Slimme oplossingen voor complexe informatiestromen
DigiOffice helpt je om informatie te standaardiseren, werkstromen te borgen en documenten beheersbaar te houden. Zo werkt de hele organisatie efficiënter en altijd met actuele, betrouwbare informatie.
Maak van informatie een beheersbaar én gestroomlijnd proces
Grip op informatiemanagement begint met overzicht, structuur en controle
Informatie raakt sneller versnipperd dan je denkt. Documenten slingeren rond in e-mails, lokale schijven of persoonlijke Teams-kanalen. Versies raken kwijt, procedures of afspraken worden niet gevolgd en workflows zijn ondoorzichtig of zelfs afwezig. Het resultaat: onbetrouwbare informatie, onnodige risico’s en veel tijdverlies.
DigiOffice helpt je om informatieprocessen te stroomlijnen en beheersbaar te maken. Vanuit één centrale plek leg je de basis voor gestandaardiseerd en beheersbaar informatiemanagement. Met slimme koppelingen en integraties naar Microsoft 365 en andere applicaties binnen je IT-landschap. Werkdocumenten, sjablonen, contracten, rapportages en communicatie: alles wordt centraal geregistreerd, gekoppeld aan de juiste context (zoals relatie, project of object), automatisch voorzien van metadata én waar nodig opgenomen in een slimme workflow.
Baker Tilly N.V.
- Matthijs de Zoeten, ICT Manager Baker Tilly
De koppeling tussen DigiOffice en andere applicaties zorgt voor informatiebeheer op één centrale plek. Dat voorkomt dubbele data invoer, scheelt fouten en spaart tijd.
Burgland Bouw
- Vincent van der Dussen, Controller Burgland Bouw
Informatie op één centrale plek en altijd actueel. Dat betekent voor ons een veel efficiëntere samenwerking met al onze ketenpartners.
Deze organisaties vertrouwen op DigiOffice Enterprise:
Herkenbare uitdagingen, slimme oplossingen
Uitdaging: iedereen werkt op z’n eigen manier
Oplossing: standaardisatie zonder beperkingen
Met DigiOffice werk je organisatiebreed in één lijn: met een uniforme huisstijl, standaarddocumenten en slimme tekstblokken. Op basis van metadata worden bestandsnamen automatisch gegenereerd en de juiste opslaglocatie en beveiligingsinstellingen direct toegepast. Zo werk je consistent, veilig en efficiënt – zonder extra moeite voor de medewerker.
Uitdaging: geen grip op documentstatus of goedkeuringen
Oplossing: automatische werkstromen voor borging
DigiOffice automatiseert de volledige workflow van elk document: van aanmaak tot goedkeuring, publicatie en archivering. Geen losse mails of handmatige opvolging meer. Taken wijs je zo automatisch toe en elke stap binnen de workflow registreert en stuurt DigiOffice – inclusief meldingen, rechtenbeheer en procesbewaking.
Uitdaging: verkeerde versies in omloop
Oplossing: versiebeheer en lifecycle-inzicht
Met versiebeheer in DigiOffice is altijd duidelijk welke versie actueel is. Je hebt volledige inzage in de wijzigingsgeschiedenis en oude versies blijven bewaard. Ook heb je grip op de volledige document lifecycle, inclusief bewaartermijnen, verloopdata, archivering en automatisch retentiebeheer volgens vastgestelde regels.
Uitdaging: informatie is verspreid over te veel plekken
Oplossing: één centrale plek, gekoppeld aan je processen
In DigiOffice is informatie centraal beheerd en direct gekoppeld aan dossiers, relaties, processen, projecten en objecten. Alles is eenvoudig terug te vinden en altijd in de juiste context beschikbaar. Of je nu werkt vanuit Teams, SharePoint, Outlook of een andere applicatie.
Benieuwd hoe je informatieprocessen
digitaliseert en optimaliseert?
