Van fysiek naar digitaal archiveren: de voordelen

Hoewel de digitalisering een grote toevlucht neemt, zijn er nog steeds organisaties die hun administratie niet volledig gedigitaliseerd hebben. In plaats van digitaal archiveren, beschikken zij nog over een papieren archief, met informatie die belangrijk is om te bewaren, of informatie die verplicht is te bewaren in verband met de wettelijke bewaarplicht.

Door tal van redenen, kiezen veel organisaties -al dan niet met terugwerkende kracht- voor een digitale archiveeroplossing. De gegevens worden ingescand en digitaal opgeslagen. We zetten in dit artikel de belangrijkste aandachtspunten rondom digitaal archiveren op een rijtje.

In dit artikel

• Waarom digitaal archiveren? De voordelen
• Archiefwet digitaal archiveren
• Facturen digitaal archiveren
• De kosten van digitaal archiveren
• Hoe organiseer je het digitaliseren van je administratie?
• Digitaal archiveren software

Waarom digitaal archiveren? De voordelen:

Het moge duidelijk zijn dat veel informatiestromen vandaag de dag digitaal plaatsvinden. Echter is papieren post in sommige bedrijven nog steeds aan de orde van de dag. Daar is niks mis mee, mits deze documenten goed verwerkt en gearchiveerd worden. Liefst digitaal, want dat brengt een aantal belangrijke voordelen met zich mee:

Kostenbesparing

De kosten van een digitaal archief staan in groot contrast met een papieren archief en zijn bovendien heel voorspelbaar. Je maakt eenmalig kosten om je papieren archief te digitaliseren, daarna betaal je een vast bedrag voor het gebruik van het systeem. In tegenstelling tot een papieren archief, waarbij je te maken hebt met printkosten, opslagkosten en afhankelijk van de grootte ook beheerkosten in de vorm van bijv. een archiefmedewerker.

Tijdbesparing

Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent. Het verkrijgen van deze informatie uit een papieren archief neemt veel meer tijd in beslag, omdat je stapels paperassen moet doorbladeren voordat je de juiste gegevens vindt.

Veiligheid

Digitale documenten kun je digitaal beveiligen, zodat alleen de juiste personen toegang hebben tot bepaalde informatie en dit niet in verkeerde handen valt. Ook kan je digitale archief met de juiste maatregelen, zoals een goede back-up strategie, niets overkomen. Ook niet bij brand- of waterschade, wat in geval van een papieren archief rampzalig kan uitpakken.

Versiebeheer

Heel vaak zijn er verschillende versies van een document in omloop. Stel dat een klant een nieuw aanmeldformulier invoert omdat hij is verhuisd, dan is het bij een papieren archief lastig te zien wat de laatste versie is van het document. Sterker nog, het is vaak onduidelijk hoeveel versies er zijn. Misschien ligt de meest recente versie net bij iemand anders op het bureau. In een digitaal archief werk je met versiebeheer. Je ziet altijd welke versies er zijn en je kunt oude versies ook makkelijk terughalen als daar een noodzaak toe is.

Privacywetgeving

Op basis van de privacywetgeving (de AVG) is het verplicht om de hoeveelheid gegevens die je bewaart over personen te minimaliseren. Dit betekent dat veel informatie na afloop van een wettelijke bewaartermijn onherroepelijk verwijderd dient te worden. Met een papieren archief is het erg bewerkelijk om dit te organiseren. In de praktijk komt het er al gauw op neer dat periodiek het hele archief nagelopen moet worden.

In een digitaal archief is het veel makkelijker, want goede archiefsoftware verwijdert de gegevens automatisch op het moment dat deze niet meer bewaard mogen worden. Daarnaast moet je in het kader van de privacywet soms kunnen aantonen wie bepaalde documenten heeft ingezien. Dit is met een papieren archief haast onmogelijk. Een modern archiefsysteem bevat een uitgebreide logging waarmee je in een oogopslag kunt zien wie welke documenten heeft geraadpleegd.

Een digitaal archief is dus niet alleen makkelijker in het onderhoud, het is ook makkelijker om aan te tonen dat je ‘in control’ bent op het gebied van privacy.

Archiefwet digitaal archiveren

Organisaties zijn gebonden aan wet- en regelgeving als het aankomt op informatiebeheer. Zo is in 1995 de Archiefwet ingevoerd, en deze is nog steeds relevant. In deze wet staat hoe organisaties gegevens moeten bewaren en toegankelijk moeten houden.

