Artikel 4 uit de serie ‘Hoe selecteer ik het beste Document Management Systeem voor mijn organisatie?’
Je wilt de DMS selectie op een zo efficiënt mogelijke manier organiseren. Hoe voorkom je dat het selectietraject te veel tijd van te veel mensen in beslag neemt, zonder dat het tot een resultaat naar tevredenheid leidt? Hieronder vind je een aantal spelregels die je helpen de leveranciersselectie (‘pitch’) in goede banen te leiden.
Selectie DMS
Wat is een leverancierspitch?
Een pitch kan een onderdeel van een selectietraject zijn wanneer de organisatie met meer dan één aanbieder wil kennismaken voor een eventuele samenwerking. Er worden dan meerdere partijen uitgenodigd om zich voor te stellen en hun visie te delen op de beste aanpak voor de opdrachtgever.
Organiseer een succesvol kennismakingstraject in 10 stappen
(1) Zorg voor een goede voorbereiding
Na je wekenlang verdiept te hebben in informatie over verschillende DMS systemen, is het tijd om de leveranciers uit te nodigen. Belangrijk hier is een weloverwogen voorselectie te maken. Doe dit samen met de belangrijkste stakeholders, zoals het management. Het is van belang hen nauw te betrekken bij het selectieproces. Door hen vooraf goed te informeren over de ROI van een DMS en de pitch goed te begeleiden, wordt de impact vanaf het begin goed duidelijk. Neem hen mee in je afwegingen: welke aanbieder viel positief op in je orientatietraject en waarom?
(2) Houd de procedure eenvoudig
Met de veelvoud aan DMS-systemen die vandaag de dag op de markt verkrijgbaar zijn, is de DMS selectie een omvangrijke klus. Je wilt een goede afweging maken, samen met je collega’s. Aan de andere kant hebben jullie niet oneindig veel tijd beschikbaar, daarom wil je de kennismaking met verschillende aanbieders efficiënt organiseren. Maak het niet te ingewikkeld: een uitgebreide selectie is geen garantie voor een passende keuze. En met een eenvoudige procedure maak je niet minder kans op een resultaat waar iedereen blij van wordt. Beperk daarom de shortlist, beperk het aantal strategische vragen, houdt het aantal rondes kort en beperk de doorlooptijd van het selectietraject.
(3) Bepaal je wensen en eisen
Om je shortlist te beperken moet je eerst goed weten wat je zoekt. Leg op voorhand de DMS selectiecriteria vast. Wat zoek je in een DMS pakket? En wat zoek je in een DMS leverancier? Zet samen met de andere (interne) stakeholders de plussen en minnen op een rij en maak een onderverdeling qua prioriteiten. Stel op basis van het programma van eisen een shortlist op van 3 tot maximaal 5 aanbieders.
(4) Stel een duidelijke briefing op
Nu de verwachtingen helder zijn, kun je een briefing opstellen voor de leveranciers die je uitnodigt voor een kennismaking. Neem daar in de volgende informatie op:
- Bedrijfsactiviteiten van jouw organisatie (Business model canvas)
- Waarom is jouw organisatie op zoek naar een DMS? Met welk doel?
- Deel je requirements, bijvoorbeeld in de vorm van je Programma van Eisen
- Welke vragen zou je tijdens de kennismaking beantwoord willen zien?
- Hoe ziet selectieprocedure eruit? Wat zijn de vervolgstappen?
Dit zorgt er voor dat zowel de aanwezige collega’s als wel de leverancier hun tijd nuttig besteden. Hoe meer informatie je prijsgeeft, hoe relevanter de leverancier voor de dag kan komen en hoe meer antwoorden de kennismaking oplevert voor de organisatie.
(5) Vraag input van je collega’s
Deel de selectiecriteria’s met alle betrokken collega’s en vraag hen elke leverancier te beoordelen. Elk leverancier krijgt van iedereen die betrokken is bij de keuze een score voor elk criterium. Je kunt er ook voor kiezen een bepaalde weging toe te voegen. Misschien vind je het bijvoorbeeld randvoorwaardelijk dat er een ‘culturele fit’ is tussen jouw organisatie en de leverancier. Dan kun je die zwaarder meenemen in je eindoordeel. De beoordeling hoeft niet leidend te zijn, maar vormt vaak wel goed instrument voor kwalitatieve discussie.
