Elke organisatie heeft te maken met processen en dus procesmanagement. Sommige processen zijn klein en hebben weinig impact op je organisatie. Andere processen zijn daarentegen cruciaal voor het voortbestaan van je organisatie, zoals het primaire proces. Dat bestaat uit alle activiteiten die nodig zijn om jouw belangrijkste product of dienst te leveren. Het is daarom essentieel om grip te hebben op je processen en deze efficiënt in te richten. Dit doe je door middel van procesmanagement.
In dit artikel
- Wat is procesmanagement?
- Hoe pak je procesmanagement aan?
- Het digitaliseren van processen met workflows
- Procesmanagement in de praktijk: een voorbeeld
- Wat is de rol van een procesmanager?
- Processen verbeteren met een DMS, hoe werkt dat?
- Waarop letten bij aanschaf van procesmanagement software?
Wat is procesmanagement?
Procesmanagement is erop gericht om de processen in jouw organisatie te optimaliseren. Hierdoor zul je efficiënter en effectiever te werk gaan. En dat zorgt onder andere voor minder kosten en verhoogde productiviteit. De focus van procesmanagement ligt daarnaast op het verbeteren van de klantervaring. Hierdoor verbeter je de kwaliteit van jouw producten of diensten continu. Je kunt dus sneller en makkelijker een hogere kwaliteit leveren. Dat is waar procesmanagement om draait.
Procesmanagement heeft dan ook veel raakvlakken met kwaliteitsmanagement, maar er zijn een paar belangrijke verschillen. Kwaliteitsmanagement is gericht op het verhogen van de kwaliteit van jouw producten of diensten. Je kijkt vanuit een breder perspectief naar de organisatie, waarbij je alle aspecten in ogenschouw neemt. Naast de processen kijk je bijvoorbeeld ook naar de bedrijfsstructuur, risico’s en doelstellingen.
Hoe pak je procesmanagement aan?
Vaak komt het optimaliseren van bedrijfsprocessen pas ter sprake als er iets mis gaat. Dan ontstaat er urgentie om je processen te analyseren en te verbeteren. Maar je kunt beter inzetten op structurele oplossingen die ervoor zorgen dat risico’s geminimaliseerd worden. Hoe pak je dat aan?
Procesmanagement begint met het inzichtelijk maken van je processen. Je gaat op zoek naar de meest cruciale processen binnen je organisatie en brengt deze in kaart. Wat is het doel? Wanneer begint het proces en wanneer stopt het? Hoeveel tijd kost het? Welke stappen worden er gezet? Wie is erbij betrokken en wie is waarvoor verantwoordelijk? Van welke data en middelen ben je afhankelijk?
Vervolgens kijk je naar de knelpunten in je processen. Wat kan er beter, efficiënter of effectiever? Vinden er overbodige activiteiten plaats? Stel Key Performance Indicators (KPI’s) vast en analyseer hoe je presteert en of je je doelstellingen haalt. Zo niet, waar gaat het mis? Dat geeft je richting en houvast om je processen te verbeteren.
Weet je wat je kunt verbeteren? Dan kun je beginnen met het herontwerpen van je processen. Dit limiteert zich niet alleen tot de activiteiten in een proces. Kijk bijvoorbeeld ook naar het beter inzetten van je data, mensen of middelen. Werk de hernieuwde processen uit in een digitale workflow, zodat je grip houdt op je processen.
Het digitaliseren van processen met workflows
Digitalisering is vandaag de dag niet meer weg te denken uit ons leven. Voor organisaties levert het digitaliseren van processen (en dus digitaal procesmanagement) veel voordelen op. Het zorgt onder andere voor:
- Efficiëntere processen
- Lagere kosten
- Meer inzicht in je organisatie
- Effectievere inzet van mensen, data en middelen
- Hogere kwaliteit van je product of dienst
- Meer tevredenheid onder werknemers en klanten
Nooit eerder was de adoptie van nieuwe technologieën zo hoog, en nooit eerder waren de klantverwachtingen zo hooggespannen als het gaat om digitale dienstverlening. Het digitalisering van bedrijfsprocessen is dan ook de nieuwe standaard voor wie relevant wil zijn én blijven in de markt.
