Contractmanagement, wat is het en waarom is het belangrijk?

Wat is het doel van contractmanagement ?

Contractmanagement heeft als doel te sturen op een optimale samenwerking, zodat je als organisatie de kwaliteit krijgt die je toekomt. Je hebt binnen een organisatie immers te maken met grote hoeveelheid contracten: hoe houd je het overzicht? Wie houdt bij welke contracten er worden afgesloten? Hoe voorkom je overlap, zoals dubbele inkoop? Hoe weet je zeker of de afspraken nageleefd worden? En… wie signaleert wanneer een contract afloopt, zodat je deze tijdig kunt verlengen of opzeggen? 

Al deze vraagstukken hebben betrekking op het effectief en efficiënt beheren van contracten. Centraal, zodat de juiste personen inzicht hebben in de juiste documenten. In dit artikel lees je alles over contractmanagement, contractbeheer en wat dit oplevert voor je organisatie.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement heeft betrekking op het proces van het beheren van contracten gedurende hun levenscyclus, vanaf de onderhandeling en ondertekening tot het beheer en de vernieuwing of beëindiging van het contract. Het omvat activiteiten zoals contractonderhandeling, het bijhouden van belangrijke data en deadlines, het monitoren van prestaties en naleving, het beheren van risico’s en het oplossen van eventuele geschillen die kunnen ontstaan.

Het doel van contractmanagement is ervoor te zorgen dat de contracten op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de afgesproken voorwaarden worden nagekomen, waardoor risico’s worden verminderd, geschillen worden geminimaliseerd en de algehele efficiëntie wordt verbeterd.

Contractmanagement wordt vaak ondersteund door software om het proces te automatiseren en te stroomlijnen en de samenwerking en communicatie tussen belanghebbenden die betrokken zijn bij het contractmanagementproces te faciliteren. Contractmanagement draait om het opstellen, uitvoeren, evalueren én vastleggen van afspraken met leveranciers. Het heeft als doel te sturen op een optimale samenwerking tussen alle partijen.

Een optimale samenwerking is gebaat bij heldere afspraken over onder andere:

• Wie waarvoor verantwoordelijk is;
• wie welke verplichtingen aangaat;
• welke procedures er gelden;
• en welke voorwaarden / tarieven gelden.

Contractmanagement raakt de hele organisatie, en gaat verder dan het documenteren van duidelijke afspraken. In de meeste gevallen maakt contractmanagement onderdeel uit van het inkoopbeleid en verkoopbeleid, dat is ondergebracht in processen en systemen. Hierdoor weten alle medewerkers in de organisatie precies tot waar hun verantwoordelijkheden reiken en kunnen zij hun werk effectief en efficiënt ten uitvoer brengen.

Wat is het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer?

Contractmanagement heeft betrekking op de hele organisatie en omvat het proces van begin tot eind. Contractbeheer is ‘slechts’ een onderdeel van contractmanagement en faciliteert het (administratieve) proces door het creëren van inzicht door overzicht.

Contractbeheer gaat over het beheren van de contracten met leveranciers, waarbij je op elk moment wilt kunnen zien welke afspraken er met wie gelden. Daarbij wil je (op tijd!) weten wanneer welk contract afloopt, omdat je wilt voorsorteren op eventuele voortzetting of beëindiging van de afspraken.

Waarom is contractmanagement belangrijk?

Naarmate een organisatie groeit, worden er meer contracten afgesloten door steeds meer personen. Zonder contract management software raakt het overzicht snel kwijt. Gebrek aan grip veroorzaakt in de regel inefficiëntie en onnodige kosten en risico’s

• Kostenbeheersing: Het effectief beheren van contracten kan helpen bij het beheersen van de kosten van de organisatie. Door middel van contractmanagement kan er bijvoorbeeld beter worden onderhandeld over de voorwaarden en prijzen van leveranciers, en kunnen contracten worden beëindigd wanneer ze niet meer relevant zijn.

