Data wordt aan de lopende band gegenereerd, door je organisatie, je klanten en ook door jou: wist je dat we alleen al als persoon gemiddeld 1.7 MB per seconde genereren? Laat staan in organisaties! Data wordt veroorzaakt door iedereen, voor iedereen. En 90% van alle data is nog geen 2 jaar oud. De ontwikkelingen gaan razendsnel en dat verklaart ook waarom organisaties datamanagement hoog op de agenda hebben staan.
Want wie data zo goed mogelijk kan inzetten in het voordeel van de klant, heeft de toekomst. En daar is het verzamelen, beheren, beveiligen en actualiseren van data voor nodig, ook wel datamanagement genoemd.
Inhoudsopgave
- Wat is datamanagement?
- Hoe is datamanagement georganiseerd binnen een organisatie?
- Wat is de rol van data governance binnen datamanagement?
- Wat zijn de voordelen van datamanagement?
- Wat is de rol van een DMS bij datamanagement?
Wat is datamanagement?
Datamanagement omvat alle taken rondom het organiseren, beheren en onderhouden van de gegevens binnen een organisatie.
Datamanagement bestaat de volgende onderdelen:
- Het verkrijgen van de juiste data voor het primaire organisatieproces. Hierbij wordt geanalyseerd aan welke data behoefte is en hoe deze gegevens kunnen worden verzameld. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie voornemens is een nieuwe markt te betreden. In dat geval is er marktinformatie nodig, die ofwel door de organisatie zelf verzameld en geanalyseerd wordt ofwel ingekocht wordt bij een onderzoeksbureau.
- Het ordenen en verwerken van ongestructureerde gegevens. Veel data binnen een organisatie is niet overzichtelijk te raadplegen door mensen. Door deze data te ordenen en op een duidelijke manier te presenteren, kan de data efficiënter worden ingezet in het primaire organisatieproces. Minstens zo belangrijk is hierbij dat er overal in de organisatie dezelfde definities worden gehanteerd. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat de inkopers de kwaliteit van grondstoffen waarderen met letters, terwijl de afdeling kwaliteit een systeem gebruikt met cijfers.
- Het actualiseren en onderhouden van data. Als er verouderde gegevens gebruikt worden, kan dit leiden tot verkeerde beslissingen. Een van de belangrijkste aspecten van datamanagement is dan ook om data in een organisatie zo actueel als nodig te houden. Alleen al vanwege de impact van data op de opslagcapaciteit van de organisatie, met extra kosten als gevolg.
- Het beveiligen van data. De data die jouw bedrijf heeft verzameld, kan goud waard zijn. Je wilt voorkomen dat deze gegevens in verkeerde handen terecht komen. Waar persoonsgegevens in het spel zijn, speelt ook de privacywetgeving een rol. Bij gedegen datamanagement worden gegevens conform de AVG bewaard. Dit betekent dat sommige data moet worden geanonimiseerd.
Hoe is datamanagement georganiseerd binnen een organisatie?
In grote organisaties waar data een belangrijke rol speelt in het primaire proces, is het eerder regel dan uitzondering dat de data beheerd wordt door een apart team of afdeling. Deze afdeling werkt dan nauw samen met de informatiemanagers, die wat dichter op de bedrijfsprocessen zitten.
In kleinere organisaties ligt het datamanagement vaak bij de ICT afdeling. Wanneer data geen grote rol speelt in het primaire proces, is soms de eindgebruiker van de data aan zet als het gaat om het datamanagement. In dat geval organiseert bijvoorbeeld de controller zelf de data die hij nodig heeft om zijn werk juist te kunnen uitvoeren.
Wat is de rol van data governance binnen datamanagement?
De rol van data governance binnen datamanagement is om een kader te bieden voor het beheer van de gegevens binnen een organisatie. Terwijl datamanagement zich richt op het verzamelen, opslaan, organiseren, beheren, analyseren en delen van gegevens, zorgt data governance ervoor dat dit gebeurt op een gecontroleerde, consistente en beveiligde manier.
Data governance stelt beleidslijnen, standaarden en procedures vast voor het beheer van gegevens en definieert de rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer van gegevens binnen de organisatie. Dit omvat het vaststellen van de kwaliteitsnormen voor de gegevens, de vereiste beveiligings- en privacybeleidslijnen, en de benodigde technologieën om de gegevens te beheren.
Door middel van data governance kan een organisatie ervoor zorgen dat de gegevens die worden gebruikt voor besluitvorming en bedrijfsprocessen nauwkeurig, relevant, up-to-date en bruikbaar zijn. Het helpt bij het minimaliseren van risico’s op gegevenslekken en het voldoen aan de wettelijke en regelgevende vereisten. Data governance zorgt ook voor het opbouwen van vertrouwen in de gegevens binnen de organisatie, wat kan bijdragen aan een betere samenwerking tussen afdelingen en betere besluitvorming. Daarom is data governance een essentieel onderdeel van datamanagement.
Wat zijn de voordelen van datamanagement?
Omdat data steeds meer wordt gezien als het nieuwe goud, besteden organisaties steeds meer aandacht aan het datamanagement. Datamanagement heeft dan ook een aantal duidelijke voordelen.
