Is jouw organisatie écht klaar voor de nieuwe post-corona norm: hybride werken?
De afgelopen twee jaar hebben we de grootste digitale beproeving ooit doorstaan. Hybride werken – de combinatie tussen digitaal en fysiek en kantoor of thuis werken – vormde plotseling de nieuwe steunpilaar voor onze economie. Dat gaf veel nieuwe inzichten, in wat goed gaat en in wat beter kan (en moet) voor de toekomst. Want het post-corona tijdperk brengt nieuwe spelregels met zich mee op de arbeidsmarkt, én een hogere standaard als het gaat om de kwaliteit en snelheid van informatie. Het digitaliseren van processen is dan ook nog nooit zo belangrijk is geweest om toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden. Ben jij al klaar voor nieuwe hybride werkvormen in de toekomst?
In dit artikel
- Een geslaagde digitale beproeving… of toch niet?
- Wat betekent toekomstbestendig (hybride) werken voor de bedrijfsprocessen?
- Zó maak je hybride werken succesvol op de lange termijn
- Het voordeel van een Enterprise Document Management Systeem
- Waarom onze klanten kiezen voor proces digitalisering met DigiOffice
- Voordelen document management met DigiOffice
Een geslaagde digitale beproeving… of toch niet?
De pandemie gaf een enorme impuls aan ons technologiegebruik. We werken en vergaderen digitaal, we drinken digitaal koffie en we doen onze inkopen digitaal. Hybride werken werd en is de nieuwe norm. De maatschappij maakte een indrukwekkende leercurve door en ook het bedrijfsleven werd op de proef gesteld. Er moesten snelle keuzes gemaakt worden, in no-time werden er noodoplossingen geïntroduceerd om het bedrijf draaiende te houden. Er was veel ruimte voor creativiteit en er ontstonden nieuwe samenwerkingsvormen, zowel binnen teams als over bedrijven heen. De proef was geslaagd…
… in ieder geval op de korte termijn. Want nu we langer met de noodoplossingen werken, ontstaan er ook nieuwe uitdagingen. Denk aan een veelvoud van documenten-eilanden, versiebeheer-problemen en eigen werkmethodieken zoals documenten versturen per email en het langs elkaar heen werken van medewerkers. Veel zichtbaarder nog zijn de effecten hiervan:
- frustratie over het huidig proces,
- meer fouten,
- ontevreden klanten,
- ontevreden medewerkers,
- hoge werkdruk,
- te weinig personeel,
- en techniek die te kort schiet.
Ondanks deze uitdagingen, is inmiddels wel duidelijk dat hybride werken blijft. En dat betekent dat het tijd is voor duurzamere oplossingen om te werken op zowel kantoor als afstand. Tijd-, plaats-, en methode onafhankelijk. Ongeacht de invloed van oplaaiende besmettingscijfers, medewerkersverzuim of nieuwe lockdowns. Toekomstbestendige werken, in plaats van werken met noodoplossinge
Wat betekent toekomstbestendig (hybride) werken voor de bedrijfsprocessen?
Het betekent dat hybride werken als uitgangspunt wordt gezien, voor de totale inrichting en uitvoering van de bedrijfsprocessen. Het documentenbeheer vormt hierin een onlosmakelijk onderdeel. Net als het (volledig) digitaliseren van de processen, dat is dé manier om de kwaliteit te waarborgen, de werkdruk het hoofd te bieden, en te zorgen voor een correcte afhandeling, opvolging en voortgang van de processen.
Het digitaliseren van je processen en documentstromen heeft meer voordelen dan enkel het faciliteren van het hybride werken. De ene organisatie boekt winst op het beperken van de mobiliteit, bespaart tijd, huisvestingskosten, en verbetert het ziekteverzuim, gevolgen voor het milieu of de klanttevredenheid. Bij de andere organisatie levert de kwaliteitswinst en de gebruikerstevredenheid de extra winst op. Universeel gezien levert het een solide basis voor de digitale werknemerservaring.
Kortom, digitalisering is een middel om slimmer te ondernemen, geholpen door moderne ICT- en technologieën die handwerk vervangen. Zo maak je minder fouten, werk je efficiënter en bespaar je geld. Het helpt je te groeien: in omzet, winst, tijdsbesparing of waardering van klanten. Dankzij procesautomatisering wordt de voortgang bewaakt, waar je ook bent. Dit maakt hybride werken overzichtelijk. En medewerkers worden daar ingezet waar zij de meeste waarde toevoegen. Je voorkomt dat je een logge organisatie wordt en werkt efficiënt, wendbaar en schaalbaar. Het is dan ook niet de vraag óf het automatiseren en digitaliseren van processen gaat gebeuren, maar wanneer en waarom het nog niet gebeurd is.