Digitaliseren begint bij inzicht in je bedrijfsprocessen en de bijbehorende verantwoordelijkheden, kun je de processen gaan digitaliseren. Processen automatiseren met behulp van een digitale workflow, ook wel werkstromen, is de eerste stap. Een workflow is een geautomatiseerd proces waarbij verschillende activiteiten elkaar opvolgen en tot een bepaalde uitkomst leiden.
Het digitaliseren van processen met workflows wordt mogelijk gemaakt door geavanceerde Document Management Systemen, zoals DigiOffice. Workflows geven je je grip op de bedrijfsprocessen. Zo zijn verantwoordelijkheden duidelijk afgebakend, wordt de doorlooptijd van processen bewaakt, heb je altijd toegang tot de meest actuele informatie en worden repeterende handelingen geautomatiseerd. En dat zorgt er vervolgens voor dat je kunt bouwen aan een betere organisatie. Met de juiste informatie kun je risico’s en kansen herkennen, op tijd bijsturen als dat nodig is en proactief verbeteringen doorvoeren in je bedrijfsprocessen.
Procesmanagement in de praktijk: een voorbeeld
We geven graag een voorbeeld van procesmanagement in de praktijk, om duidelijk te maken hoe het digitaliseren van processen je organisatie kan helpen.
Bij een Nederlands infrabedrijf werd het facturatieproces volledig handmatig uitgevoerd. Deze organisatie ontving, net als de meeste organisaties, meerdere facturen per week. Elke factuur die binnenkwam ging zelfs twee keer langs de verantwoordelijke administrateur. Zowel bij het invoeren van de factuur als bij het registreren voor de interne goedkeuring.
Na het in kaart brengen van het proces en het bepalen van de verbeterpunten , is er een nieuwe digitale workflow opgesteld. Het proces ziet er nu zo uit:
- Een nieuwe factuur wordt automatisch doorgestuurd naar het financiële pakket en geregistreerd in het document management systeem.
- Vervolgens wordt de nieuwe factuur aan de hand van het factuurnummer gekoppeld aan de inkoopfactuur.
- De verantwoordelijke administrateur ontvangt een melding dat de factuur gecontroleerd moet worden.
- Via het DMS wordt er een verzoek naar de uitvoerder gestuurd om de factuur goed te keuren of af te wijzen.
- Als het om grote bedragen gaat, dan wordt er ook een goedkeuringsverzoek naar de directie gestuurd.
- Na interne goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling door het financiële pakket.
Het nieuwe proces wordt regelmatig geëvalueerd. Hieruit is gebleken dat de handmatige taken teruggebracht zijn van 100% naar 30%. Daarnaast is de rol van de administratie veranderd, de werkdruk verlaagd en is er meer tijd beschikbaar voor optimalisatie. En daardoor worden er ook minder fouten gemaakt.
Wat is de rol van een procesmanager?
Processen zijn natuurlijk niet statisch. Soms worden processen anders ingericht of samengevoegd. Bijvoorbeeld als blijkt dat KPI’s niet gehaald worden en er een efficiëntieslag nodig is. Het kan ook voorkomen dat verantwoordelijkheden gewijzigd worden, er nieuwe middelen aangeschaft worden of nieuwe wet- en regelgeving doorgevoerd wordt. Allemaal factoren die invloed uitoefenen op je bedrijfsprocessen. Het kan daarom zinvol zijn om een procesmanager aan te stellen.
Een procesmanager zorgt er allereerst voor dat het proces op de juiste manier uitgewerkt wordt in de workflow. Als er onduidelijkheden of vragen zijn over het proces, dan is de procesmanager het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Hij of zij controleert de voortgang en analyseert de KPI’s. Mochten er veranderingen nodig zijn, dan zal de procesmanager ervoor zorgen dat de workflow wordt gewijzigd.
