Management Systeem leidend maken voor de opslag van personeelsdossiers kunnen werken met specifieke opslagregels. Hierbij stel je vooraf vast:
- Waar en hoe je de personeelsdossiers registreert?
- Wie welke personeelsdossiers mag inzien?
- Welke gegevens minimaal geregistreerd en opgeslagen moeten worden?
- Wie is verantwoordelijk is voor het invoeren en het bijhouden van de personeelsdossiers?
Het voordeel van het toepassen van automatische opslagregels is dat je niet alleen efficiënter werkt, maar ook het risico op fouten (bijvoorbeeld een gegevenslek) verkleint.
Digitale workflows
Naast het hanteren van regels voor het veilig bewaren en opslaan van personeelsdossiers, kun je ook andere taken, werkstromen en notificaties automatiseren met behulp van digitale workflows. Den bijvoorbeeld aan het beheren van contracten, borgen van afspraken, registreren van mutaties of
vastleggen van beoordelingen. Meer over het digitaliseren van processen met workflow management.
Koppeling DMS systeem met HRM systeem
Het feit dat je het document management systeem leidend maakt voor het beheer en de opslag van personeelsdossiers, heeft dankzij de integratiemogelijkheden geen impact op de gebruiksvriendelijkheid van je HRM systeem. Een DMS is naadloos te integreren met andere software applicaties, waardoor je je gegevens maar op één plek invoert en vervolgens overal beschikbaar hebt. Dubbel werk is voorgoed verleden tijd.
Wet bescherming persoonsgegevens
De wetgeving ten aanzien van privacy is de laatste jaren verscherpt waar het gaat om de verwerking van persoonsgegevens en het personeelsdossier. Als werkgever ben je verplicht om medewerkers te informeren over hun rechten en plichten met betrekking tot de GDPR en de wijze waarop de organisatie met hun persoonlijke gegevens omgaat.
De verwerking van persoonsgegevens kan voor een groot deel geautomatiseerd worden, zodat het ten alle tijden voldoet aan de wet- en regelgeving.
