De Vries en Verburg ziet meerwaarde in DMS naast ERP

DMS naast ERP bij de Vries en Verburg

Wat is de toegevoegde waarde van een apart DMS naast ERP?

De hoeveelheid informatie die binnen bouwbedrijven in omloop is, is op zijn zachts gezegd indrukwekkend te noemen. In elke fase van een bouwproject ontstaan nieuwe documenten. Het beheer daarvan vindt vaak plaats in meerdere softwaresystemen. Een DMS naast ERP, hoe efficiënt is dat eigenlijk? Bouwbedrijf De Vries en Verburg besloot op zoek te gaan naar één nieuwe totaaloplossing in de vorm van een ERP systeem, om meer synergie te bereiken.

Ton van der Spek (financieel directeur van De Vries & Verburg) vertelt: “We zochten één totaaloplossing voor ‘alles’ en kozen voor een ERP systeem gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Hoewel heel tevreden over het ERP systeem, is  de DMS-module in het ERP niet toereikend voor wat wij gewend zijn van DigiOffice. Het spreekwoordelijke schaap met vijf poten bleek niet te bestaan.”

De Vries en Verburg behoudt DigiOffice dus als gespecialiseerd DMS naast ERP. Waar heeft DigiOffice haar populariteit te danken?

Waarom (bouw)bedrijven kiezen voor een document management systeem

Met een document management systeem beheer je de informatiestromen in een bedrijf. Bij ieder bouwproject ontstaan documenten, vanaf de inschrijving en het ontwerp tot aan de calculatie en realisatie. Om de beheersbaarheid van het bouwproces te vergroten, is het van belang grip te houden op deze informatie. Dat betekent dat je informatie snel op moet kunnen zoeken, waar je ook bent. En ook makkelijk moet kunnen delen met externen, op een veilige manier.

De keuze voor één geïntegreerde totaaloplossing

Bouwbedrijf De Vries en Verburg uit Stolwijk is DigiOffice gebruiker van het eerste uur. Het bedrijf gebruikte ook andere software oplossingen, bijvoorbeeld om projecten te calculeren en om de boekhouding te doen. Zij besloten vanuit efficiëntie oogpunt om op zoek te gaan naar één systeem voor alles. “Als je met meerdere systemen werkt, wil je dat deze zo goed mogelijk met elkaar samenwerken. We hadden het gevoel dat dit efficiënter kon met een goed geïntegreerde totaaloplossing. Dat is gelukt met 4PS Construct.” aldus van der Spek.

“Het schaap met vijf poten bleek niet te bestaan”

Tóch koos het bedrijf er voor DigiOffice te behouden, naast het ERP. Tijdens de implementatie van het ERP systeem werd al snel duidelijk dat de standaard DMS-module niet toereikend is. “Niet alleen ging het maken, bewerken, verzenden, beheren en terugvinden van documenten  in het ERP systeem minder prettig dan dat we van DigiOffice gewend waren,” vertelt Ton van der Spek, “maar DigiOffice regelt ook ons versiebeheer, bewaakt onze huisstijl en regelt de workflows van onze documenten. Bij dat laatste kun je denken aan bijvoorbeeld de opvolging van offertes of uren- en bonnenregistratie.”

Alle denkbare documentstromen in de bouw kunnen in DigiOffice beheerd en geautomatiseerd worden. Dat gaat verder dan een basis DMS functionaliteit, beaamt van der Spek: “Hoewel we op zoek waren naar één partij voor alles, bleek het spreekwoordelijke schaap met vijf poten niet te bestaan. We zijn tevreden over de ERP functionaliteiten, maar de DMS-module kwam te kort voor wat wij wensten. Daarom behouden wij DigiOffice naast het ERP systeem.” https://www.devriesverburg.nl/

Een DMS module in ERP of een apart DMS systeem?

Het is voor veel bedrijven een bekend dilemma. Kies je voor één geïntegreerde softwareoplossing, dus een ERP met basis DMS functionaliteit? Of kies je voor een basis ERP systeem en breid je die uit met gespecialiseerde oplossingen zoals DigiOffice? Waar doe je goed aan, wat is voor jouw organisatie de meest toekomstbestendige keuze?

De Vries en Verburg kiest ervoor een specialistisch DMS te koppelen met het ERP systeem. De meest prangende vraag die dit oproept is: Waar stopt een basis DMS functionaliteit (zoals je die vaak in een ERP systeem ziet) en begint een specialistische oplossing als DigiOffice? Wat is de meerwaarde? In de whitepaper lees je hier alles over én waarom steeds meer bedrijven kiezen voor een dedicated DMS.

Deel dit bericht

Recente berichten

Digitaal documentbeheer voor accountantskantoor Baker Tilly

Document management belangrijk voor accountancy Het automatiseren van (repetitieve) werkzaamheden, efficiënter (samen)werken met collega’s en minimaliseren van compliance en auditrisico’s vormen vaak de aanleiding voor verdere digitalisering van accountancy...

Coronabeleid bij DigiOffice

Wij staan voor je klaar! Sinds de uitbraak van het coronavirus in Nederland hebben we als bedrijf diverse maatregelen genomen om de verspreiding van het virus zoveel mogelijk te beperken. De mededelingen, maatregelen en adviezen van overheid en RIVM hebben ertoe...

Digitaal relatiebeheer voor Nederlandse Verkeersvliegers

De Vereniging Nederlandse Verkeersvliegers (VNV) uit Badhoevedorp werkt voor digitaal relatiebeheer van haar 5.500 leden met DigiOffice als nieuwe CRM en DMS applicatie. Dit om alle bedrijfsprocessen voor ledenbehartiging digitaal te kunnen doen. Daan Zwart, algemeen...

Digitaal projectbeheer in DMS voor Burgland Bouw

Digitaal projectbeheer: informatie op één centrale plek en altijd actueel Een bestek, bouwtekeningen, werkplanningen, facturen en contracten. Als bouwbedrijf zie je soms door de informatiebomen het bos niet meer. DigiOffice hielp Burgland Bouw om deze informatie te...

Bedrijfsprocessen optimaliseren drijfveer digitalisering

ADS Groep verbetert bedrijfsprocessen met DigiOffice Bedrijfsprocessen optimaliseren was de drijfveer voor digitalisering van ADS Groep. Het bedrijf zocht een oplossing voor de toekomst. Om efficiënter en digitaler te gaan werken en een nieuwe marktbenadering te...

Deel dit bericht

Een DMS naast je ERP, waarom zou je?

De whitepaper geeft je antwoord op de volgende vragen:

  • Wat is het verschil tussen een ERP en DMS?
  • Waarom kiezen steeds meer bedrijven voor een specialistisch DMS?
  • Waar stoppen de mogelijkheden van een ERP en gaat DigiOffice verder?
  • Wat waren de belangrijkste argumenten van De Vries en Verburg?
  • Hoe complex is het koppelen van beide oplossingen?
  • En hoe arbeidsintensief is de implementatie?

Ook lees je in de whitepaper een aantal concrete voorbeelden van de wijze waarop DigiOffice in de praktijk wordt toegepast bij bouwbedrijven en hoe dit leidt tot flinke tijdswinst, voor élke gebruiker

Gerelateerde berichten

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00