• Risicobeheersing: Door het beheer van contracten kan de organisatie de risico’s die gepaard gaan met contracten beter beheren. Contractmanagement helpt bijvoorbeeld bij het identificeren van contracten met hoge risico’s en het monitoren van de naleving van de voorwaarden van deze contracten.

• Relatiebeheer: Contractmanagement helpt bij het onderhouden van goede relaties met leveranciers en andere partners. Door het effectief beheren van contracten kan de organisatie zorgen voor een goede samenwerking met leveranciers en partners.

• Prestatiebeheer: Contractmanagement helpt bij het monitoren van de prestaties van leveranciers en partners. Door middel van contractmanagement kunnen prestatie-indicatoren worden vastgesteld en kunnen de prestaties van leveranciers en partners worden geëvalueerd.

• Compliance: Contractmanagement helpt bij het naleven van wet- en regelgeving. Door het effectief beheren van contracten kan de organisatie zorgen dat contracten voldoen aan de wet- en regelgeving en kunnen eventuele risico’s op het gebied van compliance worden geïdentificeerd en beheerst.

Voorbeelden van contractmanagement zijn:

• Leverancierscontracten: Het beheren van contracten met leveranciers om ervoor te zorgen dat de leveranciers producten of diensten leveren in overeenstemming met de afgesproken voorwaarden en deadlines.

• Servicecontracten: Het beheren van contracten met dienstverleners om ervoor te zorgen dat de dienstverleners de overeengekomen diensten leveren en dat de prestaties voldoen aan de afgesproken KPI’s.

• Arbeidscontracten: Het beheren van contracten met werknemers om ervoor te zorgen dat de werknemers in overeenstemming met de afgesproken voorwaarden werken en dat hun prestaties voldoen aan de afgesproken KPI’s.

• Huurcontracten: Door het beheren van huurcontracten zorg je ervoor dat huurders de huur betalen en dat het gehuurde object in goede staat wordt gehouden.

• Onderhoudscontracten: Door het actief beheren van contracten voor onderhoud en reparatie van apparatuur of eigendommen, zorg je ervoor dat het onderhoud tijdig wordt uitgevoerd en dat de apparatuur of eigendommen in goede staat blijven.

• IT-contracten: Het beheren van contracten voor IT-diensten en -producten om ervoor te zorgen dat de IT-dienstverleners de overeengekomen diensten leveren en dat de IT-producten voldoen aan de afgesproken specificaties en deadlines.

Welke verschillende fase kent contractmanagement?

Contractmanagement kent 6 verschillende fase dit zijn de verschillende stappen die nodig zijn om een contract gedurende zijn levenscyclus effectief te beheren. De processen omvatten het opstellen van het contract, de onderhandelingen, de ondertekening, het uitvoeren van het contract, het monitoren van de prestaties en het afsluiten van het contract. Elk proces heeft zijn eigen uitdagingen en vereist specifieke vaardigheden en tools om succesvol te zijn. Door elk van deze processen effectief te beheren, kan een organisatie ervoor zorgen dat contracten worden nageleefd, risico’s worden beheerd en relaties met leveranciers en partners worden onderhouden.

De lifecycle van contractmanagement

Contractinitiatie: Het proces van het bepalen van de contractvereisten en het identificeren van de belanghebbenden. Dit omvat het opstellen van een projectvoorstel, het ontwikkelen van een contractbeheerplan en het identificeren van de belanghebbenden.

Contractcreatie: Het proces van het opstellen en onderhandelen van het contract. Dit omvat het opstellen van de contractdocumenten, het definiëren van de voorwaarden en het onderhandelen over de voorwaarden.

Contractuitvoering: Het proces van het uitvoeren van het contract. Dit omvat het monitoren van de prestaties van elke partij, het bijhouden van belangrijke data en deadlines, het oplossen van eventuele problemen of geschillen en het beheren van wijzigingen in de contractvoorwaarden.

