Wat is een document management systeem (DMS)?

Een document management systeem geeft grip op data

zelfs als de hoeveelheid informatie verdubbelt

Een document management systeem wordt steeds populairder bij bedrijven. De hoeveelheid informatie binnen bedrijven groeit elke dag, zelfs elk uur. Om deze informatie efficiënt in te richten en te beheren, maken veel bedrijven gebruik van een DMS. En dat is vaak nodig , je hebt nu soms al moeite met het terugvinden van de juiste dossiers, laat staan wanneer de data verdubbelt… of zelfs verdriedubbelt! Wat is een document management systeem en hoe helpt het bedrijven grip te houden op data?

Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Een DMS helpt informatie veilig vindbaar te maken

“Een documentmanagementsysteem (DMS) is over het algemeen een opslagplaats of repository waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.” Zo luidt de definitie van document management systeem volgens Wikipedia.

Bij DigiOffice bekijken we document management vanuit een breder perspectief. Document management draait om het beschikbaar maken van informatie, op het juiste moment en bij de juiste persoon. Altijd en overal. Een Document Management Systeem (DMS) ondersteunt dit. Het zorgt voor het efficiënt inrichten en beheren van (digitale) documenten en informatiestromen.

Een DMS vormt één centrale bron voor informatie en beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie in de organisatie. Of het nu gaat om de documenten zelf, of de specificaties van de documenten: door middel van de metadata in het DMS heb je de opgeslagen documenten in no-time bij de hand.

Uitdagingen bij document management

Wanneer en voor wie is een DMS relevant?

Herken je je in de volgende signalen:

  • Je hebt het gevoel dat je niet het maximale uit je informatie haalt
  • Je moet vaak lang zoeken naar de juiste informatie en je weet niet welke informatie waar te vinden is omdat het in verschillende mappen/systemen staat
  • Je ziet dat informatie vaak blijft liggen, er is meer dan je kunt afhandelen of het goedkeuringsproces neemt teveel tijd in beslag
  • Er worden onnodig veel faalkosten gemaakt door gebrek aan structuur

Dan kan het interessant zijn voor jouw organisatie om zich eens in een DMS te verdiepen. In dit artikel lees je onder meer waarom bedrijven kiezen voor een document management systeem. 

Hoe werkt een DMS?

Een praktijkvoorbeeld:

Stel je eens voor, je bent op zoek naar een personeelsdossier van een oud medewerker. In verband met de nieuwe wetgeving omtrent de bewaartermijnen, ben je verplicht deze (gedeeltelijk) na 2 jaar  te verwijderen (bewaartermijn van personeelsdossiers). Een tijdrovende klus, want je weet echter niet meer exact waar en hoe je het dossier hebt opgeslagen.

Het voordeel van een DMS is dat het verschillende manieren biedt om het document boven water te krijgen. Je kunt zoeken op naam, personeelsnummer, functietitel of op andere kenmerken waarmee je het dossier hebt gekenmerkt. Goede DMS software kun je met behulp van workflows zelfs zo inrichten dat personeelsdossiers na een bepaalde periode automatisch worden vernietigd.

Werkstromen

Het verschil met de meer geavanceerde document management systemen is dat deze in de regel meer mogelijkheden bieden om werkstromen, met daarbinnen taken, acties en tijdlijnen te organiseren en automatiseren. Bijvoorbeeld door:

  • specificaties aan documenten toe te kennen waardoor ze beter vindbaar zijn;
  • op verschillende niveaus toegang te verlenen;
  • en bewaartermijnen te automatiseren.

Wat zijn de voordelen van een document management systeem?

Document Management Systeem: waarom je niet zonder kan (en wil!)

De voordelen van een document management systeem (DMS)

1. Digitaliseren van documenten

“Digitaal tenzij” is de strategie die veel organisatie vandaag de dag hanteren. En dat is maar goed ook, want wie niet digitaliseert, loopt het risico zijn klanten te verliezen aan een bedrijf die wél digitaliseert. Maar het is wel van belang de digitale transformatie gestructureerd aan te vliegen. Digitalisatie vergt een goede voorbereiding. Hoe zorg je er voor dat je je documenten gegarandeerd terug vindt? Precies, dat is waar een DMS om de hoek komt kijken. Met een DMS werk je in een mum van tijd digitaal, en het helpt je zelfs je bedrijfsprocessen te optimaliseren én automatiseren.

