Bewaartermijnen organiseren met document management

Hoelang is een onderneming verplicht om documenten te bewaren? En, wat zijn de wettelijke bewaartermijnen voor welk document? In een bedrijf is vandaag de dag zóveel informatie in omloop en voor elk document gelden weer andere regels. Het is dan ook niet eenvoudig om door de bomen het bos te blijven zien. Tenzij… je de bewaartermijn automatiseert met behulp van een document management systeem. Hoe dat werkt, lees je in dit blog.

Bewaartermijn administratie

Organisaties hebben een administratieplicht. Dat wil zeggen dat je alsorganisatie verplicht bent om een goede administratie bij te houden. Dat betekent aan de ene kant dat je sommige gegevens voor een bepaalde termijn moet bewaren, aan de andere kant mag je die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. De termijn die hierop van kracht is, heet een bewaartermijn.

Een wettelijke bewaartermijn geeft aan hoe lang je gegevens minimaal moet en maximaal mag bewaren. Wijk je hier als organisatie van af, bijvoorbeeld door gegevens vroegtijdig te verwijderen of langer dan noodzakelijk te bewaren, dan kun je daar sancties voor krijgen van de overheid.

De wettelijke bewaartermijn hangt af van het type document. Voor financiële gegevens gelden andere regels dan voor persoonsgegevens. De bewaartermijn van een document gaat pas in vanaf het moment dat deze niet meer relevant is. Een goed voorbeeld is een arbeidsovereenkomst waarvan de bewaartermijn ingaat in op het moment dat het contract beëindigd is, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding. Voor sommige documenten is het wettelijk verplicht om naast de digitale versie ook de papieren versie te bewaren.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Op persoonsgegevens is de AVG, oftewel de Algemene Verordening Gegevensbescherming, van toepassing. De AVG stelt geen concrete bewaartermijn vast voor persoonsgegevens, dit bepalen organisaties zelf afhankelijk van het doel waarvoor gegevens zijn verzameld of worden gebruikt. Wel zijn er richtlijnen, afhankelijk van de relatie die je met de persoon hebt: gaat het om een klant, medewerker of sollicitant?

Bewaartermijn gegevens klanten

Voor de persoonsgegevens van klanten geldt dat de bewaartermijn zo kort als mogelijk moet zijn. Sommige gegevens heb je nu eenmaal nodig, bijvoorbeeld om een bestelling op de juiste plaats af te leveren. Deze heb je na verloop van tijd echter niet meer nodig en dan moet je de gegevens verwijderen. Omdat het niet eenduidig is wat de exacte bewaartermijn is, hebben veel brancheverenigingen richtlijnen opgesteld. Zo kunnen webwinkels gegevens van klanten bewaren zolang de wettelijke garantietermijn nog van toepassing is.

Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om sommige gegevens uit het personeelsdossier te bewaren. Hoe lang dat moet, is afhankelijk van het doel waarvoor je de gegevens bewaart. Alle gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bewaar je na uitdiensttreding nog 7 jaar. Een identiteitsbewijs mag je 5 jaar na het beëindigen van het dienstverband al verwijderen. Gegevens uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, verwijder je over het algemeen uiterlijk 2 jaar na uitdiensttreding.

Dit geldt voor:

documenten over het functionerings- en beoordelingsgesprekken;
arbeidsovereenkomsten en -voorwaarden;
correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag;
getuigschriften en nevenfuncties;
verzuimgegevens.

Met behulp van een DMS kun je de bewaartermijnen van je digitale personeelsdossiers automatiseren. Zo heb je geen omkijken meer naar de verschillende regelgeving voor de diverse documenten uit het personeelsdossier.

Gegevens van sollicitanten

Bij sollicitanten gelden weer andere regels. Deze gegevens moet je binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderen. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant mag je de gegevens een jaar bewaren. Voor uitzend- en bemiddelingsbureaus geldt dat zij de gegevens binnen twee jaar ná de laatste werkdag van iemand moeten verwijderen.

Bewaartermijn belastingdienst

De belastingdienst stelt strenge eisen aan de bewaartermijnen voor je administratie. De volgende gegevens moet je 7 jaar bewaren:

het grootboek;
de debiteuren- en crediteurenadministratie;
de voorraadadministratie;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie.

Soms gelden langere bewaartermijnen bijvoorbeeld als je elektronische diensten levert of bij een aftrek van de voorbelasting op onroerende zaken. In deze gevallen is de bewaartermijn 10 jaar (Bron: Hoe lang moet u uw administratie bewaren – Belastingdienst).

Er staan strenge sancties op het niet voldoen aan de bewaarplicht. De belastingdienst kan dan immers geen goede inspectie van de boekhouding uitvoeren.

Sommige bedrijven hebben afwijkende afspraken met de belastingdienst over de bewaartermijn. Ook maakt de belastingdienst soms afspraken met ondernemingen over de vorm en het detailniveau van een registratie. Concreet voorbeeld is dat een winkel afspreekt dat ze alleen de dagtotalen bewaren en niet de omzet per kassa. Dergelijke afspraken worden altijd schriftelijk vastgelegd. Daarnaast kun je voor andere overheidsinstellingen alsnog te maken hebben met een bewaartermijn van 7 jaar.

Hoe werkt een DMS bij het automatiseren van bewaartermijnen?

Met een document management systeem kun je de wettelijke bewaartermijn automatiseren, zodat gegevens automatisch verwijderd of gearchiveerd worden wanneer de bewaartermijn is verlopen.

Hierdoor voldoe je niet alleen automatisch aan de wet- en regelgeving, maar ga je ook efficiënt om met je opslagcapaciteit.

Een praktijkvoorbeeld:

Stel je eens voor, je bent op zoek naar een dossier van een bedrijf dat klant is geweest. De wetgeving verplicht je de gegevens (gedeeltelijk) na 7 jaar te verwijderen (bewaartermijn in verband met de administratieplicht). Hoe krijg je de juiste gegevens boven water en verzamel je alle data die betrekking hebben op de bewaartermijn? Je weet niet meer exact waar en hoe je het dossier hebt opgeslagen.

Met een document management systeem kun je op verschillende manieren zoeken. Bijvoorbeeld op organisatienaam, naam van de contactpersoon, klantnummer, projectmanager, periode of andere kenmerken waarmee je het dossier (automatisch) hebt gelabeld.

Met behulp van digitale workflows kun je er zelfs voor zorgen dat deze dossiers na een bepaalde periode automatisch worden vernietigd, zodat je ze helemaal niet meer handmatig hoeft op te zoeken!

DigiOffice zorgt er voor dat een dossier of document na het aflopen van de bewaartermijn automatisch worden gearchiveerd of vernietigd. Met behulp van workflow management kan het dossier of een document eerst ter beoordeling worden aangeboden.

Bron: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens