Ben jij één van de thuiswerkers die Nederland rijk is en ervaar je dat op afstand niet alles even soepel verloopt als op kantoor? Kun je bijvoorbeeld je documenten niet meer moeiteloos vinden of bewerken, omdat ze op afstand niet toegankelijk blijken? Of verloopt de afstemming met collega’s een stuk moeizamer dan op kantoor? Succesvol digitaal werken vereist effectieve digitale oplossingen, zoals DigiOffice en Microsoft Teams.
Hoe kun je op afstand werken zonder afstand te voelen? Dat is een vraag die werkgevers bezighoudt. Niet alleen ons sociale leven en de manier waarop we socializen is veranderd. Ook het bedrijfsleven is erdoor beïnvloed, in één klap werken wereldwijd miljoenen mensen vanuit huis.
DigiOffice is de digitale oplossing waarmee efficiënt digitaal werken mogelijk wordt. Om optimaal te kunnen samenwerken en communiceren via Teams, moet je je digitale dossiervorming op orde hebben. DigiOffice kan daarom gekoppeld worden aan Microsoft Teams, de snelst groeiende applicatie van Microsoft ooit (zie ook ‘de voordelen van DigiOffice in combinatie met Microsoft Teams’). De premium versie van Microsoft Teams is tijdelijk gratis beschikbaar. Voor iedereen, overal ter wereld. Hoe kun je daar je voordeel mee doen?
Digitaal werken met Microsoft Teams & DigiOffice
Op afstand werken zonder afstand te voelen. Werkgevers willen digitaal werken nóg beter organiseren en gaan op zoek naar digitale hulpmiddelen om hun onderneming draaiende te houden. Hoe continueer je je bedrijfsvoering op afstand en zorg je ervoor dat je de productiviteit van je teams hooghoudt?
Voor sommige bedrijven is dit een relatief nieuw vraagstuk, voor anderen business as usual. Microsoft Teams & DigiOffice zijn er op gericht digitaal werken zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren.
Video: Digitaal werken met teams
Microsoft Teams wordt ook wel een hub voor teamwork genoemd. Een digitale werkplek, waar je gewoon je dagelijkse werkzaamheden kunt uitvoeren. Weliswaar op afstand, maar te midden van je collega’s. Het aantal gebruikers van Teams groeit hard. Waaraan heeft de applicatie haar populariteit te danken? De 152 seconde durende video hieronder laat je de kracht van Teams zien.
Voordelen digitaal werken met DigiOffice en Microsoft Teams
Of je nu werkzaam bent in Teams of in DigiOffice, in beide applicaties kun je over en weer gebruik maken van diens voordelen: de flexibiliteit van Teams wordt uitstekend gecombineerd met de gestructureerde document managementfuncties in DigiOffice.
Functioneel werkt dit als volgt: met behulp van DigiOffice wordt in Teams een tab toegevoegd naar een SharePoint bibliotheek met de geregistreerde documenten, bijvoorbeeld projectdocumentatie en bijbehorende e-mailcorrespondentie. Omdat Microsoft Teams op de achtergrond gebruik maakt van SharePoint online, kan DigiOffice ook documenten opslaan in een Teams bibliotheek. Daarnaast kun je vanuit Teams documenten automatisch registeren in DigiOffice (met de SharePoint add-in). Hiervoor kan ook een extra tab in Teams worden getoond. Met DigiOffice heb je alle documenten op een overzichtelijke wijze bij elkaar.
Het gebruik van Microsoft Teams in combinatie met DigiOffice biedt het beste van beide werelden, namelijk:
- Vrijheid en creativiteit met Teams versus orde, structuur en borging met DigiOffice;
- Flexibel samenwerken aan documenten met Teams versus gestructureerd samenwerken met behulp van documentbeheer met DigiOffice;
- Informeel en ‘ff snel’ communiceren met Teams versus goede documentatie van communicatie met DigiOffice;
- Geen compliancy met Teams versus (automatisch) voldoen aan IT-governance en de wet- en regelgeving met DigiOffice.
