Contractmanagement, wat is het en waarom is het belangrijk?

En hoe richt je het zo efficiënt mogelijk in?

Contractmanagement heeft als doel te sturen op een optimale samenwerking, zodat je als organisatie de kwaliteit krijgt die je toekomt. Je hebt binnen een organisatie immers te maken met grote hoeveelheid contracten: hoe houd je het overzicht? Wie houdt bij welke contracten er worden afgesloten? Hoe voorkom je overlap, zoals dubbele inkoop? Hoe weet je zeker of de afspraken nageleefd worden? En… wie signaleert wanneer een contract afloopt, zodat je deze tijdig kunt verlengen of opzeggen? 

Al deze vraagstukken hebben betrekking op het effectief en efficiënt beheren van contracten. Centraal, zodat de juiste personen inzicht hebben in de juiste documenten. In dit artikel lees je alles over contractmanagement, contractbeheer en wat dit oplevert voor je organisatie.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement draait om het opstellen, uitvoeren, evalueren én vastleggen van afspraken met leveranciers. Het heeft als doel te sturen op een optimale samenwerking tussen alle partijen.

Een optimale samenwerking is gebaat bij heldere afspraken over onder andere:

  • Wie waarvoor verantwoordelijk is;
  • wie welke verplichtingen aangaat;
  • welke procedures er gelden;
  • en welke voorwaarden / tarieven gelden.

Contractmanagement raakt de hele organisatie, en gaat verder dan het documenteren van duidelijke afspraken. In de meeste gevallen maakt contractmanagement onderdeel uit van het inkoopbeleid en verkoopbeleid, dat is ondergebracht in processen en systemen. Hierdoor weten alle medewerkers in de organisatie precies tot waar hun verantwoordelijkheden reiken en kunnen zij hun werk effectief en efficiënt ten uitvoer brengen.

Wat is het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer?

Contractmanagement heeft betrekking op de hele organisatie en omvat het proces van begin tot eind. Contractbeheer is ‘slechts’ een onderdeel van contractmanagement en faciliteert het (administratieve) proces door het creëren van inzicht door overzicht.

Contractbeheer gaat over het beheren van de contracten met leveranciers, waarbij je op elk moment wilt kunnen zien welke afspraken er met wie gelden. Daarbij wil je (op tijd!) weten wanneer welk contract afloopt, omdat je wilt voorsorteren op eventuele voortzetting of beëindiging van de afspraken.

Waarom is contractmanagement belangrijk?

Naarmate een organisatie groeit, worden er steeds meer contracten afgesloten door steeds meer personen. Zonder contract management software raakt het overzicht snel kwijt. Gebrek aan grip veroorzaakt in de regel inefficiëntie en onnodige kosten.

  • Lopende contracten worden per ongeluk niet op tijd verlengd of beëindigd
  • Er is geen overzicht van lopende contracten én bijbehorende kosten
  • Er wordt veel tijd besteed aan het zoeken naar de juiste informatie
  • Het onopzettelijk dubbel afsluiten van contracten, denk aan licenties
  • Er is geen goede documentbeveiliging, informatie kan in verkeerde handen komen
  • Contracten zijn niet digitaal óf centraal beschikbaar

Al met al kunnen de (verborgen) kosten als gevolg van inefficiënt contractmanagement en contractbeheer snel in de papieren lopen. En dat terwijl het proces redelijk eenvoudig te administreren en automatiseren is door middel van een document management systeem.

contractmanagement

Wat is het voordeel van contractmanagement?

Wie contractmanagement goed organiseert, profiteert al snel van de voordelen. Al vanaf het allereerste moment dat je aan de slag gaat, creëer je meer overzicht en ervaar je welke winst daar in de meeste gevallen te behalen is, namelijk:

1. Contractmanagement  geeft inzicht door overzicht

Of je nu zoekt op het type document, de naam van de relatie of de contactpersoon binnen de organisatie, je wilt bij elk contactmoment snel de juiste informatie bij de hand hebben. Of het nu gaat om een offerte, een memo, e-mailcorrespondentie, bijlagen, het contract of de algemene voorwaarden: alles is altijd en overal beschikbaar.

