… die ervoor zorgen dat bedrijven investeren in een DMS
De laatste maanden van het jaar 2021 zijn aangebroken. Het was het jaar waarin de adoptie van nieuwe technologieën een hoogtepunt bereikte: nooit eerder werd er zo veel digitaal gewerkt en zo intensief gebruik gemaakt van digitale hulpmiddelen. Dit betekent dat de hoeveelheid informatie in bedrijven groeit: wereldwijd minstens 59% per jaar, voorspelt Gartner. Dat maakt big data één van de belangrijkste ontwikkelingen voor bedrijven, die zich beraden op een toekomstbestendige digitale strategie. Eén waarin documentmanagement niet kan achterblijven. Waarom niet? Ontdek het, en blik met ons vooruit naar de digitale trends voor 2022.
Digitale trend 1. Data, data en nog eens data. Data is overal.
Een sterke marktpositie is afhankelijk van de kwaliteit en snelheid van informatie. De markt is in beweging, net als de behoeften van de klant. Inzicht in die behoeften, valt of staat met een goede informatievoorziening. Niet hoeveel informatie, maar wat je ermee doet bepaalt de snelheid waarmee je vooruitgang boekt. En dat betekent dat je het kaf van het koren moet kunnen scheiden. Hoe? Door een strategie te ontwikkelen waarmee je alleen de meest relevante inzichten tot je neemt, en je beslissingen baseert op de laatste actualiteiten.
Digitale trend 2. Schaarste op de arbeidsmarkt groeit
Het is hét thema van volgend jaar: een tekort aan goede mensen. De ontwikkelingen in 2021 zetten zich volgend jaar voort: de werkeloosheid daalt, minder mensen wisselen van baan en de aanbod neemt af. Terwijl de vraag toeneemt, werkgevers zitten met hun handen in het haar. Dat betekent enerzijds dat het bestaande personeel zo effectief mogelijk ingezet dient te worden, door automatisering toe te passen waar mogelijk. En anderzijds dat werkgevers tegemoet moeten komen aan de veranderende behoeften van medewerkers. Bijvoorbeeld de behoefte om flexibel te werken, anywhere en anytime. En dat betekent dat digitaal werken een blijvertje is:
Digitale trend 3. Digitaal werken is een blijvertje
Omdat het talrijke voordelen met zich meebrengt, voor ons welzijn, het milieu en de portemonnee.
Digitale trend 4. Duurzaamheid doorbreekt status quo
De hoeveelheid data mag in 2021 dan een groeispurt doorgemaakt hebben, ook het bewustzijn rondom duurzaamheid explodeerde. En laten die twee nu hand in hand gaan…want data is niet alleen een groeiende (verborgen) kostenpost qua opslag en beheer, het slurpt ook energie en veroorzaakt een flinke CO2 footprint. Niet voor niets gaan er binnen de overheid zelfs stemmen op om belasting te heffen op het bezit van data. Een DMS strategie levert een belangrijke bijdrage aan de reductie van irrelevante, en dus milieubelastende, data en zorg je tegelijkertijd voor veilige opslag van data die je wél gebruikt.
Digitale trend 5. Cybersecurity vergroot digitale weerbaarheid
Waar de hoeveelheid data groeit en ook de afhankelijkheid van die data toeneemt, neemt de kwetsbaarheid van ondernemingen ook toe. Digitale hacks en datalekken zijn aan de orde van de dag en de impact kan enorm in de papieren lopen. Daarom wordt cybersecurity door IT professionals als topprioriteit beschouwd (IT trendsonderzoek 2020 door Supply Value), en ook vanuit de overheid komt er steeds meer aandacht voor om burgers en bedrijven te beschermen.
5 digitale trends waardoor DMS strategie steeds belangrijker wordt
5 trends, 5 redenen die ervoor zorgen dat bedrijven het hoofd buigen over een toekomstbestendige DMS strategie. Deze ontwikkelingen laten zien waarom effectief informatiebeheer al lang geen luxe meer is, maar noodzaak.
De uitdagingen waarmee organisaties kampen, zoals digitale beschikbaarheid van informatie, de kwaliteit, de snelheid en de beveiliging van informatie, groeien naarmate de hoeveelheid informatie toeneemt. Heb je nu al wel eens moeite met het terugvinden van de juiste dossiers? Denk je eens in wat er gebeurt als de hoeveelheid informatie in je bedrijf verdubbelt…
Doelstellingen van een DMS strategie
Een DMS strategie kan bijdragen aan de volgende doelstellingen
- Resultaten verhogen dankzij betere strategische beslissingen
- Risico’s beheersen, bijv. het risico op een hack of datalek
- Compliance realiseren, aan steeds veranderende wet- en regelgeving
- Efficiëntie vergroten, als gevolg van schaars personeel
- Kosten verlagen, groeiende hoeveelheid data betekent groeiende kostenpost voor het beheren en beschermen van die data.
Een DMS: Strategie of software?
Het één kan niet zonder het ander, een systeem is slechts een systeem, het is de strategie die leidend is voor hoe het systeem wordt ingericht. De strategie geeft antwoord op de wijze waarop de organisatie met informatie omgaat, onder meer:
- Op welke manier verzamel je informatie?
- Hoe stroomt de informatie door de organisatie?
- Wie heeft er toegang tot welke informatie?
- Hoe blijf je compliant aan de wet- en regelgeving?
- Wat is het beleid ten aanzien van de privacy?
- Waar wordt de informatie opgeslagen? En voor hoe lang?
- Hoe wordt informatie beveiligd?
- Wie is voor welke informatie verantwoordelijk?
Zowel binnen als buiten de organisatie groeit de aandacht voor deze vraagstukken. Niet alleen vanwege de kosten die een steeds groter deel van het (IT)budget bevatten, maar ook vanwege de risico’s die ontstaan wanneer er niet goed met de data omgegaan wordt.