Efficiënt digitaal samenwerken
Voor wie nog niet bekend is met DigiOffice en Microsoft Teams, dit is hoe de applicaties helpen om ook op afstand moeiteloos (samen) te werken:
Altijd & overal beschikbaar
Of je nu werkt op een computer, tablet of smartphone, Microsoft Teams is op elk device beschikbaar. Dat betekent dat je altijd en overal beschikking hebt over je teams, gesprekken en bestanden en je collega’s eenvoudig kunt vinden en bereiken.
Beter samenwerken
In Microsoft Teams werk je simpel samen aan je bestanden, doordat alle Office 365 applicaties geïntegreerd zijn, zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint etc. Je kunt bestanden eenvoudig met elkaar delen en met meerdere mensen tegelijkertijd in een bestand werken zonder conflicten te veroorzaken. Via een videogesprek kun je je scherm met één of meerdere mensen delen om bijvoorbeeld samen een Excel document te bespreken. In Teams wordt alles samengebracht in een gezamenlijke digitale werkruimte.
Virtueel vergaderen
Binnen Microsoft Teams communiceer je via chats, vergaderingen én door te (video)bellen. Op deze manier kun je alle medewerkers binnen je organisatie bereiken en met hen samenwerken. Eén op één of in een groep. Wil je dat met meerdere mensen doen, dan kun je een vergadering inplannen. Daarbij kun je ook agenda’s inzien, omdat Teams is gekoppeld aan Outlook. Ook kun je, net als in Outlook, externen uitnodigen om deel te nemen.
Notificaties inschakelen
Wil je op de hoogte blijven van wat er speelt in Microsoft Teams? Stel dan notificaties in. Je kunt verschillende soorten notificaties instellen en deze op verschillende manieren tonen. Zo kun je notificaties per e-mail ontvangen, als pop-up scherm onderin beeld of allebei. Je kunt het zelfs per kanaal instellen, zodat je zonder al te veel afleiding tóch op de hoogte blijft van wat er speelt in je belangrijkste teams of projecten.
Beveiligde data
Informatiebeveiliging is in elke organisatie een belangrijk thema. Medewerkers moeten zonder gevaar gevoelige gegevens kunnen delen en beheren. Binnen Teams is je data veilig en bepaal je zelf de deelnemers van het Team. Microsoft beschermt je gesprekken en bestanden en dankzij de integratie met alle Office applicaties is er sprake van een veilige uitwisseling van gegevens.
Microsoft Teams lanceert nieuwe functies voor thuiswerkers
Nu er massaal wordt thuisgewerkt, kondigde Microsoft recent aan Teams uit te breiden met enkele nieuwe functionaliteiten. Zo kun je achtergrondgeluiden onderdrukken met real-time geluidsreductie. Ook kun je binnenkort je hand opsteken. In een volle vergadering is het namelijk moeilijk orde te houden als iedereen zo maar begint met praten. De virtuele hand moet uitkomst gaan bieden. Deze functies worden later dit jaar toegevoegd.
Digitaal werken met DigiOffice
De wens om alle informatie op het juiste moment bij de juiste persoon beschikbaar te stellen is actueler dan ooit. Een document management systeem (DMS) draait om het efficiënt inrichten en beheren van (digitale) documenten. Een DMS doorbreekt de informatiesilo’s in de verschillende systemen en opslagplaatsen en brengt alle informatie bijeen in één centraal systeem. Voor de digitale werkers op afstand onder ons betekent dit dat je documenten, e-mails en acties eenvoudig zoekt, vindt, bewerkt en deelt, ongeacht de herkomst van het document. Met als voordeel dat jij en je collega’s moeiteloos digitaal kunnen samenwerken.
Ook slimmer digitaal werken met Teams & DigiOffice?
Wil je meer weten over Teams, DigiOffice of over hoe je digitaal werken goed kunt faciliteren als werkgever? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen je helpen Teams beschikbaar te maken voor je team en zo efficiënter en effectiever samen te werken. Volg ook onze thuiswerktips op social media.
Wil je thuiswerken met Teams en gebruik maken van de gratis Premium versie?
Of lees hier de Teams handleiding.
