Artikel 3 uit de serie ‘Hoe selecteer ik het beste Document Management Systeem voor mijn organisatie?’
Je bent inmiddels aardig thuis in het DMS vraagstuk en hebt een aardige lijst aan mogelijke oplossingen verzameld. Het moment is daar om deze terug te brengen naar een shortlist. Hoe maak je een keuze en bepaal je met welke 2 of 3 DMS aanbieders je kennis wilt maken? Door op papier te zetten wat de eisen zijn waaraan het nieuwe DMS moet voldoen, ook wel een Programma van Eisen (PvE) genoemd.
In dit artikel
- Wat is een Programma van Eisen?
- Werk je eigen Programma van Eisen DMS uit
- Geen Programma van Eisen betekent grotere kans op falen
- Meer over de selectie van een document management systeem?
Selectie DMS
Wat is een Programma van Eisen?
Laten we bij het begin beginnen, een Programma van Eisen (PvE) is een document waarin alle inhoudelijke wensen en eisen staan die de belangrijkste stakeholders (opdrachtgever, gebruikers) aan het resultaat stellen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- functionele eisen; waartoe moet het resultaat in staat zijn, wat moet het kunnen?
- gebruikers wensen; welke wensen of eisen hebben gebruikers bij het resultaat?
- randvoorwaarden; met welke eisen moet je rekening houden (die je niet kunt veranderen).
Het voordeel van een programma van eisen is dat er naar een duidelijk resultaat toegewerkt wordt, tijdens de selectie én tijdens de realisatie. In dit proces zijn alle belangrijkste stakeholders betrokken, er kan dus geen misverstand ontstaan over wat een Document Management Systeem moet doen voor de organisatie. Klinkt logisch, alleen hoe kom je tot een PvE?
Werk je eigen Programma van Eisen DMS uit
Het Programma van Eisen is een overzicht van alle wensen en eisen van de organisatie. Vaak vormt dit het eindresultaat van de interne inventarisatie bij alle betrokkenen. In veel gevallen wordt het belang van die inventarisatie onderschat, het proces om tot een PvE te komen is namelijk minstens zo belangrijk voor een goede selectie als het document dat uiteindelijk op tafel ligt.
Hoe kom je tot een goed Programma van Eisen? Onderstaande stappen gaan in op het proces om je eigen Programma van Eisen uit te werken.
(1) Betrek de belangrijkste stakeholders
De gebruiker is van doorslaggevend belang voor het succes van een DMS. Door de juiste vragen te stellen, krijg je meer inzicht in wat een DMS kan (en moet) opleveren. Wat verwachten zij van een nieuw systeem? Wat lost het op? En wat ontbreekt er als de huidige situatie niet verandert? Het betrekken van de stakeholders zorgt ook voor extra draagvlak. De betrokkenen zijn geneigd eerder positief met de veranderingen om te gaan als zij zelf invloed hebben op de totstandkoming.
(2) Maak onderscheid tussen eisen en wensen
Zorg dat uit de gesprekken duidelijk blijkt welke eisen een ‘must-have’ zijn en welke eisen een ‘nice-to-have’ zijn. Met andere woorden, welke eisen moeten onderdeel van het resultaat uit maken om het tot een succes te bestempelen? Dat zijn de showstoppers: het project is niet eerder geslaagd dan wanneer het DMS systeem hier aan voldoet. In veel gevallen loont het om groepsverband te prioriteren, zodat er overeenstemming wordt bereikt en spreekwoordelijk de neuzen dezelfde richting uit komen te staan.
(3) Wees specifiek
Je wilt niet dat het programma van eisen vatbaar is voor eigen interpretatie, niet door je collega’s en niet door toekomstige leveranciers. Het PvE (kort voor Programma van Eisen) heeft een dubbel doel: je wilt intern de verwachtingen managen door de uitkomsten van verkenningsgesprekken terug te koppelen, met duidelijke prioritering. Daarnaast wil je het document inzetten om leveranciers een duidelijk beeld van de eisen en wensen te geven.
In beide gevallen kun je de omschrijvingen het beste zo duidelijk mogelijk formuleren. Zonder het helemaal in beton te gieten, want het zou een gemis zijn om geen gebruik te maken van de expertise van de aanbieder: zij hebben dit vaker gedaan en kennen de klassieke valkuilen. Gebruik de eerste kennismaking om meer te leren over de visie van de aanbieder, hoe kijken zij tegen jullie wensen aan? Is het haalbaar? Zitten er bijzondere wensen tussen, of wensen waarover zij een andere advies hebben?
(4) Verdiep je in de markt
Het beste PvE schrijf je als je je hebt verdiept in welke pakketten er zijn en wat ze kunnen. Als je weet wat er te koop is kun je gericht je shortlist én kennismaking met leveranciers organiseren. Ook voorkom je dat je (te)veel tijd steekt in de zoektocht naar een oplossing die niet bestaat. Marktonderzoek geeft je bovendien inzicht in de kosten en de baten.
Het beste PvE schrijf je als je je hebt verdiept in welke pakketten er zijn en wat ze kunnen. Als je weet wat er te koop is kun je gericht je shortlist én kennismaking met leveranciers organiseren. Ook voorkom je dat je (te)veel tijd steekt in de zoektocht naar een oplossing die niet bestaat. Marktonderzoek geeft je bovendien inzicht in de kosten en de baten.
Tip: gebruik het het programma van eisen voorbeeld.
Geen Programma van Eisen betekent grotere kans op falen
Eerlijk is eerlijk, het vraagt tijd om tot een goed programma van eisen te komen. Aan de andere kant is een goede voorbereiding het halve werk: projecten waar geen heldere eisen aan ten grondslag liggen draaien geregeld uit op een teleurstelling omdat het resultaat niet past bij de verwachtingen. Ook kan het vertraging opleveren, de selectiefase is er op gericht je long-list van aanbieders te verkleinen, terwijl deze zonder een helder PvE dreigt alleen maar langer te worden. Kortom; een Programma van Eisen opstellen is een cruciaal onderdeel bij het selecteren van een DMS.
Meer over de selectie van een document management systeem?
Nederland telt inmiddels meer dan 200 verschillende aanbieders, hoe vind je de beste oplossing? Lees ook de andere artikelen uit de serie DMS Selectie:
- Artikel 1: Een document management systeem: een overtuigende business case?
- Artikel 2: Vijf vragen die elke organisatie stelt bij de selectie van een DMS
- Artikel 4: 10 stappen om een succesvolle kennismaking met leveranciers te organiseren
Of download direct de DMS Selectie Toolbox en ontvang diverse tools die je helpen de selectiefase goed te organiseren.
Neem contact op via onderstaand contactformulier om direct specifieke vragen te laten beantwoorden.
