Productiviteit: déze winst ligt binnen handbereik
We ontvangen dagelijks een enorme hoeveelheid informatie. Dit leidt je aandacht af en heeft invloed op je productiviteit -en die van je team-. Terwijl medewerkers die zich kunnen focussen op kerntaken productiever zijn, minder stress ervaren en minder fouten maken. Voorwaarde is wel dat zij snel beschikken over actuele informatie, ongeacht plaats en tijdstip.
Productiviteitskillers & oorzaken
Bewust of onbewust, het overkomt ons allemaal: kleine afleidingen die aandacht vragen. Of grote afleidingen die je dwingen tijd en moeite te steken in verkeerde dingen. . Met als resultaat? Een werkdag die voorbij vliegt terwijl het échte werk gevoelsmatig nog gedaan moet worden. Hoe groter de herkenbaarheid van dit gevoel binnen een team, hoe meer winst er binnen handbereik ligt als je elkaar uitdaagt zorgvuldig met je tijd om te gaan.
We zetten de grootste productiviteitskillers op een rij:
1. Inefficiënt vergaderen
Vergaderen is met stipt de aanvoerder van de lijst. Het lijkt een goed idee: breng mensen met dezelfde doelstelling samen en deel ideeën. Zorg voor onderlinge afstemming en ga (al dan niet samen) aan de slag. Helaas blijkt góed vergaderen in de realiteit nog niet zo eenvoudig. Maar liefst 83% van de HR managers zegt dat een deel van de vergaderingen niet productief zijn. En 7% vindt ze ronduit onproductief! Dat komt vooral door slechte voorbereiding en gebrek aan besluitvorming .
2. (Digitale) afleidingen
Gemiddeld wordt een taak iedere 11 minuten onderbroken . Door inkomende e-mail, chats, notificaties of door een vraag van een teamlid. Vaak een belangrijke vraag, maar ook heel vaak ‘gewoon’ een vraag over waar bepaalde informatie te vinden is. Herkenbaar? Studie wijst uit dat het medewerkers 25 minuten kost om hun aandacht na het checken van hun e-mail weer volledig te richten op de taak waar zij mee bezig waren. Vermenigvuldig dat met het aantal medewerkers in je team en je hebt een indruk van de enorme impact van afleidingen voor de gemiddelde organisatie.
3. Veel papier
Wist je dat nog altijd de helft van alle digitale informatie geprint wordt? En daarvan 39% van de informatie opnieuw gedigitaliseerd wordt? Om vervolgens 80% van die informatie nooit meer te gebruiken? Er gaat veel tijd binnen teams verloren aan het zoeken, bewerken en archiveren van informatie. Over het algemeen geldt: hoe meer papier in omloop, hoe inefficiënter de organisatie
Bekijk in deze infographic wat de stormvloed aan informatie nog meer teweeg brengt in het digitale tijdperk
Hoe verhoog je de productiviteit in de organisatie?
Goed georganiseerde informatiestromen, ondersteund door een document management systeem (DMS), zijn een randvoorwaarde voor een efficiënte bedrijfsvoering. Document management software levert bewezen ROI op. Breng daarvoor wel eerst de informatiestromen in je organisatie in kaart én optimaliseer ze.
“De eerste regel van iedere technologie die in een bedrijf wordt gebruikt, is dat automatisering die wordt toegepast op een efficiënte operatie de efficiëntie zal vergroten. De tweede is dat automatisering toegepast op een inefficiënte operatie de inefficiëntie zal vergroten.
“Bill Gates, Microsoft.
De gunstige effecten van efficiënt werken
Hoe efficiënter de organisatie is ingericht, hoe hoger de productiviteit. De gunstige effecten van efficiënt werken gaan echter verder dan alleen het verhogen van de productiviteit. De ervaringen van een groep officemanagers leert dat efficiënt werken leidt tot:
Minder stress
47% van de respondenten geeft aan dat efficiënt werken helpt bij het terugdringen van stress onder werknemers.
Betere klantervaring
52% geeft aan dat goede systemen en processen leiden tot een goede klantenservice en verbetering van de klantervaring.
Meer klantenbinding
43% geeft aan dat het percentage terugkerende klanten groeit door een efficiëntere werkwijze.
Een DMS als steunpilaar voor je bedrijfsprocessen
Productiviteitswinst ligt binnen handbereik als je informatie goed en voldoende kunt delen in je organisatie. En in een fractie van seconden te vinden is. Dat betekent efficiëntere processen, minder stress voor medewerkers en hogere tevredenheid onder klanten!
In de whitepaper “DMS: steunpilaar in bedrijfsprocessen” lees je meer over het structureren van je digitale informatiestromen en op welke wijze een DMS bijdraagt aan een productievere organisatie
