Wat is een document management systeem (DMS)?

Een DMS geeft grip op al je documenten – centraal, veilig en slim geregeld.

Zelfs als de hoeveelheid informatie verdubbelt of verdrievoudigt, behoud je overzicht.

Een document management systeem, ook wel DMS genoemd, wordt steeds populairder bij bedrijven. De hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit exponentieel – elke dag, elk uur. Om deze informatie efficiënt in te richten en te beheren, maken veel bedrijven gebruik van een DMS. En dat is vaak nodig: je hebt nu soms al moeite met het terugvinden van de juiste dossiers, laat staan wanneer de data verdubbelt. Maar wat is een document management systeem precies, en hoe helpt het organisaties bij efficiënt documentbeheer?

Wat is een Document Management Systeem?

Een DMS maakt informatie veilig, centraal en altijd vindbaar.

Volgens Wikipedia:

“Een documentmanagementsysteem (DMS) is over het algemeen een opslagplaats of repository waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.”

Bij DigiOffice zien we document management breder. Het gaat niet alleen om opslag, maar om informatie beschikbaar maken – op het juiste moment, bij de juiste persoon, altijd en overal.

Een Document Management Systeem (DMS) vormt één centrale bron voor informatie en digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle documenten en informatiestromen. Dankzij metadata zijn documenten direct terug te vinden – of je nu zoekt op auteur, project, datum of status.

Verschil met andere systemen

• DMS vs. SharePoint/Teams: SharePoint en Teams bieden opslag en samenwerking, maar missen vaak automatische opslag, versiebeheer en compliance-functionaliteit. Een DMS voegt die essentiële laag toe. Lees meer over Microsoft 365 integratie

• DMS vs. CMS: een contentmanagementsysteem is gericht op publicatie (bijv. websites), een DMS op veilig en gestructureerd documentbeheer.

Uitdagingen bij document management

Wanneer is een DMS relevant? Vaak herken je dit aan signalen als:

• Je hebt het gevoel dat je niet het maximale uit je informatie haalt.
• Je moet vaak lang zoeken naar de juiste informatie.
• Documenten staan verspreid over mappen, mailboxen en systemen.
• Goedkeuringsprocessen nemen te veel tijd in beslag.
• Er worden onnodig veel faalkosten gemaakt door gebrek aan structuur

Herkenbaar? Dan is het zinvol om je in DMS software te verdiepen. Een DMS voorkomt versnippering, bespaart tijd en brengt grip terug in je processen.

De verborgen kosten van zoeken naar informatie

Volgens een onderzoek van McKinsey & Company (2012) besteden werknemers gemiddeld 1,8 uur per dag – ruim 9 uur per week – aan het zoeken en verzamelen van informatie. (bron)

Recentere cijfers versterken dit beeld: IDC rapporteert dat werknemers wekelijks meer dan 5 uur kwijt zijn aan het zoeken naar documenten – minstens een uur per werkdag. (bron)

Hoewel het McKinsey-onderzoek ouder is, is de relevantie vandaag groter dan ooit. De hoeveelheid informatie binnen organisaties is sindsdien explosief gegroeid en hybride werken maakt zoeken nog complexer. Het is dus aannemelijk dat dit tijdverlies vandaag de dag nog groter is.

Een Document Management Systeem (DMS) helpt dit probleem structureel te verkleinen. Door documenten automatisch op de juiste plek te bewaren, metadata toe te voegen en met slimme zoekfuncties te werken, win je als organisatie kostbare uren terug – elke dag opnieuw.

Hoe werkt een DMS?