De Archiefwet is niet de enige wet die vastlegt hoelang gegevens bewaard moeten worden. Zo beschrijft de WGBO (Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst) de bewaartermijnen voor medische gegevens, en andere wetten leggen de bewaartermijnen voor de financiële administratie vast. In de meeste gevallen mogen gegevens zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie na zeven jaar verwijderd worden.

Deze wettelijke termijnen zijn ook vaak de richtlijn om te voldoen aan de AVG. Er zijn wel situaties waarin je gegevens langer mag bewaren. Als je consumenten tien jaar garantie verleent, dan is het verstandig om facturen niet na 7 jaar weg te gooien. Je mag deze gegevens dan bewaren, omdat er een gerechtvaardigd belang is.

In de Archiefwet staan ook veel uitzonderingen, er zijn tal van situaties waarin er een plicht is om gegevens langer te bewaren. Dit gaat vooral om overheidsinformatie. Vergunningen, adviesrapporten voor ministeries zijn voorbeelden van rapporten die langer dan tien jaar bewaard moeten blijven.

Voldoen aan de archiefwet

Met een digitaal archief is het doorgaans een stuk eenvoudiger én efficiënter om te voldoen aan de eisen van de Archiefwet en andere wetten.

Moderne archiveringssystemen helpen namelijk om documenten te classificeren. Aan iedere klasse kun je een bewaartermijn koppelen. Op deze manier verwijder je eenvoudig de gegevens die vernietigd moeten worden. Omgekeerd voorkom je dat er gegevens verwijderd worden die je nog nodig hebt. Ook kun je notificaties instellen, zodat documenten op een bepaald moment opnieuw worden aangeboden en je dan kunt bepalen welke opvolging je aan een document wilt geven.

Bij een papieren archief is het vaak nodig om alle documenten langs te gaan. Dit is een tijdrovende klus. Bewaar je persoonsgegevens te lang, dan overtreed je de AVG. Gooi je gegevens te snel weg, dan overtreed je de Archiefwet. Of je komt op een andere manier in de problemen, bijvoorbeeld omdat je facturen van 6 jaar geleden niet meer kunt laten zien.

Facturen digitaal archiveren

Facturen worden vandaag de dag voornamelijk digitaal verstuurd. Deze facturen zijn in de regel opgesteld volgens een vast formaat, waarmee deze in één keer in het boekhoudpakket in te lezen zijn. Er zijn echter ook nog bedrijven die facturen per post of in een PDF document versturen. Vooral in het buitenland zijn moderne digitale facturen nog niet ingeburgerd.

Zoals we eerder al aanstipten is er wel een groot belang om de facturen te bewaren. Je wilt immers aan de Belastingdienst een sluitende administratie kunnen overhandigen. De belastingdienst verwacht dat je facturen in zijn volledigheid bewaart, inclusief eventueel echtheidskenmerken.

Facturen makkelijk terugvinden

Veel bedrijven archiveren facturen digitaal in een documentmanagementsysteem (DMS). Onder meer omdat digitale facturen veel eenvoudiger te doorzoeken zijn. Zo kun je alle facturen van een bepaalde leverancier opzoeken, maar ook wat ingewikkeldere zoekopdrachten zijn eenvoudig uit te voeren. Wil je bijvoorbeeld alle facturen aan Duitse leveranciers in 2019 hebben? In een DMS is dit eenvoudig te achterhalen.

In moderne DMS systemen kun je ook in documenten zoeken. Handig voor als je op zoek bent naar een typenummer, dat op de bon van het product staat. Een ander voordeel van een modern DMS is dat je workflows kunt inrichten rondom de facturen. Als een factuur binnenkomt, kun je deze eerst laten controleren door een manager. Zodra deze een akkoord heeft gegeven, krijgt de financiële administratie een seintje dat het bedrag overgemaakt kan worden.

Wat kost het om digitaal te archiveren?

Het lijkt dus alsof digitaal archiveren veel voordelen met zich meebrengt, maar hoe zit het met de kosten? Als je alles bij elkaar optelt, is het dan rendabel om alle papieren documenten die je hebt te digitaliseren?