Contractafsluiting: Het proces van het afronden van het contract. Dit omvat het verifiëren dat alle taken zijn voltooid, het afhandelen van eventuele openstaande vorderingen of betalingen, het opstellen van de eindrapportage en het beëindigen van het contract.

Contractwijziging: Het proces van het beheren van wijzigingen in het contract. Dit omvat het identificeren van de behoefte aan wijzigingen, het voorstellen van wijzigingen, het onderhandelen over de wijzigingen en het implementeren van de wijzigingen.

Contractvernieuwing: Het proces van het verlengen of beëindigen van het contract. Dit omvat het evalueren van de prestaties van het contract, het bepalen of het contract moet worden verlengd of beëindigd en het onderhandelen over de verlenging of beëindiging van het contract.

Wat is het voordeel van contractmanagement?

Wie contractmanagement goed organiseert, profiteert al snel van de voordelen. Al vanaf het allereerste moment dat je aan de slag gaat, creëer je meer overzicht en ervaar je welke winst daar in de meeste gevallen te behalen is, namelijk:

1. Contractmanagement  geeft inzicht door overzicht

Of je nu zoekt op het type document, de naam van de relatie of de contactpersoon binnen de organisatie, je wilt bij elk contactmoment snel de juiste informatie bij de hand hebben. Of het nu gaat om een offerte, een memo, e-mailcorrespondentie, bijlagen, het contract of de algemene voorwaarden: alles is altijd en overal beschikbaar.

Met een document management systeem beheer je je contracten op één centrale plek. Op basis van metadata kun je uitgebreide zoekopdrachten en selecties samenstellen. Zo heb je altijd inzicht in de lopende afspraken, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat!

2. Contractmanagement verbetert kwaliteit van dienstverlening

Er is een contract afgesloten, hoe zorg je ervoor dat deze oplevert wat het moet opleveren? Goed contractmanagement is essentieel voor de kwaliteitsbewaking. Je uitdaging leveranciers voortdurend om zich te verbeteren en te presteren inzake je inkoop. Datzelfde geldt voor collega’s waar het gaat om het tevreden stellen van klanten. Zo krijg je meer grip op de kwaliteit van diensten en/of producten die je ontvangt en levert.

3. Contractmanagement voorkomt stilzwijgende verlenging

Tijdens het registreren van de contracten kun je specifieke tijdsintervallen aangeven waarop jij of je collega’s automatisch een taak krijgen toegewezen.. Je ontvangt dan een notificatie per email. Dit organiseer je met workflow management. Deze workflow, ook wel werkstroom genoemd, zorgt ervoor dat er geen stap overgeslagen of vergeten wordt. Stilzwijgende verlenging kan dan in principe niet meer voorkomen.

4. Contractmanagement ondersteunt relatiebeheer

Contractmanagement draait in essentie om een goede relatie, als voedingsbodem voor een optimale samenwerking. Relatiebeheer heeft een centrale rol binnen de document management oplossing van DigiOffice. Het CRM beschikt over alle functionaliteiten om het klant- en leverancierscontract te optimaliseren. Voorbeelden zijn up-to-date gegevens, alle informatie in één overzicht en alle documenten automatisch in de juiste professionele huisstijl.

5. Contractmanagement waarborgt veilig beheer

Je wilt dat je juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie, zonder het risico te lopen dat gevoelige informatie voor iedereen toegankelijk is. Met DigiOffice kun je de toegang van documenten met beveiligingsregels regelen. Je bepaalt zelf wie, wat, waar mag inzien. Dat kan per document wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen.

Wat zijn de gevolgen van het niet inzetten van contractmanagement?

Het niet inzetten van contractmanagement kan verschillende negatieve gevolgen hebben voor een organisatie, waaronder:

• Verlies van controle: Zonder contractmanagement is het moeilijk om te weten welke contracten er lopen, wat de inhoud ervan is en wat de status ervan is. Hierdoor kan de organisatie de controle verliezen over haar contractuele verplichtingen.