Brede ondersteuning voor informatiemanagement
Gestructureerde en ongestructureerde informatie koppelen
DigiOffice ondersteunt zowel gestructureerde als ongestructureerde informatie. Door documenten slim te koppelen aan dossiers, projecten of objecten ontstaat een krachtig geheel: vanuit een document klik je direct door naar de bijbehorende context en omgekeerd. Zo werk je sneller en met meer samenhang.
Informatie op maat presenteren
Verschillende rollen vragen om verschillende vormen van inzicht. Waar medewerkers detailinformatie nodig hebben, willen managers overzicht. DigiOffice biedt beide: van realtime dashboards tot doorzoekbare details, afgestemd op ieders behoefte.
Flexibel informatiemodel
Je informatiemodel moet meebewegen met je organisatie. In DigiOffice pas je informatieobjecten eenvoudig aan. Denk aan termen, definities, relaties of regels. Zo blijf je wendbaar en toekomstbestendig.
Hoogwaardige datakwaliteit
Elke aanpassing wordt gelogd en bevestigd, zodat je altijd kunt zien wie wat wanneer heeft gewijzigd. Dat is essentieel voor datakwaliteit, compliance en vertrouwen. Alleen bevoegde gebruikers mogen gegevens wijzigen.
Realtime informatie delen
Deel informatie veilig en realtime met collega’s, klanten of partners. DigiOffice functioneert als bron-, doel- of scha- kelsysteem: geïntegreerd met andere applicaties, volledig afgestemd op jouw informatiestromen.
Verrijking van gegevens
DigiOffice maakt het mogelijk om gegevens uit andere systemen – bijvoorbeeld uit een ERP – te verrijken met extra informatie, structuur of metadata. Zo voeg je waarde toe aan bestaande data en verbeter je de bruikbaarheid ervan.
Samenwerken aan succes
Persoonlijk en dichtbij
Snelle hulp bij vragen en meldingen, bij DigiOffice zijn de lijnen kort.
Samen sterker
Jouw digitale werkomgeving: vandaag samenwerken aan de uitdagingen van morgen.
Software van eigen bodem
In eigen huis ontwikkeld, voor en in samenwerking met klanten.
Succesverhalen: digitalisering in de praktijk
Baker Tilly
Slimmer en uniform samenwerken
Met 13 vestigingen zocht Baker Tilly naar een DMS dat efficiënt documentbeheer en samenwerking mogelijk maakte. DigiOffice bood de oplossing: standaardisering, geautomatiseerde workflows en een centrale opslag. Het resultaat? Een gestroomlijnde werkwijze en meer focus op klanten.
Burgland Bouw
Digitaal projectbeheer in de bouw
In de bouwsector draait alles om overzicht en samenwerking. Burgland Bouw digitaliseerde en structureerde met DigiOffice hun enorme informatiestromen, van offerteaanvraag tot aftersales. Dankzij centraal documentbeheer en actuele informatie werken teams en partners efficiënter.
Dijkhof Bouw
Grip op bedrijfsvoering door digitalisering
Dijkhof Bouw koppelt AFAS ERP met DigiOffice DMS en creëert zo een gestroomlijnd proces voor offerte- en projectbeheer. Met één dashboard hebben ze direct inzicht in alle lopende projecten, waardoor ze nauwkeuriger kunnen plannen, bijsturen en transparanter werken.
Daarom kiezen informatiemanagers voor DigiOffice
- Structuur en standaardisatie in de hele organisatie
- Slimme workflows die processen borgen
- Altijd inzicht in documentstatus en historie
- Volledige lifecycle van documenten bewaakt
- Naadloze integratie met Microsoft 365 en andere applicaties
- Logische samenhang van Informatie die makkelijk beschikbaar is
- Veilige, realtime samenwerking met collega’s en externe partijen
Zorgt voor rust, controle en vertrouwen in je informatiestromen
Ontdek wat DigiOffice voor jouw organisatie kan betekenen.
-
Plan een demo en ervaar het zelf!
