Huisstijlautomatisering: slimmer en sneller documenten maken

Je wilt van jouw organisatie een sterk merk bouwen. En daarom vind je een goede presentatie naar buiten belangrijk. Je wilt niet alleen professionele brochures en advertenties, maar je wilt ook dat je collega’s hun documenten, presentaties en e-mails in de juiste huisstijl delen. Hoe organiseer je dat? En.. wat als je meer dan één huisstijl beheert, bijvoorbeeld voor meerdere bedrijven, merken of vestigingen? Dan biedt huisstijlautomatisering uitkomst.

De huisstijl van een bedrijf bestaat uit meer onderdelen dan je logo. Het gaat om de  samenhang tussen je logo, lettertype, corpsgrootte, regelafstand, kleurgebruik en opmaak. Het totaalplaatje zorgt voor een sterk merk, waarmee je herkenbaarheid creëert in de markt.

De uitdagingen van decentraal beheer van je huisstijl

Het beheren en bewaken van de huisstijl kan een veelomvattende taak zijn voor marketing & communicatieteams. Een duidelijk huisstijlhandboek biedt lang niet altijd de garantie dat de bedrijfsidentiteit correct gehanteerd wordt. De praktijk is vaak dat wanneer je je huisstijl niet centraal organiseert én automatiseert, je daar allerlei problemen van ondervindt zoals:

  • Er rouleren documenten met oude logo’s, slogan’s of adressen;
  • communicatie vindt plaats vanuit méérdere bedrijfstakken of merken, waarbij soms vergeten wordt de juiste huisstijl te hanteren;
  • nieuwe presentaties worden samengesteld (geknipt en geplakt) uit oudere versies, waardoor foutieve of onjuiste informatie wordt overgenomen;
  • titelpagina’s worden toegevoegd en/of een staande layout wordt omgezet in een liggende layout, waarbij de bestaande huisstijl niet automatisch wordt afgestemd;
  • er worden fouten gemaakt doordat informatie (bijv. algemene voorwaarden, referentienummers, ordernummers) handmatig uit andere systemen worden overgenomen en gecommuniceerd;
  • de informatie in je standaard e-mailhandtekening past niet bij de inhoud van je e-mail, er staat een oude website, een verkeerd logo, en/of de taal klopt niet
  • Engelstalige teksten beschikken over een Nederlandse ondertekening.

En daarnaast erger je je ook aan de spel- en typfouten die je regelmatig voorbij ziet komen in de communicatie van collega’s, al realiseer je je ook dat het onmogelijk is om alle uitgaande correspondentie te checken.

Wat is huisstijlautomatisering?

Huisstijlautomatisering betekent dat je de huisstijl(en) van je organisatie centraal beheert en automatiseert, zodat het consistent doorvoeren hiervan niet afhankelijk is van de medewerkers.

Bij automatisch huisstijlbeheer implementeer je de huisstijl in de software waarmee documenten worden gemaakt, zodat je (Office 365) documenten, presentaties en e-mails automatisch voorzien worden van het juiste logo, slogan, lettertype en kleuren. Met huisstijlautomatisering ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsidentiteit altijd herkenbaar en op de juiste wijze naar buiten toe gecommuniceerd wordt.

Sjabloon Word

Eén van de meest gewaardeerde eigenschappen van DigiOffice is dat documenten kunnen worden voorzien van een standaard indeling, waarbij het adres, de datum, het referentienummer, onderwerp en de aanhef automatisch op de juiste plek komen te staan. Een soort sjabloon in Word, Powerpoint, Outlook of bijvoorbeeld Excel. Er is zelfs een mogelijkheid om standaard tekstblokken op te nemen (zie documentcreatie).

Het dynamisch samenstellen van een sjabloon of layout vindt plaats vanuit de database. Dat maakt het heel eenvoudig om wijzigingen door te voeren. Neem bijvoorbeeld het wisselen van een logo, deze kun je op één plek aanpassen om het nieuwe logo vervolgens op alle locaties terug te zien. Datzelfde geldt voor wijzigingen in telefoonnummers of adresgegevens. Dit voorkomt fouten en verkeerd gebruik van communicatie uitingen.

De voordelen van DigiOffice Huisstijlbeheer

Centraal huisstijlbeheer stelt medewerkers in staat om snel en eenvoudig documenten op te stellen. Elk document staat automatisch in de goede huisstijl, waardoor de organisatie in haar communicatie professioneel en herkenbaar naar buiten treedt. Dit geldt voor elk document, zoals een brief, offerte, factuur, rapport, presentatie, e-mail etc. en is geschikt voor Office 365 applicaties als Word, Powerpoint, Outlook en Excel.

Dit heeft als voordeel:

  • Dat het enorm veel tijd bespaart, van elke medewerker in de organisatie
  • Dat het imago van de organisatie versterkt wordt, intern en extern
  • Dat je centrale grip hebt op je huisstijl, doordat je je huisstijl op één plek beheert. Eventuele wijzigingen voer je één keer door en wordt direct verwerkt in alle documenten van de organisatie.

Het onjuist gebruik van logo’s, slogans, lettertype, kleuren, handtekeningen, talen etc. is daarmee voorgoed verleden tijd. Ook maak je automatisch gebruik van het juiste sjabloon in Word (staand of liggend), met de juiste standaard indeling, passend bij het type document (brief, offerte, etc.).

Documentcreatie

Een populaire eigenschap van DigiOffice Huisstijlbeheer is de documentcreatie. Je geeft hier een standaard indeling mee aan documenten (bijvoorbeeld een Word sjabloon). Medewerkers die een nieuw document openen, zien automatisch het adres, de datum, het referentienummer, onderwerp en de aanhef op de juiste plek staan.

Daarnaast kun je intelligente tekstblokken opnemen, waardoor medewerkers met behulp van een snelle selectie in mum van tijd de basis klaar hebben. Altijd met de meest actuele informatie en zonder type- en spellingsfouten.

  “Onze teksten zijn in een paar klikken voor 95% af. Dat komt omdat we gebruik maken van modeldocumenten met keuzemenu’s. De medewerker kiest uit verschillende varianten welke tekstblokken van toepassing zijn, vervolgens wordt alle overbodige informatie gewist. Deze teksten worden centraal beheerd.” Cees Fisser, Waternet   Meer over DigiOffice huisstijlbeheer en Waternet.  

Huisstijlbeheer geschikt voor Office 365

DigiOffice huisstijlbeheer en documentcreatie geldt voor elk document, zoals een brief, offerte, factuur, rapport, presentatie, e-mail etc. en is geschikt voor Office 365 applicaties als Word, Powerpoint, Outlook en Excel.

Heb je te maken met meerdere huisstijlen als gevolg van meerdere merken, bedrijfsonderdelen of locaties? Of werk je bij een internationale organisatie met meer dan één voertaal? Dan is het absoluut de moeite waard huisstijlautomatisering te overwegen! Lees meer over DigiOffice huisstijlbeheer en documentcreatie.

Deel dit blog

DMS: Steunpilaar in bedrijfsprocessen

De voordelen en noodzaak van een DMS in dit verhelderde whitepaper.

Gerelateerde blogs

Wet kwaliteitsborging uitgesteld

Wet kwaliteitsborging uitgesteld

De Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (WKB) is uitgesteld. Dit geeft bouwbedrijven extra tijd om de vastlegging van informatie goed te organiseren. De nieuwe inwerkingtredingsdatum wordt vóór de zomer van 2020 bekend gemaakt.

Lees meer

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00