(6) Maak het interactief
Een goed voorstel is altijd het resultaat van een intensieve samenwerking tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Bouw daarom voldoende ruimte in tijdens de kennismaking voor een gesprek. Vraag hen bijvoorbeeld hoe de implementatie in zijn werk gaat, wat mag je voor begeleiding verwachten? Zijn er trainingen? Wie kun je bellen voor extra support? En wat gebeurt er met evt. specifieke wensen? Bespreek wat zij voor jou kunnen betekenen en op welke manier zij helpen de implementatie succesvol te maken. Zorg ook dat er na de kennismaking nog ruimte is voor (informeel) contact, zodat de opdrachtgever over alle informatie beschikt om met een passend voorstel te komen.
(7) Beoordeel het potentieel
Een veelvoorkomende valkuil bij de DMS selectie is om een leverancier alleen te beoordelen op het voorstel voor jouw organisatie, terwijl daar juist vaak ruimte is voor overleg. Beoordeel daarom op potentie, en kijk verder dan alleen het voorstel. Heb je bijvoorbeeld een klik met de leverancier? Denk je goed te kunnen samenwerken met deze partij?
(8) Bezoek een referentie
Twijfelen jullie na de kennismaking nog? Vraag om een referentiebezoek. Tijdens een referentiebezoek kom je in gesprek met één van de bestaande klanten van de organisatie die je voor ogen hebt. Vaak is dit een bedrijf in een herkenbare context, zodat het inzicht kan geven in de gebruikerservaringen van het systeem en de leverancier. Een leverancier kan je nog zoveel meenemen in de mogelijkheden, maar een klantbezoek geeft vaak toch een bredere kijk op de situatie.
(9) Geef feedback
Wees na de kennismakingsgesprekken eerlijk tegen de leveranciers waar je niet voor gekozen hebt en geef feedback. Zij hebben zich hard ingespannen om een goed voorstel te maken voor jouw organisatie. Dat verdient openheid van zaken, zodat zij er iets van kunnen leren voor de toekomst.
(10) Maak een contract
Wanneer je een lange-termijn relatie aangaat met de DMS-leverancier van jouw keuze, zorg er dan voor dat de afspraken vastgelegd worden: doel, projectfasering, in-scope en out-of-scope, benodigde resources, timeline.
Bonustip: Win onafhankelijk advies in
Er zijn organisaties die het DMS selectietraject laten begeleiden door een (onafhankelijke) externe consultant. Op basis van hun ervaring met document management systemen kunnen zij de organisatie adviseren in de beste oplossing. Daarnaast zorgen zij er voor dat het selectietraject kwalitatief goed verloopt én efficiënt georganiseerd wordt. Dit zijn mensen die beschikken over een schat aan informatie en de juiste vragen weten te stellen in het belang van jouw organisatie.
Een leverancierspitch geeft je inzicht in wat de aanbieders te bieden hebben. Hun visie op de beste aanpak voor jouw organisatie kan leiden tot nieuwe oplossingen waaraan je anders niet gedacht zou hebben. Zo kan een review op het huidige document management leiden tot besparingsmogelijkheden, automatiseringskansen, of advies over hoe je jouw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren. Maar denk ook aan succesverhalen van anderen, die vaak leerzame lessen voor jouw organisatie bevatten. Al met al geeft een selectietraject vaak voldoende stof tot verbetering!
Meer over de selectie van een document management systeem?
Nederland telt inmiddels meer dan 200 verschillende aanbieders, hoe vind je de beste oplossing? Lees ook de andere artikelen uit de serie DMS Selectie:
- Artikel 1: Een document management systeem: een overtuigende business case?
- Artikel 2: Vijf vragen die elke organisatie stelt bij de selectie van een DMS
- Artikel 3: Zó maak je een Programma van Eisen voor een DMS
Of download direct de DMS Selectie Toolbox en ontvang diverse tools die je helpen de selectiefase goed te organiseren.