Met een document management systeem beheer je je contracten op één centrale plek, en kun je op basis van metadata uitgebreide zoekopdrachten en selecties samenstellen. Zo heb je altijd inzicht in de lopende afspraken, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat!

2. Contractmanagement verbetert kwaliteit van dienstverlening

Er is een contract afgesloten, hoe zorg je ervoor dat deze oplevert wat het moet opleveren? Goed contractmanagement is essentieel voor de kwaliteitsbewaking. Ten aanzien van je inkoop worden leveranciers continue uitgedaagd zich te verbeteren en te presteren en datzelfde geldt voor collega’s waar het gaat om het tevreden stellen van klanten. Zo krijg je meer grip op de kwaliteit van diensten en/of producten die je ontvangt en levert.

3. Contractmanagement voorkomt stilzwijgende verlenging

Tijdens het registreren van de contracten kun je specifieke tijdsintervallen aangeven waarop  automatisch een taak toegewezen wordt aan jou, of je collega’s. Je ontvangt dan een notificatie per email. Dit organiseer je met workflow management. Deze workflow, ook wel werkstroom genoemd, zorgt ervoor dat er geen stap overgeslagen of vergeten wordt. Stilzwijgende verlenging kan dan in principe niet meer voorkomen.

4. Contractmanagement ondersteunt relatiebeheer

Contractmanagement draait in essentie om een goede relatie, als voedingsbodem voor een optimale samenwerking. Relatiebeheer heeft een centrale rol binnen de document management oplossing van DigiOffice. Het CRM beschikt over alle functionaliteiten om het klant- en leverancierscontract te optimaliseren. Voorbeelden zijn up-to-date gegevens, alle informatie in één overzicht en alle documenten automatisch in de juiste professionele huisstijl.

5. Contractmanagement waarborgt veilig beheer

Je wilt dat je juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie, zonder het risico te lopen dat gevoelige informatie voor iedereen toegankelijk is. Met DigiOffice kun je de toegang van documenten met beveiligingsregels regelen. Je bepaalt zelf wie, wat, waar mag inzien. Dat kan per document wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen.

Hoe organiseer je contractmanagement?

Een document management systeem (DMS) digitaliseert het contractmanagement proces. Daarbij zijn de volgende vraagstukken van belang:

  • Waar en hoe registreer je de contracten?
  • Welke gegevens worden minimaal geregistreerd en opgeslagen?
  • Wie is verantwoordelijk voor het invoeren en het bijhouden van de contracten?
  • Wie (welke rol) krijgt toegang tot welke informatie?
  • Welke taken en herinneringen wil je onderbrengen in een workflow?
  • Welke koppelingen met andere systemen zijn wenselijk?

Wat levert contract management software op?

Contractmanagement en contractbeheer is in de meeste gevallen ondergebracht in processen en systemen. De inzet van contract management software draagt bij aan effectief en efficiënt beheer van contracten. DigiOffice contractbeheer bekijkt dit vanuit een breder perspectief, namelijk dat de voordelen van contract beheer zijn weggelegd voor álle documenten met behulp van een DMS. Een document management systeem (DMS) is breder dan contract management software en digitaliseert beide informatieprocessen, onder meer door workflow management en CRM relatiebeheer. Dit geeft medewerkers inzicht in hun verantwoordelijkheden en ondersteunt hen deze zo goed mogelijk te dragen.

Deel dit blog

Meer over de ROI van een Document Management Systeem?

Een DMS bespaart uw organisatie veel tijd, geld en ruimte.
En dat is nog maar een greep uit de voordelen.

Benieuwd hoe een DMS bijdraagt?

Gerelateerde blogs

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00