2. Aantoonbaar efficiënter werken

Organisaties die hun processen slim organiseren, boeken flinke tijdswinst door een efficiënte werkwijze. Geen tijdrovende zoektochten naar de juiste informatie meer, niet meer wachten op anderen en met één druk op de knop de informatie delen.

Het is niet makkelijk voor organisaties om de grote hoeveelheden data te verwerken die dagelijks het kantoor in en uitstromen. DMS software brengt structuur aan in zowel de inkomende als uitgaande documenten en correspondentie. En dankzij de goed uitgeruste zoekfunctionaliteiten waarover een DMS beschikt, heb je in no-time inzicht in je documenten.

3. Samenwerken is efficient en eenvoudig

Medewerkers kunnen real-time dezelfde informatie raadplegen en gelijktijdig samenwerken aan een document. Dat betekent dat zij niet meer op elkaar hoeven te wachten om een document te bewerken. Dit biedt vooral voordelen voor bedrijven die projectmatig werken. Het hele projectteam heeft toegang tot dezelfde documenten. Met behulp van automatische workflows kunnen taken op tijd worden uitgezet en heeft iedereen inzicht in wie wanneer een handeling moet verrichten. Het systeem stroomlijnt processen in jouw bedrijf en maakt samenwerken efficiënt en eenvoudig.

4. Het is veilig en conform GDPR wetgeving

Het voordeel van DMS software is dat je dit kunt afstemmen op je document management processen. Vaak neemt slechts een klein deel van je taken een groot deel van je tijd in beslag. Met automatisering werk je niet alleen slimmer, maar verklein je ook het risico op fouten (bijvoorbeeld datalekken door menselijke fouten). Bovendien voldoe je ‘automatisch’ aan de laatste wet- en regelgeving. Wel zo veilig!

5. Replicatie met andere applicaties

DMS software is naadloos te integreren met applicaties van derden zoals ERP, HRM, CRM of het financieel pakket. Nooit dubbel werk meer! Je voert gegevens maar op één plek in, de uitwisseling zorgt voor de rest. Zo zijn je gegevens altijd up to date, in welke applicatie je ook werkt!

Organisaties verliezen veel tijd, geld en energie door inefficiënt databeheer. Het productiviteitsverlies loopt zelfs op tot 21% (business.com). Met een DMS zorg je er voor dat je je bij de andere 79% schaart: organisaties die hun databeheer wel op orde hebben.

Hoe selecteer ik het beste DMS voor mijn organisatie?

Het selecteren van een document management systeem kan overweldigend zijn…er zijn zoveel mogelijkheden. Nederland telt inmiddels meer dan 200 verschillende aanbieders, hoe weet je wat voor jouw organisatie de beste DMS oplossing is?

In de reeks artikelen ‘Hoe selecteer ik het beste Document Management Systeem voor mijn organisatie?’ lees je alles over het selectietraject en de voorbereidingen die je daarvoor kunt treffen:

  1. Een Document management systeem: een overtuigende business case?
  2. 5 vragen die elke organisatie stelt bij de selectie van een document management systeem
  3. DMS Programma van Eisen (PvE) voor het selecteren van een DMS

Deel dit blog

Meer informatie ontvangen?

Een DMS bespaart uw organisatie veel tijd, geld en ruimte. En dat is nog maar een greep uit de voordelen.

Mocht je meer willen weten, dan is er de DMS Selectie Toolbox. Deze bestaat uit verschillende tools die je helpen het selectietraject goed te organiseren. Met o.a.:

  • ROI calculatie hulp
  • voorbeeld pve
  • checklist leverancierspitch
  • business model canvas snelcursus
  • gouden pocket DMS-selectie met 10 best practices
  • Gerelateerde blogs

    Contact opnemen met DigiOffice

    Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
    Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00