Bedrijfsprocessen optimaliseren: 5 tips voor het beste resultaat.

Voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen zijn diverse aanpakken mogelijk. Welke aanpak wordt gehanteerd, hangt af van verschillende factoren, zoals: de aard van de beslissing om processen te optimaliseren, de bedrijfsgrootte en de organisatiecultuur. Toch zijn er een aantal tips die in elke situatie gelden. Die tips willen we in dit blog graag aan je meegeven!

Wat levert het optimaliseren van bedrijfsprocessen op?

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen heeft een positieve invloed op meerdere vlakken. Een aantal concrete voordelen zijn:

  • De kwaliteit van het eindresultaat wordt verbeterd.
  • Doorlooptijd wordt verminderd, waardoor het product of de dienst sneller geleverd wordt.
  • Onnodige kosten door bijvoorbeeld het herhalen van handelingen, kunnen worden geëlimineerd.

Procesoptimalisatie zorgt overigens niet alleen voor resultaten die direct zichtbaar zijn, maar heeft (indirect) ook impact op de bedrijfsomgeving. Denk bijvoorbeeld aan je concurrentiepositie die sterker wordt doordat je bedrijf kwalitatief betere producten/diensten levert, of de klanttevredenheid die omhoog schiet door enorm snelle levering.

Verkrijg eerst inzicht in je processen om een valse start te voorkomen

Naast het behalen van deze voordelen, heb je waarschijnlijk voor ogen om een aantal gesignaleerde knelpunten uit te schakelen. Starten met het aanbrengen van verbeteringen is echter één van de grootste valkuilen bij procesoptimalisatie. De eerste vraag is dus: heb je inzicht in je processen?

Eén van de theorieën die je daarbij kan helpen is Value Stream Mapping. Door een waarde toe te kennen aan elke activiteit, verkrijg je inzicht in de huidige situatie en kom je erachter waar ruimte is voor verbetering. Door deze methode toe te passen, krijg je inzicht in de kosten die wachttijd met zich meebrengt en de verhouding van activiteiten die waardetoevoegend en niet-waardetoevoegend zijn.

In alle enthousiasme worden er overigens al snel teveel verbeteringsactiviteiten in één keer aangepakt. Het gevaar dat hierin schuilt, is dat verbeteringen maar half worden doorgevoerd en uiteindelijk verdwijnen in een doofpot. Focus is daarom belangrijk.

Het belang van duidelijke taken en deadlines

“Maar wat is hier dan precies mijn taak in?” hoor je een medewerker zeggen. Dit is één van de tekenen van rolonduidelijkheid; een bottleneck als het gaat om het verbeteren van processen. Zolang betrokkenen niet weten waar hun verantwoordelijkheid ligt (of hoever dit reikt) en wanneer iets van hen verwacht wordt, heeft dit een negatieve invloed op de doorlooptijd van een proces. Bekijk kritisch of de taken en deadlines voor iedereen duidelijk zijn.

Stel een proceseigenaar aan

Voortbordurend op heldere verantwoordelijkheden, is het zaak om iemand de verantwoordelijkheid  te geven over procesverbetering. In de praktijk bestaat er nog wel eens verwarring over proceseigenaarschap en procesmanagement. Wat procesverbetering betreft, is een proceseigenaar specifiek verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een proces. Daarin geeft hij invulling aan de eisen en randvoorwaarden van een proces, en ziet hij erop toe dat resultaten geëvalueerd worden. Van belang is dus om de juiste persoon hier de verantwoordelijkheid voor te geven.

De juiste mindset als succesfactor: verbetering is een continu proces

In bijna iedere organisatie zijn er werknemers die veranderingen proberen tegen te houden. In zekere zin is dat nodig voor een gezonde balans tussen progressie en het behouden van het goede, maar bij het optimaliseren van processen kan deze groep nog wel eens een uitdaging vormen. Onder het motto van “We hebben het altijd al zo gedaan!”, bijten zij zich vast in het oude. Verbetering werkt echter niet optimaal (of zelfs helemaal niet) wanneer de juiste mindset ontbreekt. In die mindset staat centraal dat verbetering een gezamenlijk gedragen verantwoordelijkheid én continu proces is. Aan het management de taak om deze mindset in de bedrijfscultuur te borgen.

Bedrijfsprocessen optimaliseren begint bij up-to-date informatie

Ten slotte kunnen we niet om het belang van informatie heen. Processen bestaan immers uit informatie. Daarom is het zaak om informatie niet alleen op overdrachtsgebied in kaart te brengen, maar ook om eens kritisch naar de inhoudelijke kant te kijken. Hierdoor kom je tot inzichten die wachttijden verkorten en herhaling voorkomen. Denk bijvoorbeeld eens aan de gevolgen die informatie met zich meebrengt wanneer het niet up-to-date is.

Als het gaat om informatiestromen en procesverbetering, is er nog veel meer te zeggen. In onze whitepaper gaan we in op diverse concrete informatiestromen die je kunnen helpen bij het optimaliseren van je processen.

Lees de whitepaper hier.

Deel dit blog

DMS: Steunpilaar in bedrijfsprocessen

Benieuwd wat kunt doen om bedrijfsprocessen te optimaliseren?

De voordelen en noodzaak van een DMS in dit verhelderende whitepaper.
Download hier onze whitepaper

Gerelateerde blogs

Wet kwaliteitsborging uitgesteld

Wet kwaliteitsborging uitgesteld

De Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (WKB) is uitgesteld. Dit geeft bouwbedrijven extra tijd om de vastlegging van informatie goed te organiseren. De nieuwe inwerkingtredingsdatum wordt vóór de zomer van 2020 bekend gemaakt.

Lees meer

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00