Eenmalige kosten

Bij een overstap naar een digitaal archief moeten eenmalig alle papieren worden gescand. Dit brengt een eenmalige investering met zich mee. De kosten van het digitaliseren van documenten loopt uiteen. Documenten in A4 formaat die niet aan elkaar zijn gemaakt met paperclips of nietjes, zijn snel en dus voordelig te  digitaliseren. Grote documenten, zoals bouwtekeningen, zijn een stuk duurder om in te scannen. Het kan een strategische beslissing zijn om deze stukken niet in te scannen.

Vergeet ook niet om na het scannen de papieren veilig af te voeren. Er ontstaan regelmatig datalekken omdat oud papier zomaar bij de straat wordt gezet. Met het veilig afvoeren van documenten gaan kosten gepaard, maar die staan niet in verhouding met de schade die een datalek kan veroorzaken.

Doorlopende kosten

Naast de eenmalige kosten van het inscannen, heb je daarna nog kosten voor het opslaan van de gegevens. Deze kosten hoeven niet hoog op te lopen wanneer je de bestanden op kunt slaan in een bestaand systeem, zoals een documentmanagementsysteem (DMS). Is een dergelijk systeem er nog niet, dan kan de digitalisering van het archief een goede aanleiding zijn om eens te kijken naar de mogelijkheden.  

De kosten van digitale opslag van gegevens zijn voorspelbaar. Je betaalt meestal eenmalige aanschafkosten en jaarlijkse onderhoudskosten, afhankelijk van het aantal gebruikers. Echter, een DMS is een investering voor de toekomst omdat je al je nieuwe documenten direct in het systeem onderbrengt, met alle voordelen die er zijn.

Besparingen ten opzichte van een papieren archief

Een van de belangrijkste besparingen van het digitaliseren van je documenten is de ruimte. Papier neemt ruimte in. Als je een kantoor hebt op een A-locatie, dan is iedere vierkante meter die je bespaart winst. Bovendien stelt een papieren archief specifieke voorwaarden aan de ruimte, zoals een goede klimaatbeheersing, om te voorkomen dat het papier te snel verweert. Deze systemen kosten uiteraard ook geld.

Verder vergt het onderhouden van de archieven veel arbeid. Je moet regelmatig het archief doorlopen om informatie te verwijderen die niet langer bewaard hoeft te worden. In de meeste gevallen is een digitaal archief goedkoper dan een papieren archief. Hoewel er een investering nodig is om documenten te scannen, wordt deze investering vrij snel terugverdiend. Dit alles staat los van andere, minder makkelijk meetbare voordelen, zoals een verhoogde arbeidsproductiviteit of een vermindering van fouten, waar het lastig is om een prijskaartje aan te hangen.

Hoe organiseer je het digitaliseren van je administratie?

Als jouw bedrijf besluit om alle informatie digitaal te archiveren, hoe maak je dan succesvol de overstap? Het digitaliseren biedt grote kansen voor je bedrijf, maar het is doorgaans een flink project waarbij het van belang is goed overzicht te bewaren. Met de volgende tips laat je de overstap goed verlopen. Bepaal de eisen: Wat moet de software waar je je gegevens in gaat opslaan allemaal kunnen? Er zijn talloze digitale archiefsystemen en vaak zitten hier allerlei functionaliteiten in die je wellicht helemaal niet nodig hebt. Laat je goed informeren en kies een pakket wat goed bij jouw organisatie past.

Denk na over een goede opzet

Als er in jouw organisatie nog veel papier in omloop is, dan wil je dit op een logische manier opslaan. Het is verstandig om hier van tevoren goed over na te denken. Dit scheelt tijd tijdens de uitvoering. Een groot voordeel is er wel: digitale informatie is op meerdere manieren te ordenen. Je zit dus niet zo snel vast aan een werkwijze. In veel organisaties is er ook veel digitale informatie beschikbaar. In dat geval ligt het voor de hand om de papieren gegevens in de bestaande structuur op te nemen.

Benut het digitaliseren

Tijdens de implementatie raakt men minimaal één keer alle documenten in de organisatie aan. Dit is een gouden kans om alles gelijk goed in het systeem te zetten. Zorg voor logische bestandsnamen en voer ook alvast de metadata in.

Maak een slimme planning

Er gaat nu eenmaal wat tijd overheen voordat alle documenten zijn gedigitaliseerd. Dit heeft ook voordelen. De werkwijze verandert geleidelijk en de omslag voor medewerkers is wat minder groot. Aan de andere kant is een slimme planning wel noodzakelijk. Je digitaliseert bij voorkeur eerst de veel gebruikte papieren voordat je doorgaat met het bewaren van stukken alleen vanwege wettelijke verplichtingen.

