Een huisstijl is de manier waarop een organisatie of een bedrijf zich naar buiten visueel presenteert. Een huisstijl bestaat uit verschillende onderdelen, zoals kleurstelling, lettertypes en lay-outs die samen een geheel vormen. In dit artikel gaan we verder in op wat een huisstijl is en hoe je ervoor zorgt dat overal binnen de organisatie de juiste huisstijl wordt gehanteerd.
Inhoudsopgave
- Wat is een huisstijl?
- Waarom is een huisstijl belangrijk?
- Hoe ontwerp je een goede huisstijl?
- Wat is een huisstijlhandboek en wat zijn de voordelen?
- Waaruit bestaat een huisstijl handboek?
- Wat zijn de voordelen van huisstijlsoftware?
Wat is een huisstijl?
Voor ieder bedrijf is het belangrijk om zich op een herkenbare manier te presenteren. De meeste organisaties gebruiken daarom een huisstijl, waarbij zij terugkerende elementen gebruiken op alle bedrijfsuitingen. Dit wordt in het Engels ook wel ‘corporate identity’ genoemd, dit begrip gaat verder dan alleen de vormgeving van de uitingen. Hieronder wordt ook de communicatie en het gedrag van het bedrijf verstaan.
Belangrijke onderdelen van een huisstijl zijn:
- Het logo
- Kleurgebruik
- Lettertypes
- Fotografie
- Lay-out
- Gebruik van pictogrammen en iconen
- Gebruik van materialen
Soms heeft een organisatie ook een kenmerkend taalgebruik dat tot onderdeel van de huisstijl wordt gerekend. Een bekend voorbeeld is de telefoonprovider Ben die alle klanten aanspreekt vanuit het ik-perspectief. Of Coolblue, die haar doelgroep met ludieke woordgrappen in advertenties voor zich weet te winnen.
Kenmerkend aan een huisstijl is dat deze niet organisch is ontstaan, maar ontworpen is vanuit een duidelijke visie. De huisstijl wordt consequent gehanteerd, doordat uitingen altijd op ongeveer dezelfde manier vorm worden gegeven.
De huisstijl wordt doorgaans doorgevoerd op alle publieke uitingen van een organisatie. Denk hierbij aan: de website, briefpapier, factures en offertes, visitekaartjes, brochures, advertenties en andere reclameuitingen, promotiemateriaal, verpakkingen, bedrijfskleding, vervoersmiddelen, merchandising en gebruiksvoorwerpen als koffiebekers.
Het ene bedrijf gaat verder in het doorvoeren van de huisstijl dan anderen. Er zijn webwinkels die bestellingen afleveren in dozen in de huisstijl, terwijl anderen generieke grijze of witte dozen gebruiken.
Waarom is een huisstijl belangrijk?
Bedrijven besteden heel veel tijd en geld aan het ontwerpen en doorvoeren van hun huisstijl. Wat maakt een huisstijl zo belangrijk?
Verreweg de belangrijkste reden om een huisstijl te gebruiken is vanwege de herkenbaarheid van een bedrijf. Sommige combinaties van lettertypes, kleurstelling zijn zo bekend dat ze door consumenten aan een merk gekoppeld, ook al is de naam van het bedrijf niet zichtbaar.
Een bekend voorbeeld is de bekende blauwe envelop van de Belastingdienst. Zodra we zien dat er een blauwe envelop tussen onze post zit, weten we gelijk wie de afzender is. Hetzelfde geldt voor logo’s. Kleine kinderen herkennen vaak al heel vroeg de gele ‘M’ van McDonalds.
Omdat een huisstijl belangrijk is voor de herkenning van een bedrijf, is het belangrijk dat een huisstijl onderscheidend is. Tegelijkertijd moet het ook duidelijkheid scheppen. Een sierlijk lettertype komt de leesbaarheid vaak niet ten goede.
Versterken identiteit van het merk
Een huisstijl is nauw verbonden met de identiteit en het imago van een merk. De identiteit van een merk is het beeld dat een bedrijf van zichzelf wil vestigen. Een huisstijl is hier een onderdeel van, maar ook de communicatie en de gedragingen van het bedrijf zijn hierbij belangrijk.
