Wat is datamanagement en waarom is het belangrijk?

Data wordt aan de lopende band gegenereerd, door je organisatie, je klanten en ook door jou: wist je dat we alleen al als persoon gemiddeld 1.7 MB per seconde genereren? Laat staan in organisaties! Data wordt veroorzaakt door iedereen, voor iedereen. En 90% van alle data is nog geen 2 jaar oud. De ontwikkelingen gaan razendsnel en dat verklaart ook waarom organisaties datamanagement hoog op de agenda hebben staan.

Want wie data zo goed mogelijk kan inzetten in het voordeel van de klant, heeft de toekomst. En daar is het verzamelen, beheren, beveiligen en actualiseren van data voor nodig, ook wel datamanagement genoemd.

Inhoudsopgave

Wat is datamanagement?

Datamanagement omvat alle taken rondom het organiseren, beheren en onderhouden van de gegevens binnen een organisatie.

Datamanagement bestaat de volgende onderdelen:

  • Het verkrijgen van de juiste data voor het primaire organisatieproces. Hierbij wordt geanalyseerd aan welke data behoefte is en hoe deze gegevens kunnen worden verzameld. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie voornemens is een nieuwe markt te betreden. In dat geval is er marktinformatie nodig, die ofwel door de organisatie zelf verzameld en geanalyseerd wordt ofwel ingekocht wordt bij een onderzoeksbureau.
  • Het ordenen en verwerken van ongestructureerde gegevens. Veel data binnen een organisatie is niet overzichtelijk te raadplegen door mensen. Door deze data te ordenen en op een duidelijke manier te presenteren, kan de data efficiënter worden ingezet in het primaire organisatieproces. Minstens zo belangrijk is hierbij dat er overal in de organisatie dezelfde definities worden gehanteerd. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat de inkopers de kwaliteit van grondstoffen waarderen met letters, terwijl de afdeling kwaliteit een systeem gebruikt met cijfers.
  • Het actualiseren en onderhouden van data. Als er verouderde gegevens gebruikt worden, kan dit leiden tot verkeerde beslissingen. Een van de belangrijkste aspecten van datamanagement is dan ook om data in een organisatie zo actueel als nodig te houden. Alleen al vanwege de impact van data op de opslagcapaciteit van de organisatie, met extra kosten als gevolg.
  • Het beveiligen van data. De data die jouw bedrijf heeft verzameld, kan goud waard zijn. Je wilt voorkomen dat deze gegevens in verkeerde handen terecht komen. Waar  persoonsgegevens in het spel zijn, speelt ook de privacywetgeving een rol. Bij gedegen datamanagement worden gegevens conform de AVG bewaard. Dit betekent dat sommige data moet worden geanonimiseerd.

Hoe is datamanagement georganiseerd binnen een organisatie?

In grote organisaties waar data een belangrijke rol speelt in het primaire proces, is het eerder regel dan uitzondering dat de data beheerd wordt door een apart team of afdeling. Deze afdeling werkt dan nauw samen met de informatiemanagers, die wat dichter op de bedrijfsprocessen zitten.

In kleinere organisaties ligt het datamanagement vaak bij de ICT afdeling. Wanneer data geen grote rol speelt in het primaire proces, is soms de eindgebruiker van de data aan zet als het gaat om het datamanagement. In dat geval organiseert bijvoorbeeld de controller zelf de data die hij nodig heeft om zijn werk juist te kunnen uitvoeren.

Wat zijn de voordelen van datamanagement?

Omdat data steeds meer wordt gezien als het nieuwe goud, besteden organisaties steeds meer aandacht aan het datamanagement. Datamanagement heeft dan ook een aantal duidelijke voordelen.

Snellere besluitvorming van hogere kwaliteit: Als de data binnen het bedrijf goed georganiseerd is, worden er geen beslissingen meer genomen op basis van oude informatie. Als de omstandigheden vragen om een snelle beslissing, dan is het makkelijk om de benodigde informatie op te vragen. Kortom, door sneller en beter te beslissen wordt je organisatie wendbaarder.

Efficiëntere bedrijfsprocessen: Door slim na te denken over de rol van data binnen je bedrijfsprocessen, is het mogelijk om veel efficiënter te werken. Een simpel voorbeeld is dat je de gegevens verzamelt op de plek waar dat dit het makkelijkst kan.

Voortdurende verbetering: Veel bedrijven passen data-analyse toe om de bedrijfsprocessen of de resultaten te verbeteren. Een simpel voorbeeld is een e-commerce winkel die op basis van data betere aanbevelingen aan haar klanten kan geven.

Datamanagement en de rol van een DMS

Om de voordelen van data optimaal te kunnen benutten, heb je goede software nodig. Een document management systeem (DMS) is ideaal om de verschillende gegevens in op te slaan. Bestanden zijn makkelijk te labelen en eenvoudig terug te vinden door de gebruikers. Je kunt workflows inrichten, waardoor de betrokkenen automatisch gewaarschuwd worden als er nieuwe data beschikbaar is. Een bijkomend voordeel van een DMS is het versiebeheer, waardoor oude versies hersteld kunnen worden en dubbel werk wordt voorkomen.

Effectief datamanagement verkleint informatierisico’s  

Organisaties hebben steeds meer data in huis en lopen daardoor ook steeds meer risico op een datalek of hack. Het lekken van gevoelige informatie kan enorme gevolgen hebben. Niet alleen financieel, maar ook qua reputatie. Er kan een vertrouwensbreuk ontstaan waardoor (potentiële) klanten het zekere voor het onzekere kiezen, bij een ander. Een DMS draagt bij aan effectief documentbeheer en verhoogt daarbij de veiligheid van data beheer en opslag. Het helpt organisaties in kaart te brengen welke data zij in huis hebben, hoe belangrijk deze data zijn en welke beveiliging zij hieraan willen verbinden. Bovendien kun je de toegang tot de gegevens afschermen voor onbevoegden. Wanneer gegevens op grond van de privacywetgeving verwijderd moeten worden na een bepaalde termijn, dan kan dit automatisch ingeregeld worden.

Een ander belangrijk onderdeel van de gereedschapskist is software voor data-analyse. Hiervoor wordt vaak business intellingence (BI) software gebruikt. Hiermee kan data uit verschillende bronnen worden gecombineerd en geanalyseerd. De meeste BI-software beschikt over uitgebreide mogelijkheden om de data op een toegankelijke manier weer te geven, bijvoorbeeld via dashboards, grafieken of spreadsheets.

Deel dit bericht

Recente artikelen

Geen Resultaten Gevonden

De pagina die u zocht kon niet gevonden worden. Probeer uw zoekopdracht te verfijnen of gebruik de bovenstaande navigatie om deze post te vinden.

Deel dit bericht

Gerelateerde artikels

Geen Resultaten Gevonden

De pagina die u zocht kon niet gevonden worden. Probeer uw zoekopdracht te verfijnen of gebruik de bovenstaande navigatie om deze post te vinden.

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00