Wat is een document management systeem?

Een document management systeem geeft grip op data

zelfs als de hoeveelheid informatie verdubbelt

Het wordt ook wel de olie van de komende decennia genoemd: data. De hoeveelheid informatie groeit explosief. Wat is een document management systeem en hoe helpt het je grip te houden op al die datastromen? Je hebt nu soms al moeite met het terugvinden van de juiste dossiers, laat staan wanneer de data verdubbelt… of zelfs verdriedubbelt!

Organisaties verzamelen naar hartenlust data, maar hebben vervolgens geen idee hoe ze de waarde er van kunnen benutten. Waarde voor de organisatie zelf, maar ook voor klanten, (keten)partners of leveranciers.

21%

is het productiviteitsverlies waarmee organisaties te maken hebben door uitdagingen met document management.

Business.com (2017) 7 Stats That Will Make You Rethink Your Document Management Strategy

Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Een DMS helpt informatie veilig vindbaar te maken

Een document management systeem (DMS) draait om het beschikbaar maken van informatie, op het juiste moment en bij de juiste persoon. Altijd en overal. Een DMS zorgt voor het efficiënt inrichten en beheren van (digitale) documenten en informatie.

Document management software ondersteunt dit. Een DMS vormt één centrale bron voor informatie en beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt alle informatie in de organisatie. Of het nu gaat om de documenten zelf, of de specificaties van de documenten: door middel van de metadata in het DMS heb je de opgeslagen documenten in no-time bij de hand.

Effectief documentbeheer. Altijd en overal

Wat kan een Document Management Systeem (DMS)?
De nummer één reden voor het gebruik van DMS software is beschikbaarheid. Beschikbaarheid van informatie. In essentie biedt elk DMS de mogelijkheid om diverse soorten bestanden te beheren. Denk bijvoorbeeld aan tekstbestanden, e-mails, pdf’s, afbeeldingen, werktekeningen, video of andere mediadocumentatie.

Iedereen (intern of extern) die toegang heeft tot de informatie, kan deze zien, lezen en/of bewerken. Elk bestand is maar één keer aanwezig. Daardoor zijn wijzigingen direct beschikbaar. Versiebeheer zorgt er voor dat iedereen in het juiste document werkt of het juiste exemplaar raadpleegt. Het grote voordeel is dat deze bestanden 24/7 beschikbaar zijn. Op elk moment, vanaf elk device en elke locatie.

Een DMS praktijkvoorbeeld

Je bent op zoek naar een personeelsdossier van een oud medewerker. In verband met de nieuwe wetgeving omtrent de bewaartermijnen, ben je verplicht deze (gedeeltelijk) na 2 jaar  te verwijderen (bewaartermijn van personeelsdossiers). Een tijdrovende klus, want je weet echter niet meer exact waar en hoe je het dossier hebt opgeslagen.

Het voordeel van een DMS is dat het verschillende manieren biedt om het document boven water te krijgen. Je kunt zoeken op naam, personeelsnummer, functietitel of op andere kenmerken waarmee je het dossier hebt gekenmerkt. Goede DMS software kun je zelfs zo inrichten dat personeelsdossiers na een bepaalde periode automatisch worden vernietigd.

Het verschil met de meer geavanceerde document management systemen is dat deze in de regel meer mogelijkheden bieden om werkstromen, met daarbinnen taken, acties en tijdlijnen te organiseren en automatiseren. Bijvoorbeeld door:

  • specificaties aan documenten toe te kennen waardoor ze beter vindbaar zijn;
  • op verschillende niveaus toegang te verlenen;
  • en bewaartermijnen te automatiseren.

Hoe draagt een document management systeem bij aan je organisatie?

Document Management Systeem: waarom je niet zonder kan (en wil!)

1. Het voldoet aan de “digitaal tenzij norm”

Papierloos werken is in. En daar zijn legio redenen voor. Samengevat kost papier te veel tijd, geld en archiefruimte. “Digitaal tenzij” is de strategie die veel organisatie vandaag de dag hanteren. En dat is maar goed ook, want wie niet digitaliseert, loopt het risico zijn klanten te verliezen aan een bedrijf die het wél doet. Maar het is wel van belang de digitale transformatie gestructureerd aan te vliegen.

Digitalisatie vergt een goede voorbereiding. Hoe zorg je er voor dat je je documenten gegarandeerd terug vindt? Precies, dat is waar een DMS om de hoek komt kijken. Met een DMS werk je in een mum van tijd vrijwel papierloos, en het helpt je zelfs je bedrijfsprocessen te optimaliseren én automatiseren.

2. Het is aantoonbaar efficiënter werken

Organisaties die hun processen slim organiseren, boeken flinke tijdswinst door een efficiënte werkwijze. Geen tijdrovende zoektochten naar de juiste informatie meer, niet meer wachten op anderen en met één druk op de knop de informatie delen.

Het is niet makkelijk voor organisaties om de grote hoeveelheden data te verwerken die dagelijks het kantoor in en uitstromen. DMS software brengt structuur aan in zowel de inkomende als uitgaande documenten en correspondentie. En dankzij de goed uitgeruste zoekfunctionaliteiten waarover een DMS beschikt, heb je in no-time inzicht in je documenten.

3. Het is veilig en conform GDPR wetgeving

Het voordeel van DMS software is dat je dit kunt afstemmen op je document management processen. Vaak neemt slechts een klein deel van je taken een groot deel van je tijd in beslag. Met automatisering werk je niet alleen slimmer, maar verklein je ook het risico op fouten (bijvoorbeeld datalekken door menselijke fouten). Bovendien voldoe je ‘automatisch’ aan de laatste wet- en regelgeving. Wel zo veilig!

4. Replicatie met andere applicaties

DMS software is naadloos te integreren met applicaties van derden zoals ERP, HRM, CRM of het financieel pakket. Nooit dubbel werk meer! Je voert gegevens maar op één plek in, de uitwisseling zorgt voor de rest. Zo zijn je gegevens altijd up to date, in welke applicatie je ook werkt!

Oganisaties verliezen veel tijd, geld en energie door inefficiënt databeheer. Het productiviteitsverlies loopt zelfs op tot 21% (business.com). Met een DMS zorg je er voor dat je je bij de andere 79% schaart: organisaties die hun databeheer wel op orde hebben.

Deel dit blog

Meer over de ROI van een Document Management Systeem?

Een DMS bespaart uw organisatie veel tijd, geld en ruimte.
En dat is nog maar een greep uit de voordelen.

Benieuwd hoe een DMS bijdraagt?

Gerelateerde blogs

Wet kwaliteitsborging uitgesteld

Wet kwaliteitsborging uitgesteld

De Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (WKB) is uitgesteld. Dit geeft bouwbedrijven extra tijd om de vastlegging van informatie goed te organiseren. De nieuwe inwerkingtredingsdatum wordt vóór de zomer van 2020 bekend gemaakt.

Lees meer

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00