Een document digitaal ondertekenen, hoe werkt dat?

Er worden in organisaties gemiddeld genomen flink wat handtekeningen gezet. Hoe is dat in jouw organisatie geregeld? Doe je dat nog met pen en papier? Of hebben jullie de bedrijfsprocessen al geautomatiseerd, zodat een document digitaal ondertekenen een koud kunstje is geworden? Een digitale handtekening scheelt veel tijd en kosten. En door digitaal ondertekenen te integreren in geautomatiseerde workflows met een Document Management Systeem, haal je hier nog meer resultaat uit. We leggen je in dit artikel alles uit over een document digitaal ondertekenen.  

In dit artikel:

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is de elektronische vervanger van de handgeschreven handtekening. Hiermee kun je snel en eenvoudig berichten en documenten ondertekenen, zonder dat je hoeft te printen en scannen. Er zijn verschillende soorten digitale handtekeningen:

  • Een digitale ondertekening, zoals een handgeschreven handtekening die ingescand is.
  • Een geavanceerde digitale handtekening, waarmee een document of bericht wordt beveiligd met een certificaat en een versleuteling.
  • Een gekwalificeerde digitale handtekening, waarmee een document of bericht wordt beveiligd met een gekwalificeerd certificaat.

In dit artikel hebben we het over een gekwalificeerde digitale handtekening. Deze heeft een certificaat die gegevens bevat voor beveiligd internet verkeer en die bewijst dat jij de eigenaar bent jouw gekwalificeerde elektronische handtekening.

Hoe werkt een digitale handtekening?

Het zetten van een gekwalificeerde digitale handtekening kan op verschillende manieren. Je kunt gebruik maken van een token die je in de kaartlezer of USB poort van je computer stopt. Deze wordt door Adobe Reader herkend als jouw persoonlijke handtekening. Het programma vraagt dan of je de handtekening wilt toevoegen aan het geopende pdf-document. Om dat te doen moet je jezelf eerst nog verifiëren met bijvoorbeeld een pincode of authenticator app.

Een andere manier om een gekwalificeerde digitale handtekening te zetten, is door in te loggen op een beveiligde website van de verstrekker van jouw handtekening. Je logt dan in op een portal waar je het document kunt uploaden of waar deze voor jou ter beschikking is gesteld. Hier kun je het document ondertekenen. Verificatie vindt dan plaats met behulp van je telefoon, bijvoorbeeld door een SMS code, vingerafdruk of gezichtsherkenning.

Een gekwalificeerde digitale handtekening is ook erg veilig. Door het certificaat in de handtekening is vervalsing van het document of de handtekening onmogelijk. Als het ondertekende document wordt aangepast, dan wordt de zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening meteen. Zodra je het document opent krijg je hiervan een melding, zodat je weet dat de digitale ondertekening en het certificaat niet meer geldig is. Controleer bij digitaal ondertekende documenten daarom dus altijd de geldigheid van het certificaat.

in onderstaande afbeelding zie je het verschil tussen het papieren ondertekenproces en het digitale ondertekenproces:

Hoe werkt een digitale handtekening?

Is een document digitaal ondertekenen rechtsgeldig?

Nederland heeft al jaren de Europese richtlijn met betrekking tot digitale handtekeningen geïmplementeerd. In de Europese Unie is een gekwalificeerde digitale handtekening juridisch gezien gelijk aan een handgeschreven handtekening. Deze zijn dus allebei rechtsgeldig.

Doordat digitaal ondertekenen rechtsgeldig is, kun je een digitale handtekening toepassen op alle officiële documenten, zoals:

  • Adviesrapporten
  • Beoordelingsformulieren
  • Contracten
  • Overeenkomsten
  • Offertes
  • Orders
  • Vaststellingsovereenkomsten

Documenten met een gekwalificeerde digitale handtekening zijn juridisch alleen geldig zolang het in digitale vorm blijft. Als je het print, dan vervalt de juridische waarde. Bij een handgeschreven handtekening is dit juist precies andersom. De papieren versie is alleen geldig, omdat een gescande versie als het ware een kopie van de handtekening bevat.

Waarom een document digitaal ondertekenen?

Waarom zou je er eigenlijk voor kiezen om een document digitaal te ondertekenen? Wat levert een digitale handtekening je op? Het korte antwoord: in de organisatie van de toekomst is een digitale handtekening niet weg te denken. We zetten de belangrijkste voordelen van een document digitaal ondertekenen op een rij.

Allereerst gaat het proces van online ondertekenen een stuk sneller met een digitale handtekening. En naast dat je tijd bespaart, zorg je ook voor minder kosten en een kleinere foutmarge. Stel je hebt een handtekening van een collega nodig. Je stuurt het document op. Je collega moet dit document vervolgens uitprinten, ondertekenen, scannen en weer opsturen naar jou. Met een digitale handtekening kun je dit binnen één minuut regelen, zonder dat er een hele papierwinkel aan te pas komt. En dit geldt natuurlijk niet alleen voor je collega’s, maar ook voor klanten en leveranciers. Je bespaart iedereen dus onnodige administratieve rompslomp.