Het imago van een organisatie is het beeld dat het publiek van deze organisatie heeft. Dit hoeft niet perse hetzelfde te zijn als de identiteit. Een oliemaatschappij zal niet snel een groen imago hebben, ook al zit dit wel in de identiteit die ze naar buiten uitdragen.
Veel bedrijven proberen om hun imago te beïnvloeden door middel van hun huisstijl. In het sociale domein wordt veelvuldig gebruik gemaakt van foto’s met menselijke interacties, omdat dit het menselijke karakter, of de persoonlijke benadering, benadrukt.
Omdat er een sterke relatie is tussen de huisstijl, de identiteit en het imago van een merk, zijn huisstijlen aan veranderingen onderhevig. Er kunnen verschillende redenen zijn om een huisstijl te updaten. Wil je je als bedrijf duurzaam profileren? Dan kan een toevoeging van de kleur groen in de huisstijl een bewuste keuze zijn. Ook zijn huisstijlen aan trends onderhevig, wat anno 2021 een frisse en eigentijdse huisstijl is, kan er over enkele jaren verouderd uitzien.
Hoe ontwerp je een goede huisstijl?
Een goede huisstijl heeft veel meerwaarde voor een bedrijf. Een herkenbaar logo, een unieke kleurencombinatie of karakteristieke foto’s onderscheiden jouw organisatie van anderen. Het ontwerpen van een kenmerkende huisstijl is een langdurig proces. Hierbij doorloop je, al dan niet samen met een professional, de volgende stappen.
Stap 1: Onderzoek je identiteit
Een goede huisstij laat direct zien waar jouw bedrijf voor staat. Wil je innovatie uitstralen of juist zekerheid? Ben je een prijsvechter of een premiummerk? Als het goed is staan dergelijke aspecten al beschreven in je merkwaarden of elders, maar anders is dit een goede gelegenheid om hier eens over na te denken.
Stap 2: Ontwerp of evalueer je logo
Voor veel mensen is een logo het centrale gedeelte van een huisstijl. Een krachtig logo wordt herkend, ook als je deze tegenkomt in een vreemde context. Je hebt niet zomaar een goed logo ontwikkeld. De meeste logo’s blinken uit door hun eenvoud (denk aan het logo van Apple) of ze vertellen het verhaal van het bedrijf. Het logo van touroperator Tui geeft direct een vrolijk gevoel door de glimlach. Een goed logo is herkenbaar, opvallend, heeft een bepaalde eenvoud (is niet te ingewikkeld) en is goed toe te passen.
Stap 3: Bepaal je bedrijfskleuren
“Een zwarte dag. Een roze bril. Het Damrak kleurt dieprood.” We hebben allerlei associaties met kleuren. Het is de kunst om de kleuren te kiezen die bij de identiteit van jouw bedrijf passen. Blauw geeft een stabiele en vertrouwde uitstraling. Rood is de kleur van de liefde, resultaat en die van agressie en gevaar. Een dubbele associatie dus. Vroeger had McDonalds een rode achtergrond op het logo, maar tegenwoordig is de achtergrond groen. Het appeltje uit het Apple-logo had oorspronkelijk meerdere kleuren en heeft nu maar één kleur. Ook deze kleur is meermaals veranderd.
Stap 4: Bepaal het lettertype
Een van de belangrijkste onderdelen van een huisstijl is het lettertype. Het lettertype bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een bedrijf. Gebruik je sierlijke letters met rondingen of juist blokvormige letters? Ook de grootte en de afstand tussen letters bepaalt de uitstraling. De keuze is niet altijd eenvoudig. Het lettertype dat je kiest moet uniek zijn, maar mag niet ten koste gaan van de leesbaarheid. Mocht je symbolen gebruiken, dan is het belangrijk dat deze aansluiten op het lettertype, zodat het een geheel lijkt.