Om deze taken goed uit te kunnen voeren, zal een procesmanager bepaalde vaardigheden moeten hebben. Procesmanagement is complex en raakt de hele organisatie. Zo is risicomanagement een belangrijk onderdeel van het werk. Analytisch vermogen, systemisch kunnen werken, aanpassingsvermogen en inventiviteit zijn hiervoor noodzakelijk. Daarnaast heeft een procesmanager een verbindende rol en komt hij of zij met veel partijen in aanraking. De procesmanager moet in staat zijn om uiteenlopende belangen samen te brengen en te communiceren met alle lagen in de organisatie. Besluitvaardigheid, omgevingssensitiviteit en communicatieve vaardigheden zijn hierdoor ook essentieel.
Processen verbeteren met een DMS: hoe werkt dat?
Veel bedrijven kiezen ervoor om hun processen te verbeteren en digitaliseren met behulp van een document management systeem. In tegenstelling tot een eenvoudige workflow management tool borg je met een document management systeem niet alleen de workflows, maar álle informatie binnen je organisatie.
Om processen te verbeteren heb je toegang tot informatie nodig, op het juiste moment en voor de juiste persoon. En dat is precies waar een document management systeem voor zorgt. Het beheert en structureert al jouw informatiestromen. Zodat jij informatie bij de hand hebt op het moment dat jij het nodig hebt.
De uitgebreide mogelijkheden om informatie te structureren maakt ook de workflows een stuk rijker. Zo kun je bijvoorbeeld documenten direct koppelen aan taken of activiteiten. Doordat je alles in één systeem beheert blijft het versiebeheer op orde. Geen verschillende versies die op verschillende afdelingen ronddwalen, maar alles centraal georganiseerd in één systeem. Dus wil je jouw processen verbeteren en een geoliede procesmanagement? Dan heb je een werkbaar document management systeem nodig met genoeg mogelijkheden voor jouw organisatie.
Grip op informatie
Hoe ga je om met de grote hoeveelheid data die dagelijks in- en uit je organisatie stroomt? Hoe organiseer je dit efficiënt, en zorg je voor een goede, snelle en veilige informatie voorziening? En hoe optimaliseer je je bedrijfsprocessen, zodat je je taken in de toekomst makkelijker en sneller uit kunt voeren?
Waarop letten bij aanschaf van procesmanagement software?
Maar wat voor een procesmanagement software moet je kiezen? Welk systeem sluit aan bij de wensen van jouw organisatie? Dat is geen eenvoudige keuze. Daarom helpen we je graag op weg. Vraag jezelf eens af:
- Wie gaat de procesmanagement software gebruiken?
- Waarvoor gebruiken zij de procesmanagement software?
- Wat is het bedrijfsmodel van je organisatie?
- Wil je de procesmanagement software koppelen aan andere applicaties?
- Wat vind je belangrijk aan de samenwerking met de leverancier van de software?
Door antwoord te geven op bovenstaande vragen krijg je voor jezelf helder waar je naar op zoek bent. Jouw doelen en wensen moeten aansluiten bij de functionaliteiten van de software. Als je bijvoorbeeld de procesmanagement software wilt koppelen aan andere applicaties, dan moet dit wel mogelijk zijn. Daarnaast is de samenwerking met de leverancier belangrijk. Zorg dat hun support op orde is en dat ze je ondersteunen met de implementatie van de software. Dan ben je klaar voor de toekomst waarin procesmanagement een integraal onderdeel is geworden van jouw organisatie.
De voordelen van procesmanagement software op een rij:
- Op eenvoudige wijze eigenaarschap borgen en aantonen;
- Ongecompliceerd documenten koppelen aan processtappen;
- Volledig inzicht doordat processen in kaart zijn gebracht;
- Schematische weergave van processtappen in een workflow;
- Volg de status en voortgang van processen dankzij dashboards;
- Overzichtelijke rapportages waardoor er beter ingespeeld kan worden op kansen of fouten.
Het Document Management Systeem van DigiOffice als steunpilaar in digitale bedrijfsprocessen.
Meer over procesmanagement
Lees meer over wat er bij procesmanagement allemaal komt kijken:
- Wat is kwaliteitsmanagement en hoe organiseer je dat?
- Wat is informatiemanagement en waarom is het belangrijk?
- Wat is datamanagement en waarom is het belangrijk?