Werkstromen

Het verschil tussen basis- en geavanceerde DMS’en zit vaak in de workflowfunctionaliteit.
Een krachtig DMS automatiseert processen, zoals:

• Goedkeuringsrondes.
• Toegangsbeheer per rol, team of project.
• Automatische versiebeheer en notificaties.
• Automatische opslag op de juiste plek, met juiste naamgeving en rechten

Meer weten? Lees het blog over werkstromen

Automatische dossier- en projectcreatie met e-handtekening

Een krachtig Document Management Systeem gaat verder dan alleen opslag. Het kan automatisch dossiers en projecten aanmaken zodra er nieuwe relaties, medewerkers of opdrachten zijn. Denk aan een automatisch personeelsdossier bij een nieuwe medewerker of een projectmap bij de start van een nieuw bouwproject. Alle relevante documenten worden direct gekoppeld aan het juiste dossier of project, zodat je vanaf dag één structuur hebt.

Daarnaast kun je met geïntegreerde e-handtekeningen documenten rechtsgeldig laten ondertekenen, volledig binnen je DMS. Dat scheelt tijd, verkleint fouten en maakt processen juridisch sluitend. Samen met automatische toegangsrechten per project of dossier werk je niet alleen sneller, maar ook veiliger en compliant.

Lees meer over projectbeheer en dossiervorming

Hoe ziet een workflow in een DMS eruit?

Stel je voor: een contract moet worden opgesteld, goedgekeurd en ondertekend. In een DMS verloopt dat proces stap voor stap automatisch:

1. Contractaanmaak → een medewerker start vanuit een sjabloon in de huisstijl.
2. Opslag & metadata → het document wordt automatisch opgeslagen in de juiste projectmap, met correcte naamgeving en toegangsrechten.
3. Goedkeuringsronde → het systeem stuurt automatisch notificaties naar de verantwoordelijke personen.
4. E-handtekening → na akkoord ontvangen partijen een verzoek tot digitale ondertekening, rechtsgeldig en beveiligd.
5. Archivering → na ondertekening wordt het document gearchiveerd en is altijd terug te vinden in het projectdossier.

Met zo’n workflow bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook fouten en versnippering. Je documenten volgen altijd een uniform en gecontroleerd proces.

Voordelen van een document management systeem

Waarom je niet zonder wilt (en kunt):

1. Digitaliseren van documenten

Met een DMS werk je volledig digitaal. Dat is sneller, veiliger en essentieel in de digitale transformatie.

2. Efficiënter werken

een zoektochten meer: alle informatie is direct beschikbaar. Onderzoek laat zien dat inefficiënt documentbeheer productiviteitsverlies tot 21% kan opleveren (business.com).

3. Slimmer samenwerken

Medewerkers werken realtime in dezelfde documenten en zien altijd de actuele versie. Perfect voor projectmatig werken.

4. Veilig en compliant

Een DMS verkleint risico’s op datalekken en helpt voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. GDPR). Met koppeling aan Microsoft Entra ID beheer je toegangsrechten centraal en veilig. Meer lezen? Integraties & koppelingen

5. Integratie met andere systemen

Een DMS koppelt eenvoudig met ERP, CRM of HRM. Geen dubbel werk meer: één invoer, overal up-to-date.

Soorten DMS

Cloud vs. on-premise

• Cloud: flexibel, schaalbaar, altijd beschikbaar.
• On-premise: meer controle, maar hogere beheerlast.
• SaaS-modellen combineren flexibiliteit met veiligheid.

Trend – metadata & AI
Steeds meer DMS’en gebruiken AI en metadata-gestuurd beheer om documenten automatisch te classificeren, op te slaan en te archiveren.

Hoe kies je het juiste DMS?

Het selecteren van een DMS kan overweldigend zijn: er zijn meer dan 200 aanbieders. Let o.a. op:

• Integratie met Microsoft 365 en andere systemen.
• Automatiseringsmogelijkheden (workflows, lifecycle).
• Beveiliging en compliance (ISO, GDPR, Entra ID).
• Gebruiksgemak voor medewerkers.
• Schaalbaarheid en toekomstbestendigheid.

In de reeks artikelen ‘Hoe selecteer ik het beste Document Management Systeem voor mijn organisatie?’ lees je alles over het selectietraject en de voorbereidingen die je daarvoor kunt treffen:

Tip: stel een Programma van Eisen op en vraag leveranciers om praktijkvoorbeelden.