Naast het ontwerp van een goede huisstijl, is het uiteraard ook belangrijk dat de huisstijl goed wordt toegepast binnen een bedrijf. Huisstijlsoftware of een ouderwets huisstijlhandboek helpt hierbij.
Wat is een huisstijlhandboek en wat zijn de voordelen?
Een huisstijlhandboek is een document waarin richtlijnen staan over hoe de huisstijl binnen een bedrijf gebruikt wordt. Andere woorden voor een huisstijlhandboek zijn een brand book of brand guide. In de huisstijlgids vind je een korte omschrijving van het gebruik van de huisstijl. Hierbij worden vaak voorbeelden gegeven. Een alternatief voor een huisstijlgids is huisstijlsoftware. Met deze software worden alle documenten in een organisatie automatisch voorzien van de juiste huisstijl, daarover later meer.
De voordelen van een huisstijlhandboek en/of huisstijlsoftware:
- Consistentie: een professionele uitstraling begint met een eenduidige manier van communiceren. Alleen door consequent in het hele bedrijf dezelfde huisstijl te maken, kun je een herkenbaar merk creëren. Wanneer je geen huisstijlhandboek hanteert, bestaat de kans dat ontwerpen een eigen leven gaan leiden. Er worden steeds kleine aanpassingen gedaan aan de lay-out van een adviesrapport, waardoor na verloop van tijd nieuwe uitingen niet meer op het originele ontwerp lijken. Er ontstaat chaos en de uitstraling van de organisatie oogt rommelig.
- Tijdsbesparing: een belangrijk voordeel van een huisstijlhandboek is dat het een grote tijdsbesparing oplevert. Wanneer het logogebruik in het huisstijlhandboek staat beschreven, scheelt dit een vraag naar de afdeling communicatie. Een drukker of een webdesigner zoekt snel de kleurcode op die op de website wordt gebruikt.
Sommige organisaties gaan een stap verder en leveren allerlei verschillende templates aan. Een template voor een presentatie of een adviesrapport bijvoorbeeld. Medewerkers kunnen hiermee heel snel een document maken dat in de huisstijl past. Huisstijlsoftware is nog geavanceerder en voorziet niet alleen in digitale templates maar zorgt ook voor centraal beheer waardoor je efficiënter kunt werken.
- Samenwerken met externen: een brand book helpt je om de huisstijl over te dragen naar derden die namens jou communiceren. Denk aan drukker, een webdesigner of een bedrijf dat namens jouw organisatie mailings verstuurd.
Waaruit bestaat een huisstijlhandboek?
Een huisstijlhandboek is een belangrijk hulpmiddel om ervoor te zorgen dat de huisstijl consequent wordt toegepast door iedereen in de organisatie. In het huisstijlhandboek kan bestaan uit:
- Historie en merkwaarden
- Gebruik van logo’s en slogans: Denk aan de verschillende versies van een logo en het gebruik van een pay-off. In het huisstijlhandboek omschrijf je precies welk logo je wanneer gebruikt.
- Kleurgebruik: De huisstijlgids bevat een lijst met alle kleuren die gebruikt worden In de huisstijlgids staan de kleuren op diverse manieren aangeduid. Een webdesigner heeft andere gegevens nodig om een zwarte kleur te maken dan iemand die folders drukt.
- Typografie: Wanneer gebruik je welk lettertype en op welke manier? Soms is dit aangevuld met richtlijnen voor de emailhandtekening of andere specifieke teksten, bijvoorbeeld een advertentie. De meeste bedrijven hebben ook sjablonen klaarstaan om het de medewerkers makkelijker te maken. Vaak vind je op een centrale plek een template voor adviesrapporten of voor een presentatie.
- Gebruik van foto’s: Foto’s zijn erg belangrijk als het gaat om de uitstraling van een merk. Veel bedrijven hebben toegang tot een beeldbank, hierin zijn allerlei soorten foto’s te vinden. Wil je als bedrijf een informele sfeer laten zien of juist uitstralen dat je professioneel bent?
- Gebruik van iconen en pictogrammen
- Schrijfwijze en tone-of-voice
Wat zijn de voordelen van huisstijlsoftware?
