Waar moet je rekening mee houden bij het selecteren van ERP software als je ook je document management goed wilt organiseren? Documentbeheer wordt vaak standaard aangeboden in ERP pakketten. Wat is het verschil met meer geavanceerde document management systemen en hoe bepaal je wat voor jouw organisatie toereikend is?
In dit artikel:
- Wat is ERP? De betekenis van ERP
- De voordelen van ERP software op een rij
- Een ERP systeem kiezen, waar moet je rekening mee houden?
- ERP software versus DMS: zoek de verschillen
- De voordelen van een DMS koppeling met je ERP systeem
- Praktijkvoorbeeld van de toegevoegde waarde van een DMS koppeling
Wat is ERP? De betekenis van ERP
De betekenis van ERP is Enterprise Resource Planning. Maar wat is ERP dan precies? Het is een type software dat de informatie en verschillende processen in je organisatie aan elkaar verbindt. Alle processen worden ondergebracht in één softwareoplossing voor de hele organisatie, het ERP systeem. Hierin worden processen en activiteiten voor zover mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Dit helpt om de productiviteit te verhogen, de kosten te beheersen en de foutmarge te verkleinen.
De brondata komen altijd uit een centrale database waarin gegevens automatisch aan elkaar gekoppeld worden. Bijvoorbeeld informatie over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie. Daardoor heeft iedereen binnen de organisatie op elk moment toegang tot de meest actuele informatie.
De voordelen van ERP software op een rij
Vroeger werkten veel organisaties met losse systemen die niet aan elkaar gekoppeld waren. Afdelingen voerden processen op hun eigen manier uit en hielden een eigen administratie bij. Gegevens moesten handmatig worden ingevoerd in verschillende systemen. Dat kostte veel tijd en er werden relatief veel fouten gemaakt. Ook waren er inconsistenties tussen de afdelingen. Daardoor zag je bij vooral grotere organisaties de vraag ontstaan naar één oplossing om alle processen en informatie te beheren. Het antwoord op die behoefte is ERP software.
Werken met ERP software brengt meerdere voordelen met zich mee:
- Gegevens worden automatisch aan elkaar gekoppeld, doordat je werkt met één centrale database.
- Je hoeft niet meer verschillende systemen aan elkaar te koppelen, alles wordt vanuit de ERP software beheerd.
- Inconsistenties tussen afdelingen worden voorkomen, zowel op het gebied van administratie als het uitvoeren van processen.
- De samenwerking in je organisatie verbetert, door gestroomlijnde processen en automatische informatie-uitwisseling.
- Handmatige handelingen worden in de ERP software geautomatiseerd, wat leidt tot een kleinere foutmarge, verhoogde productiviteit, lagere kosten en meer efficiëntie.
- De tevredenheid onder medewerkers wordt groter, omdat ze zich dankzij automatisering kunnen richten op hun kerntaken en zinvoller werk kunnen doen.
- Je hebt inzicht in realtime data van je bedrijfsprocessen. Hierdoor kun je deze op tijd meten, bijsturen en verbeteren.
- De klanttevredenheid wordt hoger, omdat je de processen gericht kunt blijven verbeteren.
Zijn er ook nadelen van ERP software?
Naast alle voordelen die ERP software biedt, ervaren sommige bedrijven ook nadelen bij het werken met een ERP systeem. Zo kunnen de kosten van ERP software hoog zijn, waardoor dit niet voor elke organisatie haalbaar is. Dat heeft mede te maken met de complexiteit van het implementatietraject. Dit is overigens erg afhankelijk van je organisatiemodel. Het succes hangt daarom af van het draagvlak in de organisatie.
Ook zijn de basisfunctionaliteiten van ERP software niet altijd toereikend voor de eisen van een organisatie. Een DMS (Document Management Systeem) is bijvoorbeeld veel uitgebreider dan de DMS-functionaliteit in ERP software. Je kunt er dan voor kiezen om een koppeling te maken tussen je geavanceerde DMS en je ERP systeem.
Een ERP systeem kiezen, waar moet je rekening mee houden?
Wil je een ERP systeem kiezen? Bepaal dan wat je ermee wilt bereiken en welke functionaliteiten de software moet hebben. Hierbij geven we je een overzicht van de dingen waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een ERP systeem:
- Zijn de functionaliteiten voldoende voor je organisatie? Of vraagt jouw organisatie om meer dan de standaard? Maatwerk brengt extra kosten met zich mee en biedt geen garanties bij toekomstige updates. Kies dus voor een ERP systeem die zo goed mogelijk aansluit bij jouw organisatie.
- Je krijgt meer inzicht in de functionaliteiten die je zoekt door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Hoe zijn de processen in jouw organisatie georganiseerd? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zijn er nog aanvullende functionaliteiten nodig voor de branche waarin je werkt?
- Het documentbeheer beperkt zich vaak tot enkele basisfunctionaliteiten, zoals de opslag van informatie. Een koppeling met een apart DMS kan in dit geval een betere keuze zijn, omdat dit meer mogelijkheden biedt. Daarover later meer.
- Verdiep je ook in de meerwaarde van elk systeem. Waarin onderscheidt de software zich? Welke mogelijkheden springen eruit? En vooral: heb jij hier iets aan?