Ten tweede kun je een digitale handtekening eenvoudig integreren in je geautomatiseerde processen. Dit doe je met behulp van een Document Management Systeem, zoals DigiOffice. Documenten worden automatisch verzonden, ondertekenaars krijgen een melding als ze moeten tekenen en na ondertekening wordt het document op de juiste plek opgeslagen.

Tenslotte is een gekwalificeerde digitale handtekening net zo rechtsgeldig als een handtekening met pen en papier. En zelfs nog veiliger, dankzij het digitale certificaat. Je bespaart dus kosten, gaat efficiënter werken en hebt altijd inzicht in de meest actuele documentatie.

Een document digitaal ondertekenen met een DMS

Er zijn veel bedrijfsprocessen die vroeger handmatig gingen, en nu digitaal georganiseerd zijn. Hierdoor kun je efficiënter en effectiever werken, waardoor je onder andere minder kosten, verhoogde productiviteit en een lagere foutmarge hebt. Digitalisering is niet meer weg te denken voor wie competitief wil blijven in de huidige markt.

Met een Document Management Systeem kun je de informatie en documentatie in je organisatie digitaliseren. Deze worden overzichtelijk op één centrale plek opgeslagen. En daarnaast kun je jouw documenten koppelen aan je bedrijfsprocessen en deze automatiseren met behulp van workflows. Een workflow is een automatisch stappenplan waarbij verschillende activiteiten elkaar opvolgen tot de gewenste uitkomst bereikt is. Hiermee zijn de verantwoordelijkheden afgebakend, wordt de doorlooptijd van processen bewaakt, heb je altijd inzicht in je actuele documentatie en automatiseer je onnodige, administratieve handelingen.

Brochure-Grip-op-processen-en-informatie-met-DigiOffice-Enterprise

DigiOffice biedt je alles wat nodig is om slim, snel en veilig digitaal (samen) te werken en je bedrijfsvoering te optimaliseren: in één gebruiksvriendelijke oplossing.

Zodra je overgaat op digitaal documentbeheer en geautomatiseerde processen, kun je eigenlijk niet meer om een digitale handtekening heen. Een koppeling tussen je Document Management Systeem en een online tekenomgeving biedt dan uitkomst.

Denk bijvoorbeeld aan contract management, zoals een inkoopcontract dat je wilt ondertekenen. Het contract wordt dan na goedkeuring automatisch met de juiste personen gedeeld voor digitale ondertekening. En het ondertekende exemplaar wordt automatisch toegevoegd aan het projectdossier in het Document Management Systeem. Daardoor heb je altijd overzicht en toegang tot de meest actuele documentatie. Dit gebeurt allemaal automatisch via je vooraf ingerichte workflows. Ook is geborgd wie wat heeft goedgekeurd en wanneer.

Demo: Hoe maak ik een digitale handtekening in DigiOffice?

Maar hoe maak je dan een digitale handtekening in DigiOffice? In de video hieronder vind je een demonstratie:

Via DigiOffice kun je eenvoudig een document digitaal ondertekenen. DigiOffice heeft een koppeling met ValidSign Digitale Handtekening. In dit platform geef je aan om welk document het gaat, wie de ondertekenaars zijn en wat de verificatiemethode is. Vervolgens krijgen de ondertekenaars een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. Dit gebeurt in een beveiligde Cloud omgeving en kan vanaf elk apparaat, dus bijvoorbeeld ook met je smartphone.

Ondertekenaars hoeven uiteraard niet in de organisatie zelf werkzaam te zijn. Het geldt dus ook voor onder andere klanten en leveranciers. De identiteit van de ondertekenaar wordt gecheckt via tweestapsverificatie via SMS. Ook hebben ondertekenaars toegang tot extra informatievelden om bepaalde zaken in het document aan te vullen. Zij kunnen dus bijvoorbeeld een opmerking toevoegen, een bankrekeningnummer erbij vermelden of een bepaalde keuze doorgeven.

Na ondertekening wordt het document automatisch teruggestuurd en gearchiveerd op de juiste plek in het Document Management Systeem. Wil je digitaliseren en klaar zijn voor de toekomst? Dan is een Document Management Systeem met de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen onmisbaar.

Lees meer over processen en digitaal ondertekenen:

Hoe richt je de backoffice efficiënt in?
Wat is Contractmanagement en waarom is het belangrijk?
Hoe kunnen processen geautomatiseerd worden met digitale werkstromen?

Gerelateerde artikelen

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00