De wens om alle informatie op het juiste moment bij de juiste persoon beschikbaar te stellen is actueler dan ooit. Zeker organisaties die projectmatig werken: ze ontvangen informatie, produceren informatie en delen informatie met collega’s of externe organisaties. En dat in elke fase van het project, hoe eenvoudig of ingewikkeld ook. Hoe houd je (ook als klein team) grip op al deze informatie en zorg je ervoor dat je alles moeiteloos terug kunt vinden, bewerken en delen?
Het is vaak al niet eenvoudig je eigen documenten te beheren, laat staan documenten die onderdeel uitmaken van een project omdat je daarbij intensief samenwerkt met andere projectleden (binnen en soms ook buiten de organisatie). Daar komen dan ook vraagstukken bij kijken als: Welke documenten hebben betrekking op het project? Wie zijn je teamleden en wie wat mag wat inzien? Hoe is de beveiliging geregeld? Kan ik eenvoudig aan de laatste versie werken en makkelijk een werkstroom opstarten?
Informatie en communicatie: het zijn belangrijke, misschien wel de belangrijkste, factoren voor een optimale samenwerking. In DigiOffice en Microsoft Teams komen deze factoren samen, waardoor projectteams het beste van beide werelden ervaren. In dit artikel lees je meer over de voordelen.
Video ‘projectmatig werken’
door Ralf Benschop.
DigiOffice en Teams brengen informatie en communicatie samen in één oplossing. Hoe dat werkt, dat licht Ralf toe in deze video, waarin hij laat zien wat de mogelijkheden zijn van Teams in combinatie met DigiOffice op het gebied van projectmatig werken.
Efficiënt projectmatig werken
Ervaar de flexibiliteit van Teams in combinatie met de structuur van DigiOffice
Of je nu werkzaam bent in Teams of in DigiOffice, in beide applicaties kun je over en weer gebruik maken van diens voordelen: de flexibiliteit van Teams wordt uitstekend gecombineerd met de gestructureerde document managementfuncties in DigiOffice. En dat ervaar je, de samenwerking binnen projectteams wordt geoptimaliseerd:
- Overzicht en inzicht
Vind alle informatie terug op één projectpagina en volg op elk moment de voortgang van je project dankzij inzicht in documenten, e-mails en (openstaande) acties. - Efficiënt samenwerken
Werk optimaal samen aan de meest actuele projectdocumentatie met projectleden binnen en buiten de organisatie. - Eenvoudig communiceren
Communiceer informeel (‘ff snel’) via Teams en zorg tegelijkertijd voor een goede documentatie van deze communicatie in DigiOffice. - Geautomatiseerd procesmanagement
Houdt grip op de voortgang van het project dankzij automatische werkstromen (workflows) en notificaties. - Creatie projectdocumenten
Creëer een uniforme uitstraling door documenten een standaard indeling te geven (bijvoorbeeld het logo, adres, de datum, het referentienummer, onderwerp etc.)
Voor wie nog niet bekend is met DigiOffice en Microsoft Teams, in het artikel ‘de voordelen van DigiOffice en Microsoft Teams’ lees je onder meer hoe de applicaties bijdragen aan een efficiënte uitwisseling van informatie binnen een team.
Een DMS & Projectmanagement
Zoals de video laat zien, draait een document management systeem (DMS) om het efficiënt inrichten en beheren van (digitale) documenten. Een DMS zorgt voor overzicht zodat je op elk moment de voortgang van het project kunt volgen, en ook voor de beschikbaarheid van actuele informatie. In de praktijk betekent dit dat alle (voor het project) relevante documenten, e-mails en acties eenvoudig te vinden, bewerken en delen zijn, omdat ze door middel van metadata gekoppeld zijn aan het project. Ook zie je dat je projectteam en/of stakeholders kunt toevoegen, zodat zij desgewenst op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen binnen het project.
Ook projectmatig werken met DigiOffice en Teams?
Wil je meer weten over hoe je de informatievoorziening rondom je projecten kunt optimaliseren? Bekijk ook de video versiebeheer met Microsoft Teams en DigiOffice:
Versiebeheer: altijd de meest actuele versie voor handen
Werkstromen: automatiseer je processen
Huisstijlbeheer stelt medewerkers in staat om snel en eenvoudig documenten in de juiste huisstijl op te stellen.
Informatiebeveiliging is in elke organisatie een belangrijk thema. Medewerkers moeten zonder gevaar gevoelige gegevens kunnen delen en beheren, met collega’s, projectleden en relaties buiten de organisatie.