- De samenwerking met de leverancier is cruciaal. Je bent namelijk afhankelijk van één partij. Kies voor een betrouwbare partner die je goed ondersteunt.
- Ga je voor een cloudoplossing? Of installeer je de software on-premise? Dit hangt onder andere af van de kosten die je wilt maken, de mate van outsourcing en of je zelf de juiste IT-infrastructuur kan bieden.
ERP software versus DMS: zoek de verschillen
Een veelgevraagde functionaliteit is documentbeheer. Dit wordt vaak standaard aangeboden in ERP pakketten. Een dergelijke DMS-functie verzorgt de opslag van documenten, maar over het algemeen beschikt ERP software niet over de mogelijkheid om eenvoudig documenten uit verschillende bronnen te importeren. En dat terwijl vandaag de dag documenten uit steeds meer verschillende bronnen komen. Ook is er vaak geen mogelijkheid voor onder andere versiebeheer, opmaak, beveiliging en verzending. Als dit zaken zijn waar jij naar op zoek bent, dan kan het koppelen van een volwaardig DMS aan je ERP software een betere optie zijn.
Met een DMS wordt de informatie en documentatie in een organisatie beheerd en georganiseerd. Alle documenten worden op de juiste plek opgeslagen, zodat informatie altijd toegankelijk is. Een DMS zorgt ervoor dat jij de informatie hebt die je nodig hebt op elk moment. Het structureert als het ware de informatiestromen in je organisatie. Ook worden documenten en data gekoppeld aan je bedrijfsprocessen binnen een DMS.
De voordelen van een DMS-koppeling met je ERP software
Met behulp van een DMS-koppeling met je ERP systeem krijg je toegang tot geavanceerdere mogelijkheden om data, informatie en documentatie in je organisatie te beheren.
Dankzij het DMS worden documenten automatisch voorzien van zoveel mogelijk metadata. Je kunt hierdoor onder andere uitgebreider zoeken in je documentatie, zowel gestructureerd als ongestructureerd. Bijvoorbeeld op een kenmerk van het document of door de inhoud, in plaats van alleen de titel. Daarnaast heeft een DMS de beschikking over efficiënt versiebeheer en is de informatiebeveiliging één van de kerntaken. Je gegevens worden dus altijd veilig bewaard.
Een DMS helpt organisaties ook te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. Denk hierbij aan de fiscale bewaarplicht of de beschikbaarheid van een aantal personeelsdocumenten. Als er een belangrijk document te lang bewaard wordt of ontbreekt, dan geeft het DMS een melding.
Als aanvulling zijn moderne Document Management Systemen als DigiOffice uitgerust met CRM-relatiebeheer en ruime mogelijkheden voor huisstijlbeheer. Ook zit contractbeheer wel in de functionaliteiten van een DMS, maar niet in ERP software.
Je wilt voorkomen dat een document in meerdere systemen zit. Dat wordt mogelijk gemaakt door het centrale beheer via een DMS. Alle documenten worden op één plek opgeslagen, maar zijn op meerdere plekken beschikbaar. Dat komt omdat het DMS makkelijk te integreren is met andere applicaties. Je hoeft dus in je werkwijze niets aan te passen en je kunt altijd bij je documenten.
Met een DMS-koppeling krijg je toegang tot de functionaliteiten van een volledig DMS met je ERP software. Dan heb je dus het beste van twee werelden. Alles geregeld via één systeem met de mogelijkheden van een volledig DMS.
Een voorbeeld uit de praktijk: de toegevoegde waarde van een DMS-koppeling
Bouwbedrijf De Vries & Verburg heeft ervoor gekozen om een DMS-koppeling op te zetten met hun ERP software. Ze zochten in eerste instantie één totaaloplossing en kozen daarom voor ‘all-in-one’ ERP software. Ton van der Spek (financieel directeur van De Vries & Verburg) vertelt: “We zijn erg tevreden over het ERP systeem, maar de DMS-module bleek niet toereikend vergeleken met wat wij gewend zijn van het DMS DigiOffice. Het spreekwoordelijke schaap met vijf poten bleek niet te bestaan.”
Tijdens de implementatie van de ERP software kwam de organisatie erachter dat de DMS-module niet genoeg functionaliteiten had. In DigiOffice ging het maken, bewerken, verzenden, beheren en terugvinden van documenten een stuk eenvoudiger dan in het ERP systeem. En daarnaast zorgde DigiOffice ook voor uitgebreid versiebeheer, het bewaken van de huisstijl en het regelen van de workflows van de documentatie, zoals het opvolgen van offertes. Daarom kozen zij alsnog voor een DMS-koppeling tussen DigiOffice en hun ERP software.
Veel organisaties komen voor dit dilemma te staan als zij een ERP systeem kiezen. Kies je voor de basisfunctionaliteiten? Of breid je de software uit met gespecialiseerde oplossingen, zoals een DMS-koppeling? Uiteindelijk moet je de keuze baseren op de behoeften in je organisatie. Wat heb je nodig? Wat wil je bereiken? En wordt dat gefaciliteerd door de standaard software, of heb je daarvoor meer mogelijkheden nodig? Het draait om een passende oplossing vinden voor jouw organisatie.
