Digitale facturen bieden veel voordelen, voor zowel de debiteur als de crediteur. Zo kun je facturen rechtstreeks inlezen in je boekhoudpakket of documentmanagementsysteem (DMS). Dit lijken op het eerste gezicht los van elkaar te functioneren, maar juist wanneer deze systemen samenwerken zorgt dat voor meer efficiëntie, minder fouten en een soepele factuur verwerking.
Bij digitaal factureren verstuur of ontvang je een gestructureerd, digitaal bestand, met daarin alle gegevens over de betaling van een rekening. Vaak gebruik je hiervoor geen PDF-bestand, maar andere bestandsformaten die leesbaar zijn voor de computer.
Op deze pagina lees je alles over digitale facturen, ook wel e-facturen genoemd en hoe een DMS je bij de verwerking ervan kan helpen.
In dit artikel
- De digitale factuur is niet meer weg te denken
- De voordelen van digitale factuurverwerking
- De voordelen van DigiOffice voor digitale factuurverwerking
- DigiOffice en facturatie software, een perfecte tandem
De digitale factuur is niet meer weg te denken
Steeds meer bedrijfsprocessen zijn aan het digitaliseren en dit geldt ook voor het verzenden, ontvangen en afhandelen van facturen.
Sterker nog, elektronisch kunnen factureren is steeds vaker een eis om in aanmerking te komen voor opdrachten. Bij aanbestedingen van de overheid is het verplicht dat je facturen digitaal aanlevert.
Een factuur is pas ‘digitaal’ op het moment dat deze door een machine leesbaar is. Het gaat hier om bestanden die volgens een vast stramien zijn opgebouwd. Een factuur in PDF-formaat voldoet hier niet aan, mede doordat het op verschillende manieren vormgegeven kan worden en is daardoor niet altijd goed te verwerken door een computer.
Standaarden voor digitale facturen
In het verleden waren er verschillen in de standaarden voor digitaal factureren tussen landen. Binnen de EU is een systeem ontwikkeld om elektronische facturen te kunnen uitwisselen. De facturen worden in een centraal systeem, genaamd Peppol, omgezet naar de standaard van de ontvanger. Het feit dat je internationaal zaken doet is dus geen belemmering meer voor digitaal factureren.
Binnen Nederland gebruiken we UBL- of XML-bestanden die volgens de NLCIUS standaard zijn vormgegeven. Verreweg de meeste boekhoudpakketten ondersteunen een van beide bestandsformaten. Veel bedrijven sturen daarnaast wel een factuur in PDF-formaat mee, omdat deze beter door mensen zijn te begrijpen.
Papieren versus digitale facturen
Ook al is het prima mogelijk om het facturatieproces op papier te laten verlopen, in de praktijk zijn er toch wat nadelen aan verbonden.
Allereerst is het noodzakelijk om papieren facturen te bewaren. Een verdwenen factuur kan grote problemen opleveren bij audits en controles. Daarnaast moet er voldaan worden aan een bewaarplicht. De facturen moeten meestal zeven jaar bewaard worden in een archief. Hier zijn kosten aan verbonden.
Een tweede nadeel is dat het lastig is om de voortgang van facturatieprocessen te overzien. Als een factuur niet tijdig betaald is, weet je dat vaak pas op het moment dat er een herinnering of aanmaning binnenkomt.
Ook als je volledig digitaal werkt, zal er af en toe een papieren factuur binnen komen. Deze kun je uiteraard wel digitaliseren en verwerken, zodat er niet twee stromen ontstaan.
DMS Steunpilaar in bedrijfsprocessen
Niet voor niets wordt een DMS dé steunpilaar voor bedrijfsprocessen genoemd, een Document Management Systeem (DMS) automatiseert namelijk afspraken, procedures en werkwijzen met behulp van werkstromen. Hoe dit werkt? Dat lees je in de whitepaper.
De voordelen van digitale factuurverwerking
Niet alleen overheden, maar ook veel bedrijven, verlangen van hun leveranciers dat zij digitaal factureren. Dit omdat een digitale factuurverwerking veel voordelen biedt. Hieronder lees je de belangrijkste redenen om over te stappen op digitale factuurverwerking.