• Onverwachte kosten: Zonder contractmanagement kunnen contracten verlopen zonder dat de organisatie dit opmerkt. Dit kan leiden tot onverwachte kosten, zoals automatische contractverlengingen of boetes wegens het niet naleven van de voorwaarden.

• Gemiste kansen: Het niet inzetten van contractmanagement kan leiden tot het missen van kansen voor nieuwe contracten of deals.

• Juridische geschillen: Als de organisatie geen overzicht heeft van haar contracten, kan dit leiden tot juridische geschillen en zelfs tot rechtszaken.

• Verminderde efficiëntie: Als er geen contractmanagement plaatsvindt, kunnen processen inefficiënt worden en kunnen taken vertraagd worden.

• Imago schade: Het niet inzetten van contractmanagement kan een negatief imago van de organisatie veroorzaken bij partners, klanten en andere belanghebbenden.

Kortom, het niet inzetten van contractmanagement kan leiden tot aanzienlijke risico’s voor een organisatie en kan haar vermogen om contractuele verplichtingen na te komen en kansen te benutten belemmeren.

Samengevat

• Lopende contracten worden per ongeluk niet op tijd verlengd of beëindigd
• Er is geen overzicht van lopende contracten én bijbehorende kosten
• Er wordt veel tijd besteed aan het zoeken naar de juiste informatie
• Het onopzettelijk dubbel afsluiten van contracten, denk aan licenties
• Er is geen goede documentbeveiliging, informatie kan in verkeerde handen komen
• Contracten zijn niet digitaal óf centraal beschikbaar

Al met al kunnen de (verborgen) kosten als gevolg van inefficiënt contractmanagement en contractbeheer snel in de papieren lopen. En dat terwijl het proces redelijk eenvoudig te administreren en automatiseren is door middel van een document management systeem.

Hoe organiseer je contractmanagement?

Een document management systeem (DMS) kan helpen bij het efficiënt en effectief beheren van contracten, inclusief het proces van het plaatsen van een digitale handtekening. Een digitale handtekening is een elektronische methode om een rechtsgeldige handtekening te plaatsen onder een contract of document. Met behulp van een digitale handtekening kunnen partijen een contract ondertekenen zonder fysieke documenten af te drukken, te ondertekenen en terug te sturen.

DigiOffice biedt je alles wat nodig is om slim, snel en veilig digitaal (samen) te werken en je bedrijfsvoering te optimaliseren: in één gebruiksvriendelijke oplossing.

Download de brochure

Workflows

Document management systemen (DMS) biedt workflows die kun je gebruiken om het proces van het beheren van contractdocumenten verder te stroomlijnen. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je workflows kunt gebruiken bij contractmanagement:

• Goedkeuringsworkflows kun je gebruiken om het proces van het goedkeuren van contractdocumenten te automatiseren. Deze workflows kunnen worden geconfigureerd om bepaalde personen of functies te betrekken en kunnen worden gebruikt om de doorlooptijd van het goedkeuringsproces te verkorten.

• Herinneringsworkflows kun je gebruiken om contractmanagers en andere betrokken partijen op de hoogte te houden van belangrijke datums en deadlines in het contractbeheerproces. Dit helpt ervoor te zorgen dat er geen belangrijke stappen worden overgeslagen en vermindert het risico op contractbreuken.

• Taakworkflows kun je gebruiken om taken toe te wijzen aan specifieke personen of functies en deze taken automatisch te volgen en te rapporteren. Dit verhoogt de transparantie van het contractbeheerproces en zorgt ervoor dat al je taken voltooid binnen de gestelde termijnen.

• Distributieworkflows kun je gebruiken om contractdocumenten automatisch te distribueren naar betrokken partijen, zoals interne teams, klanten of leveranciers. Dit verhoogt de efficiëntie van het proces en vermindert de kans op fouten en misverstanden.

