Document management is een noodzaak voor de digitalisering van informatie. De digitalisering heeft topprioriteit bij bedrijven en waar dat nog niet zo was brengt COVID-19 digitaal zakendoen alsnog in een stroomversnelling: elk bedrijf is nu een digitaal bedrijf, met informatie als belangrijkste wapen.
Ten minste, daar waar informatie een integraal onderdeel uitmaakt van de organisatie. Zodat de informatie voor de juiste personen, op élk moment en vanaf élke locatie beschikbaar is. En dát is waar document management relevant wordt.
Wat is digitalisering?
Digitalisering vormt een onderdeel van de digitale transformatie. Digitalisering staat voor het digitaal maken van informatiestromen én bedrijfsprocessen. Met als grote voordeel dat je veel méér informatie kunt opslaan, opvragen, vergelijken en terugvinden. Op deze manier kun je efficiënter en effectiever werken, en ben je in staat klanten gerichter te bedienen. In dit artikel schreven we over de grootste uitdagingen bij een digitale informatie.
Het belang van digitalisering voor de toekomst
“De digitalisering biedt nieuwe manieren voor organisaties om zich te verbinden met hun doelgroep gedurende de hele customer journey, op een manier die de productiviteit verbetert en de kosten beheerst.” zegt Arie Sterrenburg Directeur Consultancy van de IDB Groep.
En dat dat van levensbelang kan zijn, laat de Corona crisis zien. De digitalisering houdt op de korte termijn onze economie grotendeels draaiende en zorgt op de lange termijn voor innovatie en technologische vernieuwing. Digitalisering is zelfs een kwestie van “do or die” blijkt uit een rapport van Gartner.
In veel organisaties stond digitalisering al hoog op de agenda, en waar dat niet zo was heeft nu een wake-up-call plaatsgevonden. De coronacrisis dwingt ons tot gedragsverandering, en lijkt de ontwikkeling van nieuwe (digitale) oplossingen te versnellen.
Digitalisering bepalend voor ‘het nieuwe normaal’
De digitalisering neemt onmiskenbaar een bepalende positie in in het nieuwe normaal. De toekomst laat zich moeilijk voorspellen, maar het zou kunnen dan de maatschappelijke veranderingen door het virus wel eens fundamenteler kunnen zijn dan we nu denken. Wat is bijvoorbeeld de invloed van de pandemie op het nieuwe reizen? Hoe komen we in de toekomst samen, bezoeken we nog wel events en op welke manier? Op welke manier evolueert thuiswerken zich?
Het coronavirus dwingt ons nieuwe manieren van werken te adopteren. Digitaal ondernemen, werken en samenwerken wordt hierdoor steeds belangrijker en speelt een essentiële rol in het nieuwe normaal.
Technologie belangrijke enabler digitalisering
Bijna 30% van de bestuurders in het bedrijfsleven ziet de huidige technologie in de organisatie als grote barrière bij de uitvoering van een digitale transformatie . Dat is niet gek: als informatie, jouw belangrijkste asset, vast zit in verouderde systemen, dan mis je de mogelijkheden van moderne technologische oplossingen.
Het simpelweg digitaliseren van informatie schiet namelijk te kort, je wilt dat informatie een integraal onderdeel uitmaakt van de organisatie. Zodat de informatie voor de juiste personen, op élk moment en vanaf élke locatie beschikbaar is. En dát is waar document management relevant wordt.
Optimaal digitaal zakendoen dankzij document management
Echter, digitaliseren gaat verder dan het simpelweg digitaliseren van informatie: pas waar informatie een integraal onderdeel uitmaakt van de organisatie, vervallen de fysieke barrières. Omdat de informatie dan op élk moment en vanaf élke locatie beschikbaar is, voor de juiste personen. Dat is waar document management om draait. Je brengt je huidige bedrijfsprocessen in kaart, om deze vervolgens te stroomlijnen met behulp van een modern DMS systeem.
Barrières voor digitalisering
Andere barrières die de bestuurders ervaren volgens Gartner:
- Het krijgen en inzetten van de juiste mensen die verstand van zaken hebben (56%)
- De benodigde investeringen (40%)
- Het meekrijgen van de organisatie (38%).
Natuurlijk is er meer voor nodig dan alleen technologie om de digitalisering te laten slagen. Digitalisering is een verandering die de hele organisatie raakt, het kiezen van de juiste technologie is slechts een onderdeel. Bovenstaande barrières die bestuurders ervaren zijn logisch, toont recent onderzoek aan. Daaruit bleek dat het grootste deel van het verschil in marktwaarde van bedrijven door digitalisering niet verklaard wordt door investeringen in IT-kapitaal, maar door het investeren in niet tastbare vernieuwingen, zoals managementvaardigheden en IT-vaardigheden van gebruikers.
De digitalisering van informatie: waar begin je?
De uitvoering van een digitale transformatie neemt in veel organisaties jaren in beslag. Dit is dan ook niet terug te brengen in een eenvoudig stappenplan. Echter zijn er wel duidelijke ‘transformatieversnellers’ aan te wijzen, waarmee je als organisatie sneller successen kunt boeken.
Aan de slag met digitalisering
- Het belangrijkste, te allen tijde, is de organisatie te betrekken. Medewerkers, klanten en alle andere stakeholders die de voortgang beïnvloeden.
- Maak een roadmap (‘game plan’). Met duidelijke doelen, overwinningsstrategie en spelregels voor alle spelers die mee doen. Voer interne campagne en maak duidelijk hoe iedereen zijn of haar steentje kan bijdragen.
- Vind promotors. Wie steunen de digitale transformatie 100%? Wie is enthousiast -en ligt goed bij zijn collega’s? Vind in een vroeg stadium ambassadeurs die anderen in beweging kunnen brengen. Geef hen een voortrekkersrol in het verandertraject.
Zorg ook voor integraal document management en behoud voorsprong in de markt
Organisaties van de toekomst geven prioriteit aan de digitale transformatie en investeren in moderne technologieën om dit te ondersteunen. Een toekomstbestendige document management systeem zorgt er voor dat het overzicht in de toenemende informatiestromen kan worden behouden. Dat is essentieel voor het transformeren van bedrijfsprocessen, zodat jouw organisatie naadloos aansluit op de behoeften van de klant.