Loop niet te hard van stapel

Het digitaal beschikbaar maken van informatie biedt veel mogelijkheden om je bedrijfsprocessen te optimaliseren. Het is verleidelijk om hier gelijk vol mee aan de slag te gaan. Wacht even tot de medewerkers gewend zijn aan het digitale werken. Daarna komen de ideeën om de nieuwe mogelijkheden te benutten vanzelf.

Denk na over privacy

Een digitaal archiefsysteem heeft grote voordelen als het op privacy aankomt, mits je dit goed regelt. Dit betekent grofweg twee dingen. Als eerste kun je nu inregelen dat de medewerkers alleen die gegevens kunnen inzien die zij nodig hebben voor hun werk. Als tweede stel je de bewaartermijnen in van de documenten, zodat deze tijdig verwijderd worden. Geen nood, het verwijderen van een stuk moet altijd goedgekeurd worden. Het systeem biedt het document altijd aan bij de juiste persoon voor deze goedkeuring. Zo verdwijnen er niet per ongeluk gegevens die nog van belang zijn voor bijvoorbeeld een rechtszaak of garantie.

Digitaal archiveren software

Om belangrijke documenten digitaal op te slaan, heb je software nodig. Voor veel organisaties is een documentmanagementsysteem (DMS) een uitstekende oplossing.

Een DMS is meer dan alleen een mappenstructuur waarin je de gegevens opslaat. Het biedt allerlei extra mogelijkheden om het werk beter te organiseren. De volgende functies van een DMS helpen om je processen efficiënter en sneller te maken. Doorzoekbaarheid van de gegevens: Een modern DMS als DigiOffice is uitgerust met tekstherkenning, waardoor ook de inhoud van een document doorzoekbaar is. Dit bespaart veel tijd, zeker als je het afzet tegen het simpelweg opslaan van gegevens in een mappenstructuur op een gedeelde harde schijf.

Inrichting van workflows:

In een DMS kun je workflows inrichten. Dit heeft verschillende voordelen. Je bepaalt van tevoren welke route een document af moet leggen in een proces. Dit voorkomt dat er stappen worden overgeslagen en dit komt de kwaliteit ten goede. Verder gaat de doorloopsnelheid van een proces omhoog, omdat de medewerkers een notificatie krijgen als er een document voor hen klaar staat.

Beheer van documenten

Binnen een DMS kun je voor elk type document aangeven hoelang het bewaard moet worden. Zodra de bewaartermijn verstreken is, draagt het systeem de documenten voor verwijdering voor. Dit gebeurt niet automatisch, omdat het mogelijk is dat bepaalde documenten toch langer bewaard moeten worden.

Autorisaties

De toegang tot een set met mappen op het netwerk is vaak lastig te beperken. Medewerkers zien alle bestanden of helemaal niets. Met een DMS beperk je de toegang per document/ map op basis van de functie van de medewerker.

Klant- en projectgegevens

In een DMS organiseer je de gegevens eenvoudig aan de hand van je klanten of projecten. Er zijn zelfs DMS-systemen die ook als CRM dienstdoen. Je slaat hier dus al je klantgegevens in op.

Documenten genereren

Met een DMS genereer je ook eenvoudig nieuwe documenten. Deze documenten, zoals brieven of facturen, worden automatisch in je huisstijl aangemaakt. Als er maatwerk vereist, selecteren je medewerkers met slimme tekstblokken de meest gebruikte onderdelen van een brief. De brieven komen automatisch op de juiste plek in het DMS terecht.

Delen van documenten

Digitale documenten zijn heel eenvoudig te delen met andere belanghebbenden. Een bestand kan je op meerdere locaties gebruiken. Er blijft een digitaal spoor achter, zodat je kunt zien wie de gegevens heeft ingekeken.

Ook al is een DMS voor heel veel organisaties een uitstekende manier om de toegang tot gegevens te bewerken, soms zijn er specialistische pakketten die de processen beter ondersteunen. Een voorbeeld is een elektronisch cliëntendossier zoals dat voor de verpleeghuis-, thuiszorg of ziekenhuizen is ontwikkeld. In deze software zitten ook workflows rondom zaken als facturatie en specifieke wet- en regelgeving voor de zorg.