Een digitale workflow (werkstroom) is er om routes en taken binnen bedrijfsprocessen vast te leggen en aan te sturen. Het maakt de actuele werklast en de doorlooptijd van processen inzichtelijk. Met als uiteindelijk doel betere controle en efficiëntie. Steeds meer bedrijven maken gebruik van workflow management, voor een uiteenlopend aantal taken en/of processen. Vanuit de dagelijkse praktijk, waarin onze consultants workflows ontwerpen en inrichten voor en met bedrijven uit diverse branches, zijn een aantal ‘lessons learned’ naar voren gekomen. Basisprincipes die het traject van ontwerp, inrichting en het werken met werkstromen goed ondersteunen.
Breng processen zelf in kaart
Het eerste principe is dat een bedrijf de processen zelf in kaart brengt. Dit is erg belangrijk omdat elke organisatie eigen interne processen hanteert om allerlei doelen te realiseren. De doelen kent iedereen wel uit de operationele jaarplannen. Via welke procedures die doelen bereikt moeten worden, is meestal bekend maar in sommige gevallen enkel bij betrokken medewerkers. Documentatie is er ook niet altijd.
Verrassend vaak komt een werkgroep er tijdens het beschrijven van een proces achter dat collega’s onafhankelijk van elkaar afwijkende werkmethodes hebben. Afstemming over de gewenste werkwijze moet, zo blijkt uit ervaring, echt van afdelingen zelf komen. Als een organisatie de processen in kaart brengt, komt daar een gedetailleerde beschrijving uit voort van een eensluidende werkwijze per bedrijfsproces. Pas als er intern overeenstemming over de gewenste processen is bereikt, kunnen de consultants van IDB Groep in beeld komen voor het ontwerp en de inrichting van workflows.
Koppel aan elk proces taken en proceseigenaar
Het tweede principe is dat aan elk proces een actieve proceseigenaar is gekoppeld die bepaalde taken heeft. Eén van die taken is dat consultant en proceseigenaar beoordelen hoe een specifiek proces met DigiOffice is te optimaliseren. Samen stellen zij een procesbeschrijving op die de basis vormt voor de inrichting van het werkstroomproces in DigiOffice. Ze testen en leveren het daarna gezamenlijk op aan de werkgroep(en). De proceseigenaar zorgt voor de interne documentatie, instructie en uitleg aan zijn collega’s.
Na oplevering stoppen de verantwoordelijkheden voor een proceseigenaar niet. Zijn nieuwe taak is het bewaken en toetsen van het proces aan veranderende omstandigheden zoals wet- en regelgeving of de interne bedrijfsstructuur. Een andere verantwoordelijkheid is erop toezien dat bestaande en nieuwe medewerkers binnen het proces zo efficiënt mogelijk werken. Ten slotte neemt hij het initiatief om – indien nodig – het proces aan te passen en dit door de consultant te laten veranderen in de workflow.
Train medewerkers in nieuwe werkwijze
Derde en laatste principe is het trainen van betrokken medewerkers in de nieuwe manier van werken. Hoewel de inhoud van hun werkzaamheden en taken in veel gevallen onveranderd is, krijgen zij taken nu automatisch toebedeeld. Het is belangrijk om hen op te leiden in hoe ze zo efficiënt mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden voor taakafhandeling in DigiOffice. Tijdens de training moet daarom ruimte zijn voor de praktische en inhoudelijke uitvoering van een werkstroomtaak in het proces, maar ook aandacht besteed worden aan de rol die iedere collega in het proces heeft om het uiteindelijk doel te bereiken. Trainen begint niet pas op het moment dat de werkstroom is opgeleverd, maar start door mensen vanaf dag één te betrekken bij de visie achter het automatiseren van workflow.
Meer leren over digitale workflows? In dit artikel lees je 5 voorbeelden van proces automatisering.