Huisstijlsoftware is een moderne oplossing om ervoor te zorgen dat de huisstijl consistent toegepast wordt in je communicatie. Alle documenten, bijvoorbeeld presentaties en e-mails, zijn dan standaard voorzien van de juiste huisstijl, inclusief logo’s, formats, adressen en eventuele slogans.
Het gebruik van huisstijl software heeft verschillende voordelen, namelijk:
- Centraal beheer van de huisstijl
Veel organisaties voeren regelmatig wijzigingen door in de huisstijl. Ook als inhaker op de actualiteit, denk aan een logo in regenboogkleuren rondom de Gay Pride of een oranje tint tijdens een groot voetbaltoernooi. Zonder huisstijlsoftware kan het veel werk zijn om de wijzigingen consistent en in alle documenten door te voeren. Met huisstijlsoftware wijzig je dit centraal, je zorgt dus in één handeling voor een up to date huisstijl in alle uitingen. Als het logo een update krijgt, dan pas je dit aan in de huisstijl software. Ook andere wijzigingen, zoals een nieuw telefoonnummer, voer je in één keer door. Dit voorkomt dat documenten de deur uitgaan die nog in de oude stijl staan.
- Automatisch de juiste huisstijl
Sommige bedrijven hebben meerdere huisstijlen die gebruikt worden. Denk aan een bedrijf dat meerdere producten aanbiedt, elk met een iets andere huisstijl. Andere bedrijven voeren meerdere merken, elk met een compleet andere eigenschappen. Met huisstijl automatisering gebruiken je medewerkers altijd de juiste huisstijl, zonder dat zij de juiste kleuren of lettertypes op hoeven te zoeken in een huisstijlgids.
- Integratie met andere applicaties
Veel documenten moeten worden gevuld met gegevens uit andere softwarepakketten. Klantnummers, factuurgegevens of gegevens uit het HRM-, ERP-, of CRM-pakket. Wanneer de huisstijlsoftware te koppelen is met deze systemen, maak je in een handomdraai documenten met de juiste gegevens.
- Integraties met Office365
Moderne applicaties voor huisstijlbeheer hebben een rechtstreekse koppeling met Office365. Hierdoor kunnen medewerkers in hun vertrouwde software werken en snel documenten, e-mails en presentaties maken die in de huisstijl zijn uitgevoerd.
- Snel documenten maken met intelligente tekstblokken
Veel documenten bestaan uit dezelfde teksten. Een reactie op een vergunningsaanvraag is meestal op dezelfde manier geformuleerd. Huisstijlsoftware als dat van DigiOffice biedt de mogelijkheid om slimme tekstblokken te gebruiken. Deze slimme tekstblokken bevatten een standaardtekst. Gegevens die afwijken (bijvoorbeeld een klantnummer) worden automatisch gevuld, bijvoorbeeld met gegevens uit het ERP of CRM.
Intelligente tekstblokken hebben twee grote voordelen: ten eerste kunnen je medewerkers heel snel brieven opstellen. Bij het afwijzen van een vergunningaanvraag zijn er een aantal veel voorkomende redenen, waarvoor je standaardteksten kunt schrijven. Als er maatwerk nodig is, kan dit altijd worden toegevoegd. Het tweede voordeel is dat de documenten van je organisatie allemaal in dezelfde herkenbare stijl zijn. Je voert de huisstijl dus verder door dan alleen in beeld.
- Digitaal ondertekenen
Sommige documenten zijn pas rechtsgeldig als ze ondertekend zijn. Met huisstijl software onderteken je eenvoudig alle documenten. Het is mogelijk om een standaardhandtekening te maken voor documenten die in bulk worden verstuurd. In andere gevallen maak je een handtekening op maat. Als een handtekening van de klant vereisd is, dan biedt de huisstijlsoftware van DigiOffice ook de mogelijkheid om de klant te laten tekenen via ValidSign. Op deze manier krijg je een rechtsgeldige ondertekening van elke offerte of contract.