Verdieping informatiemanagement DigiOffice Enterprise
In onderstaande technische verdieping lees je meer over:
• Vaste objecten
• Vrije objecten
• Associaties
• Multipliciteit
• Object Management – Integratie applicaties
• Objecten – Standaardisering/uniformiteit
• Objecten – Uitwisseling
• Objecten – Verrijken
• Objecten – Valideren
• Objecten – Beveiliging
• Objecten – Hiërarchie
DigiOffice biedt een centraal informatiemodel, waarmee je de zes cruciale aspecten van informatiemanagement stroomlijnt. Het informatiemodel wordt ook wel het geheugen van de organisatie genoemd, omdat het signalen afgeeft aan betrokkenen of systemen wanneer data in het informatiemodel wijzigt of als er een actie vereist is. DigiOffice bestaat uit vaste objecten, vrije objecten en associaties.
Vaste objecten
Vaste objecten zoals bijvoorbeeld relatie, project en contactpersoon maken standaard deel uit van het informatiemodel in DigiOffice. Elk object beschikt over werkstromen, objectbeveiliging, opmerkingen en koppelmogelijkheden met documenten.
Vrije objecten
Een vrij object kun je naar behoefte inrichten. Het heeft als doel om de juiste processen, data, systemen, applicaties, betrokkenen, afdelingen en werkzaamheden met elkaar te verbinden. Zodat de juiste informatie wordt uitgewisseld. Een vrij object is een beschrijving van een voor jouw organisatie belangrijk gegevensobject, met onderlinge verbindingen naar vaste objecten of andere vrije objecten. Dit principe kun je vergelijken met de opbouw van een klassendiagram in Unified Modeling Language (UML). Een voorbeeld: een commercieel vastgoedbedrijf die de vrije objecten ‘Winkelcentrum’ en ‘Winkelpand’ heeft toegevoegd aan DigiOffice. Door deze te verbinden – een associatie te maken – met bijvoorbeeld een vast object ‘Relatie’ of ‘Contactpersoon’ creëer je een informatiemodel die voor het vastgoedbedrijf het beste werkt.
Associaties
Naast vaste en vrije objecten kent DigiOffice Enterprise drie soorten asso- ciaties: associatie, aggregatie en compositie. Een associatie beschrijft de verbinding tussen twee objecttypen waardoor ze met elkaar kunnen communiceren.
Aggregatie
Een aggregatie is een type associatie waarbinnen de twee objecttypen een ongelijkwaardige status hebben. Aggregaties gebruik
je voor het groeperen van objecten. De relatie van een aggregatie bestaat uit een geheel-zijde en een deel-zijde. Een voorbeeld: Je hebt een ‘Wagenpark’ (geheel-zijde) en ‘Auto’ (deel-zijde). Je kunt in dit voorbeeld aan het ‘Wagenpark’ meerdere auto’s verbinden. Wil je het specifieke ‘Wagenpark’ verwijderen? Dan moet je eerst zorgen dat alle auto’s geen onderdeel meer zijn van het wagenpark.
Compositie
Een compositie is een sterkere vorm van een aggregatie. Het is een ‘geheel-deel’-relatie waarvan de delen niet op zichzelf kunnen bestaan. Zij bestaan slechts binnen het geheel. Vernietig je het geheel, dan vernietig je ook de delen. Een voorbeeld: een auto is het geheel, de wielen de delen. Vernietig je de auto dan verwijder je ook automatisch de wielen.
Multipliciteit
Bij een associatie geef je aan of er 0, 1 of (oneindig) veel objecten aan gerelateerd kunnen worden. Dit noem je ook wel multipliciteit. Voorbeeld: Voor objecttype ‘Auto’ stel je in dat deze maar aan 1 wagenpark verbonden kan zijn. Maar voor het objecttype ‘Wagenpark’ stel je in dat deze kan bestaan uit oneindig veel auto’s.