Automatische factuurverwerking
Automatische factuurverwerking betekent niet dat iedere nota die binnenkomt direct wordt betaald. Bij een automatische verwerking worden de e-facturen automatisch ingelezen en klaargezet in het systeem. Nadat de factuur is gecontroleerd, is een druk op de knop voldoende om de factuur door te zetten naar de financiële administratie voor betaling.
Als je een deel van de factuurverwerking in een DMS doet, kun je workflows aan het facturatieproces verbinden. Een simpele voorbeeld van zo’n workflow is een controle door de bevoegde manager. Uiteraard kun je deze workflows uitbreiden waar nodig. Zo kun je bij de levering van fysieke producten afspreken dat de factuur pas betaald wordt als een medewerker heeft aangegeven dat de goederen zijn aangekomen in het magazijn.
Vaak zijn kleinere leveranciers nog niet klaar om digitaal te factureren. Zij leveren vaak facturen aan in PDF-formaat. Het is dan handig dat de tekst wordt ingelezen bij het DMS van DigiOffice. Zo kan de factuur alsnog mee in de verwerking.
Beheer van digitale facturen in een DMS – een praktijkvoorbeeld
Bij een Nederlands infrabedrijf werd het facturatieproces voorheen volledig handmatig uitgevoerd. Deze organisatie ontving, net als de meeste organisaties, meerdere facturen per week. Elke factuur die binnenkwam ging zelfs twee keer langs de verantwoordelijke administrateur, zowel bij het invoeren van de factuur als bij het registreren voor de interne goedkeuring.
Na het in kaart brengen van het proces en het bepalen van de verbeterpunten, is er een nieuwe digitale workflow opgesteld. Het proces ziet er nu als volgt uit:
- Een nieuwe factuur wordt automatisch doorgestuurd naar het financiële pakket en geregistreerd in het document management systeem.
- De nieuwe factuur wordt aan de hand van het factuurnummer gekoppeld aan de inkoopfactuur.
- De verantwoordelijke administrateur ontvangt een melding dat de factuur gecontroleerd moet worden.
- Via het DMS (document management systeem) wordt er een verzoek naar de uitvoerder gestuurd om de factuur goed te keuren of af te wijzen. Als het om grote bedragen gaat, dan wordt er ook een goedkeuringsverzoek naar de directie gestuurd.
- Na interne goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling door het financiële pakket.
Het nieuwe proces wordt regelmatig geëvalueerd. Hieruit is gebleken dat het aantal handmatige taken is teruggebracht van 100% naar 30%. Daarnaast is de rol van de administratie veranderd, de werkdruk verlaagd en is er meer tijd beschikbaar voor optimalisatie. Een grote bijkomstigheid hiervan is dat er tevens minder fouten worden gemaakt.
Het is handig dat het betalingsproces van de nota’s verkort en geautomatiseerd worden, maar digitale factuurverwerking heeft veel meer voordelen.
De voordelen van DigiOffice voor digitale factuurverwerking
Het DMS van DigiOffice is bij uitstek geschikt voor de verwerking en registratie van digitale facturen. Naast efficiëntie rondom facturatie, biedt het DMS de volgende pluspunten:
Centrale en veilige opslag
Het DMS is de centrale plaats in je organisatie waar alle documenten staan opgeslagen. Het is eenvoudig om hier ook je e-facturen op te slaan.
Alle facturen staan dan samen met andere documenten, zoals getekende offertes en contracten, in één systeem. Van elke factuur is maar bovendien maar één versie in het systeem aanwezig. Het kan dus niet voorkomen dat er verschillende versies van een bon circuleren.
Doorzoekbaar
Een ander belangrijk voordeel van een DMS is dat deze veel mogelijkheden heeft om de facturen te doorzoeken. Je kunt hierbij zoeken op het factuurnummer, onderwerp of de debiteur. Zo zoek je bijvoorbeeld eenvoudig alle facturen op uit het afgelopen kwartaal die te maken hebben met het onderwerp.