• Retentie workflow is een proces waarbij contract, documenten of gegevens worden beoordeeld en geëvalueerd om te beslissen of ze moeten worden bewaard of verwijderd. Het doel van een retentie workflow is om ervoor te zorgen dat organisaties voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en -privacy, en dat overbodige of verouderde documenten worden verwijderd om de opslagkosten te beperken. Een retentie workflow begint meestal met het bepalen van de relevante wet- en regelgeving en de specifieke bewaartermijnen voor de verschillende soorten documenten. Vervolgens worden de documenten of gegevens geïdentificeerd die aan deze criteria voldoen. Deze documenten worden dan geëvalueerd om te bepalen of ze nog steeds relevant zijn en moeten worden bewaard, of dat ze veilig kunnen worden verwijderd.

Digitale handtekening

Een digitale handtekening is een elektronische methode om een rechtsgeldige handtekening te plaatsen onder een contract of document. Met behulp van een digitale handtekening kunnen partijen een contract ondertekenen zonder fysieke documenten af te drukken, te ondertekenen en terug te sturen.

Een digitale handtekening is wettelijk bindend en voldoet aan de vereisten voor een handtekening zoals die zijn vastgelegd in de meeste wetten en regelgevingen over de hele wereld. Een digitale handtekening is een unieke digitale code die is gekoppeld aan de persoon die het document ondertekent. Dit kan worden gedaan door middel van verschillende technologieën, zoals een elektronische handtekening of een digitale certificering.

Het gebruik van digitale handtekeningen kan voordelen bieden bij contractbeheer. Het kan bijvoorbeeld tijd en kosten besparen doordat documenten digitaal kunnen worden ondertekend en doorgestuurd zonder dat ze fysiek hoeven te worden verstuurd. Bovendien kan het zorgen voor meer veiligheid en nauwkeurigheid, omdat het moeilijk is om een digitale handtekening te vervalsen en het proces automatisch kan worden gecontroleerd en opgeslagen in een digitaal archief.

Over het algemeen kan het gebruik van digitale handtekeningen een belangrijke bijdrage leveren aan het efficiënter en effectiever beheren van contracten. Het kan helpen om processen te stroomlijnen, kosten te besparen en zorgen voor meer veiligheid en nauwkeurigheid.

Eenvoudig contracten opstellen in de juiste huisstijl

DigiOffice Huisstijl biedt een handige oplossing voor het automatisch opstellen van contracten met tekstblokken en de juiste huisstijl. Dit betekent dat je niet langer handmatig contracten hoeft op te stellen en tijd kunt besparen. Door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde tekstblokken, wordt het risico op fouten geminimaliseerd en kun je contracten sneller en efficiënter opstellen. Bovendien zorgt de automatische toepassing van de juiste huisstijl, zoals kleuren en logo’s, voor een professionele uitstraling van je contracten.

Relatiebeheer

Met DigiOffice relatiebeheer kunnen eenvoudig contactgegevens zoals naam, adres en andere contactinformatie aan contracten kunnen worden toegevoegd. Het CRM van DigiOffice biedt nog meer voordelen zo, kun je contracten eenvoudig terugvinden op basis van de naam van een organisatie of een contactpersoon Met DigiOffice’s relatiebeheer kunnen organisaties het beheer van contracten en klantrelaties stroomlijnen en vereenvoudigen. Dit kan resulteren in een efficiënter contractmanagementproces.

Wat levert contract management software op?

Het effectief beheren van contracten via contractmanagement biedt verschillende voordelen voor organisaties. Allereerst kan het helpen bij het maximaliseren van waarde uit contracten. Daarnaast kan het de risico’s minimaliseren en de contractuele prestaties verbeteren. Bovendien draagt het bij aan het verhogen van transparantie en efficiëntie. Het gebruik van technologie, zoals een document management systeem, kan het proces verder optimaliseren en bijdragen aan betere resultaten. Bovendien kan contractmanagement helpen bij het verminderen van kosten en het verbeteren van klantrelaties.