Alles over het verplichte opleverdossier voor de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen
De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) is op 1 januari 2024 ingegaan. Deze wet verplicht betrokkenen om aantoonbaar kwaliteit te leveren, in de vorm van verplichte opleverdossiers bij oplevering. Wie is verantwoordelijk voor het opleverdossier? Welke informatie staat hierin en wat gebeurt er vervolgens met die informatie? In dit artikel lees je alles over het verplichte opleverdossier voor de Wkb.
Aansprakelijkheid
De Wkb gaat vooral het nodige veranderen voor aannemend Nederland. Waar het eerst nog zo was dat de aannemer na oplevering niet meer aansprakelijk is (tenzij het om een toerekenbaar verborgen gebrek gaat), is het onder de Wkb omgekeerd: de aannemer blijft na oplevering wel aansprakelijk voor gebreken en fouten (tenzij die niet aan hem zijn toe te rekenen).
De Wkb versterkt de positie van de opdrachtgever, het doet er voor hen immers niet meer toe of gebreken en bouwfouten worden ontdekt tijdens de oplevering. Het is aan de aannemer dat te bewijzen, voor hem wordt het oplevermoment des te belangrijker.
Wie maakt het opleverdossier?
Formeel vereist de wetgeving dat de kwaliteitsborger het opleverdossier maakt, echter is het de hoofdaannemer voor wie goede bewijslast cruciaal is om het bouwwerk op te kunnen leveren. Bouwbedrijven moeten daarom bouwprojecten goed (gaan) documenteren, om de kwaliteitsborger en opdrachtgever ervan te overtuigen dat het bouwwerk conform regelgeving gerealiseerd is en om de aansprakelijkheid te borgen.
Wat voor informatie bevat het opleverdossier?
Kort gezegd bevat het opleverdossier alle gegevens en stukken die de opdrachtgever volledig inzicht geven in de nakoming van de aannemingsovereenkomst. Hieronder vind je per fase van het bouwproject voorbeelden van documentatie die thuishoren in een opleverdossier.
Documentatie voor het bouwproject
Voorbeelden van documentatie die je voor aanvang van het bouwproject verzamelt:
- Goedgekeurde tekeningen en berekeningen van de constructeur, om aan te tonen dat de constructie van je bouwwerk veilig is.
- Berekeningen als gevolg van de voorschriften uit het bouwbesluit, zoals o.a. de juiste maatvoeringen, juiste isolatiewaarde, maximale geluidsniveaus etc.
- De aannemersovereenkomst en de algemene voorwaarden
Documentatie tijdens het bouwproject
Voorbeelden van documentatie die je tijdens de uitvoering van het bouwproject verzamelt:
- Foto’s, bijvoorbeeld om de maatvoeringen te onderbouwen
- Beschrijving van toegepaste materialen en installaties
- Beschrijving van de gebruiksfuncties van het bouwwerk
- Informatie van gecertificeerde onderaannemers
- Kwaliteitscontroles / prestatierapporten, bijvoorbeeld om aan te tonen dat de constructie veilig is, de geluidsniveaus kloppen, isolatiewaardes goed zijn etc etc.
Documentatie bij oplevering van het project
Bij de oplevering is het voor de bouwer van belang om te bewijzen dat de opdrachtgever op de hoogte is van eventuele bouwfouten of gebreken. En dat is niet altijd eenvoudig: hoe ga je als bouwer bewijzen dat de opdrachtgever bijvoorbeeld schade gezien heeft, denk aan beschadigde kozijnen? Het documenteren van de oplevering is daarom belangrijker dan ooit.
Voorbeelden van documentatie die je bij oplevering van het bouwproject verzamelt:
- foto’s / video’s van eventuele gebreken die al tijdens de oplevering bij de opdrachtgever bekend/gemeld zijn;
- een lijst waarop niet alleen de opleverpunten worden vermeld, maar ook de goedgekeurde onderdelen.
Overigens staat de Wkb toe dat de aannemer en opdrachtgever in de overeenkomst bepalen dat de verruimde aansprakelijkheid niet van toepassing is. Met uitzondering van consumenten, daarop blijft de regelgeving gewoon van toepassing.
Hoe komt de opleverdocumentatie tot stand?
Alle informatie die je voor, tijdens en na het bouwproject verzamelt, is samen input voor het opleverdossier. Het opleverdossier is een hulpmiddel om de kwaliteit zichtbaar te maken. De wetgever vereist dat de kwaliteitsborger dit dossier maakt, de input voor het bouwdossier wordt echter geleverd door de hoofdaannemer, de bouwer.
Dit doet de bouwer in samenwerking met de partijen met wie hij samenwerkt, hij beschikt immers niet zélf over alle informatie om het opleverdossier op te stellen. Als bouwer doe je er daarom verstandig aan een deel van de informatieplicht te verleggen naar bijvoorbeeld je onderaannemers en leveranciers. Maak hen verantwoordelijk voor een deel van de bewijslast, namelijk door hen na de werkzaamheden (schriftelijk) te laten verklaren dat het werk gecontroleerd én goed uitgevoerd is. Zorg dat deze informatie – en daarmee kwaliteit – een vast onderdeel van je bedrijfsproces is.
Wanneer wordt het bouwdossier overhandigd? En aan wie?
Als het bouwwerk gerealiseerd is, levert de aannemer het werk op en overhandigt een reeks schriftelijke documenten aan de opdrachtgever. Dit wordt ook wel het opleverdossier of bouwdossier genoemd. De kwaliteitsborger controleert of het bouwdossier correct is opgeleverd en overeenkomt met hetgeen is gebouwd. Tegelijkertijd ontvangt de opdrachtgever een prestatieverklaring van de kwaliteitsborger, waarin is vastgesteld dat het bouwwerk voldoet aan alle voorschriften. Het bouwdossier en de prestatieverklaring worden als digitaal dossier aangeboden aan de gemeente, die het bouwwerk bij akkoord vrijgeeft voor ingebruikname.
Digitaal documentbeheer voor het opleverdossier
Hoe zorgvuldiger je documenteert, hoe beter je kunt aantonen (bewijzen) dat je voldoet aan alle wet- en regelgeving. Daarom is een goede vastlegging van alle projectinformatie cruciaal. Een document management systeem is een laagdrempelige digitale oplossing om de gebeurtenissen op zowel de bouwplaats als op kantoor goed bij te houden. Een DMS helpt informatie te registreren, terug te vinden en veilig te verzenden naar projectleden of andere stakeholders. Ook kun je met behulp van workflows taken, acties en tijdlijnen automatiseren, waardoor je administratieve lasten vermindert en tijd bespaart. DigiOffice is naadloos aan te sluiten op bijvoorbeeld EDControls, Relatics, Solidbricks, homeDNA en 4PS. Meer over het documentbeheer voor de Wet Kwaliteitsborging.