Het feit dat de facturen doorzoekbaar zijn, maakt het erg gemakkelijk voor bijvoorbeeld accountmanagers om offertes te maken. Zij kunnen heel snel zien wat de inkoopprijs van bepaalde producten of diensten is geweest.
Inrichten van workflows
Veel organisaties gebruiken een DMS als DigiOffice, omdat het hierin mogelijk is om bedrijfsprocessen te structureren. Eerder gaven we een voorbeeld, waaruit duidelijk werd hoe het facturatieproces gestructureerd kan worden met het DigiOffice DMS. Desgewenst zijn er nog allerlei extra processtappen mogelijk.
DigiOffice biedt daarnaast nog een aantal extra mogelijkheden. Zo is het mogelijk om in een oogopslag de status te zien van alle facturen die binnen zijn gekomen. Als een factuur enkele dagen voor het verlopen van de betalingstermijn nog niet is beoordeeld, dan krijgt de financiële administratie (of een andere afdeling) een seintje. Zij kunnen dan zorgen dat de factuur alsnog tijdig beoordeeld wordt.
Maken van facturen in de huisstijl
Wanneer je een factuur verstuurd, wil je uiteraard dat deze in je huisstijl afgeleverd wordt. De factuur is zo herkenbaar voor de klant.
Het DigiOffice DMS heeft een ingebouwd systeem om facturen (en andere documenten) in de huisstijl te genereren. Deze documenten worden daarnaast gelijk opgeslagen in het dossier van de klant.
Dankzij het huisstijlmanagement systeem in het DMS hoef je de huisstijl steeds maar een op een plek in het systeem aan te passen. Het is dus niet nodig om wijzigingen apart in het boekhoudpakket door te voeren.
Beveiliging
Je wilt dat alle facturen in je organisatie centraal verzameld zijn, maar je hebt liever niet dat iedereen alle facturen kan inzien. Met een DMS is het mogelijk om heel nauwkeurig te bepalen wie welke facturen kan inzien. Zo stel je eenvoudig in dat de manager ICT alleen de facturen inziet die voor zijn eigen afdeling zijn. Het hoofd van HR ziet buiten de eigen nota’s ook alle bonnen voor de inhuur van personeel.
Hoe strak je het facturatieproces ook inregelt, van tijd tot tijd bestaat de kans dat er alsnog iets mis gaat. Een factuur wordt te laat beoordeeld of juist al betaald voordat de goederen geleverd zijn. Dankzij de uitgebreide logging van het DigiOffice DMS zie je precies wie de factuur onder ogen heeft gehad en wat hiermee is gedaan.
DigiOffice en facturatie software, een perfecte tandem
Op het eerste gezicht lijken het DMS en je facturatie software twee losstaande onderdelen. In de praktijk is het mogelijk om de twee verschillende systemen met elkaar samen te laten werken.
De inkomende e-facturen worden ingelezen in het boekhoudsysteem, waarna de fysieke factuur (een PDF of een gescande papieren factuur) opgeslagen wordt in je DMS. Zodra de factuur in je DMS gaat, wordt de workflow voor het goedkeuren hiervan afgetrapt. Er zijn uitgebreide mogelijkheden om de voortgang van deze processen bij te houden, zodat facturen nooit te laat voldaan worden.
In het DMS maak je de facturen voor de juiste medewerkers inzichtelijk. Je hebt hierbij alle voordelen van het DigiOffice DMS, zoals toegangscontrole en een uitgebreide logging.
Ook als je veel uitgaande facturen verstuurd, is de combinatie van een DMS en een boekhoudapplicatie erg handig. Via de huisstijl software van DigiOffice zet je de onleesbare XML of UBL bestanden uit het boekhoudpakket eenvoudig om in een herkenbare factuur met de juiste gegevens en logo.
Wil je meer weten over hoe je DigiOffice in kunt zetten om digitaal factureren te verbeteren? Neem dan contact met ons op.