Object Management – Integratie applicaties
Binnen ieder bedrijf zijn meerdere applicaties actief. Samen vormen deze het applicatielandschap. Al deze applicaties hebben verschillende objecten, ook wel entiteiten genoemd.
Deze objecten zijn vaak vrij branche-specifiek. Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf met objecten als een project, woningtype, bouwblok, inkooporder en koper. Of een maakbedrijf met objecten als een machine, matrijs of een product. Deze objecten kun je opnemen in DigiOffice Enterprise. Zo verzamelt DigiOffice alle objecten die belangrijk zijn en kun je gebruik maken van toepassingen als document management, object beveiliging en procesmanagement. Ook kun je relevante documenten koppelen en processen inrichten voor één of meerdere objecten en/of documenten.
Een voorbeeld: een dealerorganisatie die DigiOffice gebruikt kan (via in- richting) geautomatiseerd een auto via Marktplaats te koop aanbieden. Of automatische herinneringen voor een APK-keuring versturen naar de au- tobezitters voor onderhoud van hun auto, ruim voordat de APK verloopt.
Objecten – Standaardisering/uniformiteit
Met behulp van DigiOffice Enterprise ontstaat er één bron voor alle objecten van de organisatie. Op deze wijze praat iedereen in de organisatie over hetzelfde object en worden alle documenten en werkprocessen aan het juiste object gekoppeld.
Objecten – Uitwisseling
DigiOffice Enterprise kan ook objecten exporteren naar andere systemen, zoals een ERP-systeem. Een ERP werkt meestal ook met objecten. Bekende objecten zijn in- en verkooporders, projectnummers, materieel/materiaal, matrijzen en klachten. Het voordeel van uitwisseling (integratie) met DigiOffice is dat je hiermee werkprocessen kunt inrichten met deze objecten. Denk hierbij aan onderhoudsschema’s, klachtenprocedures, verkoop- en kwaliteits- processen. Je kunt bijvoorbeeld e-mailberichten koppelen aan verkooporders of aan een klachtendossier en daarmee de afhandeling (een automatische workflow) starten. Uitwisseling van objecten tussen systemen helpt jouw organisatie om de mogelijkheden van beide maximaal te benutten.
Objecten – Verrijken
Met DigiOffice E-DMS kun je objecten van andere applicaties verrijken met aanvullende gegevens (metadata). Dit kan zowel gestructureerde als ongestructureerde metadata zijn. Ook kun je aanvullende onderliggende objectstructuren aanbrengen.
Objecten – Valideren
Leveren meerdere systemen/applicaties objecten aan DigiOffice Enterprise aan? Inrichting zorgt ervoor dat DigiOffice deze objecten ontdubbeld. Daarmee beschouwt (valideert) DigiOffice één en hetzelfde object in alle processen. Dit voorkomt dubbel werk en/of fouten. Je kunt dubbele objec- ten ook aan elkaar koppelen; zo wordt vanuit andere systemen altijd met het ‘eigen’ object gecommuniceerd.
Objecten – Beveiliging
Alle informatie – zoals objecten, documenten, werkprocessen – beveiligt DigiOffice op basis van rollen, afdelingen en groepen. Objecten die DigiOffice Enterprise aangeleverd krijgt vanuit andere systemen, moeten uiteraard ook beveiligd worden. DigiOffice past hiervoor geavanceerde beveiliging toe. Op basis van functies, projecten, afdelingen óf op metadata uit andere systemen. Hiermee zorg je ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot informatie.
Objecten – Hiërarchie
Binnen DigiOffice is het mogelijk om objecten in een hiërarchische verhou- ding tot elkaar te brengen. Zo kun je bijvoorbeeld voor een maakbedrijf een hiërarchie aanleggen tussen product, grondstoffen en leveranciers. Of bij een installatiebedrijf een hiërarchie tussen project en werkorders. DigiOffice Enterprise kan ook de hiërarchie uit geïntegreerde systemen overnemen.
Contact opnemen met DigiOffice
Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00