Snellere besluitvorming van hogere kwaliteit: Als de data binnen het bedrijf goed georganiseerd is, worden er geen beslissingen meer genomen op basis van oude informatie. Als de omstandigheden vragen om een snelle beslissing, dan is het makkelijk om de benodigde informatie op te vragen. Kortom, door sneller en beter te beslissen wordt je organisatie wendbaarder.
Efficiëntere bedrijfsprocessen: Door slim na te denken over de rol van data binnen je bedrijfsprocessen, is het mogelijk om veel efficiënter te werken. Een simpel voorbeeld is dat je de gegevens verzamelt op de plek waar dat dit het makkelijkst kan.
Voortdurende verbetering: Veel bedrijven passen data-analyse toe om de bedrijfsprocessen of de resultaten te verbeteren. Een simpel voorbeeld is een e-commerce winkel die op basis van data betere aanbevelingen aan haar klanten kan geven.
Datamanagement en de rol van een DMS
Data management is het proces van het organiseren, opslaan, beveiligen en onderhouden van gegevens om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig, actueel en toegankelijk blijven. Een Document Management System (DMS) is een softwaretoepassing die wordt gebruikt om elektronische documenten te beheren en op te slaan.
Een Document Management Systeem (DMS) speelt een belangrijke rol bij datamanagement, omdat het helpt bij het organiseren, opslaan en delen van elektronische documenten. Het stelt gebruikers in staat om documenten centraal op te slaan en gemakkelijk te vinden, wat de productiviteit verhoogt en de tijd en kosten voor het zoeken naar informatie vermindert.
Een DMS biedt ook beveiligingsfuncties die ervoor zorgen dat gevoelige gegevens veilig worden bewaard en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers. Het helpt bij het naleven van regelgeving en normen voor gegevensbeveiliging, en vermindert het risico van gegevenslekken en ongeautoriseerde toegang.
Bovendien biedt een DMS vaak functies voor versiebeheer, waardoor gebruikers altijd toegang hebben tot de meest recente versie van een document en wijzigingen kunnen bijhouden. Dit is vooral belangrijk in samenwerkingsomgevingen waar meerdere gebruikers aan een document werken.
Handboek DMS
Effectief documentbeheer is niet alleen nuttig, maar vaak ook noodzakelijk. Dat begint met een goede strategie, die leidend is voor hoe de organisatie omgaat met informatie.
In dit handboek:
- Waarom bedrijven investeren in een DMS strategie
- Welke doelen bereik je met effectief documentbeheer?
- Hoe staat het documentbeheer in jouw bedrijf ervoor?
- Hoe ontwikkel je een toekomstbestendige DMS strategie?
Workflows in een DMS helpen bij het stroomlijnen van datamanagement en het verbeteren van de efficiëntie van bedrijfsprocessen. Een workflow is een reeks geautomatiseerde stappen die de beweging van documenten tussen verschillende gebruikers, afdelingen of taken regelen.
Een goed ontworpen workflow in een DMS zorgt ervoor dat documenten op de juiste manier worden gemaakt, gedeeld, beoordeeld, goedgekeurd, opgeslagen en gearchiveerd. Het biedt gebruikers de mogelijkheid om te werken binnen een gestructureerd kader, waardoor de consistentie en nauwkeurigheid van documenten wordt verbeterd.
Een workflow kan bijvoorbeeld helpen bij het automatiseren van het beoordelings- en goedkeuringsproces voor documenten, waardoor het aantal handmatige stappen wordt verminderd en de doorlooptijd van taken wordt verkort. Het kan ook helpen bij het prioriteren van taken en het toewijzen van verantwoordelijkheden aan verschillende gebruikers.
Bovendien zorgt een workflow ervoor dat documenten gemakkelijk toegankelijk zijn voor degenen die ze nodig hebben. Het minimaliseert de tijd die nodig is om documenten te zoeken en te openen, wat de efficiëntie van bedrijfsprocessen verhoogt en de kans op fouten verkleint.
Kortom, een DMS is een onmisbaar hulpmiddel voor datamanagement en biedt tal van voordelen voor organisaties die veel elektronische documenten beheren.
Effectief datamanagement verkleint informatierisico’s
Organisaties hebben steeds meer data in huis en lopen daardoor ook steeds meer risico op een datalek of hack. Het lekken van gevoelige informatie kan enorme gevolgen hebben. Niet alleen financieel, maar ook qua reputatie. Er kan een vertrouwensbreuk ontstaan waardoor (potentiële) klanten het zekere voor het onzekere kiezen, bij een ander. Een DMS draagt bij aan effectief documentbeheer en verhoogt daarbij de veiligheid van data beheer en opslag. Het helpt organisaties in kaart te brengen welke data zij in huis hebben, hoe belangrijk deze data zijn en welke beveiliging zij hieraan willen verbinden. Bovendien kun je de toegang tot de gegevens afschermen voor onbevoegden. Wanneer gegevens op grond van de privacywetgeving verwijderd moeten worden na een bepaalde termijn, dan kan dit automatisch ingeregeld worden.
Een ander belangrijk onderdeel van de gereedschapskist is software voor data-analyse. Hiervoor wordt vaak business intellingence (BI) software gebruikt. Hiermee kan data uit verschillende bronnen worden gecombineerd en geanalyseerd. De meeste BI-software beschikt over uitgebreide mogelijkheden om de data op een toegankelijke manier weer te geven, bijvoorbeeld via dashboards, grafieken of spreadsheets.
