Een document management systeem: een overtuigende business case?

Artikel 1 uit de serie ‘Hoe selecteer ik het beste Document Management Systeem voor mijn organisatie?’

Elke dag, elk uur en elke seconde groeit de hoeveelheid informatie. Organisaties die deze informatie het beste in het voordeel van de klant inzetten, hebben de toekomst. Hoe kan een Document Management Systeem hier aan bijdragen? In deze serie artikelen lees je hoe de selectie van een document management systeem er aan toe gaat. In dit eerste artikel lees je wat de toegenomen populariteit van DMS systemen verklaart en hoe je een overtuigende business case maakt voor jouw organisatie.

Selectie Document Management Systeem

Wat kan document management bijdragen aan het succes van jouw organisatie en hoe zorg jij voor een overtuigende business case? In het kort is dit waar document management om draait: het zorgt er voor dat alle informatie op het juiste moment bij de juiste persoon beschikbaar is. Altijd en overal. Document management zorgt voor het efficiënt inrichten en beheren van (digitale) documenten en informatie.

De software voorziet in één centrale bron voor informatie en beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie in je organisatie. Of het nu gaat om de documenten zelf, of de specificaties van de documenten: door middel van de metadata in het DMS heb je jouw opgeslagen documenten in no-time bij de hand. Zo baseert jouw organisatie zich op één waarheid en kun je je klanten in de toekomst beter van dienst zijn.

Kosten-baten analyse DMS: is het de investering waard?

Om af te wegen of een Document Management Systeem de investering waard is voor een organisatie, kun je een kosten-baten analyse maken. Het grofweg bepalen van de ROI begint door de volgende vragen te beantwoorden:

Kosten (zonder DMS):

• Hoeveel medewerkers in de organisatie werken dagelijks met documenten?
• Hoeveel tijd is er gemoeid met het zoeken naar de juiste documenten?
• En hoeveel inspanning kost het bij elkaar zoeken van informatie uit verschillende mappen of bronnen, bijvoorbeeld alle correspondentie rondom één bepaald project of klant?
• Hoe vaak wordt informatie onderling bij collega’s uitgevraagd, bijvoorbeeld omdat het niet goed opgeslagen is op een gedeelde (shared) server?
• Hoe vaak is er onduidelijkheid over welke versie de juiste -of meest actuele- is?
• Hoeveel documenten worden er elke dag bewerkt, opgeslagen en gedeeld? Of zelfs fysiek nog geprint, ondertekend, gescand of per post verzonden?
• En wat wordt er besteed aan print- en kopieerkosten? Of arbeidskosten? Of in sommige gevallen zelfs nog de kosten voor archiefruimte?

De kosten van informatiemanagement issues worden nog vaak onderschat. Wist je dat de impact op de productiviteit nog altijd groter is dan het verliezen van een internetverbinding? Werknemers besteden gemiddeld 50% van hun tijd aan het zoeken naar informatie en 18 minuten voor het lokaliseren elk document (Gartner Research).

Om over de risico’s van inconsequent informatiemanagement nog te zwijgen…denk alleen al aan fouten of verkeerde besluitvorming door onjuiste informatie, of het lekken van vertrouwelijke data.

Aanschafkosten DMS

De hoeveelheid beschikbare informatie is enorm en groeit nog elke seconde. Voor medewerkers een hele kluif om dit in goede banen te leiden, op een manier die efficiënt en doeltreffend is. Veel bedrijven hebben dan ook baat bij een goed document management systeem en verdienen de aanschafkosten voor het DMS (software, licenties, hardware) snel terug.

Baten van een DMS:

Naast een kostenanalyse bepaal je de ROI door ook de baten op een rij te zetten:

• Hoeveel tijd kun je besparen op documentverwerking?
• Hoeveel geld kun je besparen op operationele kosten (kantoor- en arbeidskosten).
• Data kwaliteit is belangrijk voor onze organisatie

Top 3 meest gehoorde argumenten voor aanschaf van een DMS

Wat zijn de belangrijkste redenen voor organisaties om voor een DMS te kiezen? We zetten de meest gehoorde argumenten op een rij, de rest vind je in de whitepaper ‘Wat is de ROI van een DMS’ in de DMS-selectiebox.

1. Een Document Management Systeem zorgt voor tijdswinst

Er kan veel tijd opgaan aan het opbergen, archiveren, vernietigen en opzoeken van documenten. In een papier georiënteerde kantooromgeving zijn medewerkers gemiddeld 20 procent van hun tijd kwijt aan papierwerk. Dit percentage is nog hoger als documenten slecht vindbaar zijn. Met de invoering van een DMS is een grote stap naar tijdswinst gezet.

2. Een Document Management Systeem verbetert de dienstverlening

De eersten die profiteren van het gemak van een Document Management Systeem zijn de medewerkers én klanten. De medewerkers hebben snel en gemakkelijk de juiste gegevens paraat, omdat dossiers digitaal beschikbaar zijn. Zij worden niet langer onnodig belemmerd door rompslomp van papierwerk en het zoeken van informatie. Naar tevredenheid van de klanten, omdat er snel en efficiënt wordt gereageerd op hun vragen en opmerkingen.

3. Een Document Management Systeem beveiligt informatie

Met een DMS hoeft  je je geen zorgen meer te maken dat je een rondslingerend document kwijtraakt, met als gevolg dat bedrijfskritische- of privacygevoelige informatie van het bedrijf in handen komt van de verkeerde personen. Documenten zijn veilig, digitaal opgeslagen. Er kan worden ingesteld wie informatie mag inzien, verwerken of bewerken. Door digitale opslag en het afschermen van informatie is gevoelige data beveiligd.

De ROI van een DMS: de cijfers

Uiteindelijk is het rendement bepalend voor het al dan niet aanschaffen van een document
management systeem. Iedere investering moet zich rechtvaardigen met duidelijke opbrengsten,
zoals verhoogde efficiëntie, een tijdsbesparing, een soepele werkwijze, betere samenwerking,etc.
Hoewel niet altijd gemakkelijk in cijfers uit te drukken, hebben deze opbrengsten een behoorlijke
impact op de operatie en operationele kosten. Er wordt al jarenlang door veel verschillende
organisaties onderzoek gedaan naar wat een DMS oplevert. Wij hebben deze cijfers gebundeld,
je vindt deze in onze infographic. Een voorproefje:

Bekijk de hele infographic  de impact van de groeiende hoeveelheid aan informatie  voor bedrijven.