Zó maak je hybride werken succesvol op de lange termijn
Om hybride werken ook op de lange termijn succesvol te organiseren, zijn een aantal zaken belangrijk om goed te regelen.
Hybride werken gaat verder dan het kiezen van een centrale opslag van documenten en/of werkplekken vanuit de cloud te realiseren. Natuurlijk zijn dit belangrijke onderdelen, maar het digitaliseren van je processen is doorslaggevend voor succes. Dat begint met één centrale omgeving, waarin je alle applicaties en bijbehorende processen samen laat komen. In diezelfde omgeving dienen alle documenten, betrokken personen, evt. dossiers en werkstromen inzichtelijk en opvraagbaar te zijn, met de juiste bevoegdheden voor iedere persoon.
Deze processen zijn voor iedere onderneming anders. Zo kunnen deze processen in een bouwbedrijf betrekking hebben op het project, de onderaannemers, de levering, de klacht, de klant en vele andere denkbare objecten. Binnen een zorginstelling gaan deze processen over de client, het dossier, de medicijnen, de behandeling, de gezinsleden en vele andere objecten. En binnen een autobedrijf werk je met objecten in de vorm van de klant, type auto, het verkoopdossier en de factuur. Kortom, het is van belang dat voor elk type onderneming of branche de processen gedigitaliseerd worden om daarmee hybride werken succesvol te maken.
Het voordeel van een Enterprise Document Management Systeem
Met DigiOffice hebben wij, gedurende de afgelopen 27 jaar, een modulair Enterprise Document Management Systeem (EDMS) ontwikkeld. Het EDMS maakt het mogelijk om alle objecten, alle werkprocessen en alle documenten onder te brengen in één systeem voor het digitaliseren van uw onderneming. Het grote voordeel van deze multidisciplinaire oplossing is dat wij, over alle branches heen, dezelfde applicatie aanbieden. Daardoor profiteer je niet alleen van de innovaties binnen je eigen branche, maar ook van de innovaties binnen alle andere branches waarmee we samenwerken en ontwikkelen. DigiOffice geeft een passend antwoord op de vragen en uitdagingen van de toekomst. Zo ook op hybride werken.
Waarom onze klanten kiezen voor proces digitalisering met DigiOffice:
- Inzicht en overzicht
- Kwaliteitsverbetering
- Efficiënter werken
- Verminderen werkdruk
- Minder fouten en faalkosten
- Kortere doorloopsnelheid
- Voortgangsbewaking van het proces
- Uniformiteit in werken
- Verhogen van de omzet
- Verhogen klanttevredenheid
- Locatie onafhankelijk werken
- Integratie met video-meetings/bellen
Voordelen document management met DigiOffice
- Digitaal werken, altijd en overal
- Makkelijk zoeken, snel vinden
- Samenwerken aan documenten
- Veilig informatie delen
- Automatische verwerking van documenten
- Minder handmatige handelingen
- Dossiervorming tijdens proces
Naast de directe voordelen van DigiOffice met betrekking tot de procesautomatisering en het document management, draagt DigiOffice ook zorg voor het ontzorgen van ICT afdeling. De nieuwe technieken zoals Microsoft Teams en SharePoint online en Office 365 brengen ook nieuwe uitdagingen met zich mee. DigiOffice omarmt die nieuwe technieken en ontzorgt de ICT afdeling op het technische beheer hiervan. Enkele voorbeelden hiervan zijn;
- AD-replicatie en automatisering
- Automatisch aanmaken van SharepointOnline opslag en Teams
- Beveiligen van alle informatie en documenten
- Toevoegen van gebruikers en groepen
In 2020 hebben we de grootste digitale beproeving ooit meegemaakt. Het heeft de aandachtspunten in de bedrijfsvoering blootgelegd, zowel in de vorm van kansen als bedreigingen. Met een steeds digitaal volwassener wordende samenleving gericht op hybride werken, worden klanten ook veeleisender ten aanzien van de kwaliteit en snelheid van onze dienstverlening.
De toekomst is dan ook aan de bedrijven die wendbaar genoeg zijn om in te spelen op de snel veranderende omgeving. En aan hen die moderne technologieën voor zich laten werken, zodat we onszelf beschikbaar houden om écht het verschil te maken in ons bedrijf en voor onze klanten.
