Nijhuis Bouw digitaliseert met document management systeem
Digitalisering, document management en Trento®. Die combinatie zet Nijhuis Bouw voor het uiteindelijke doel: minder kosten, meer kwaliteit. Het document management systeem van DigiOffice helpt daarbij om grip te krijgen op de vele documenten en processen die met Trento gepaard gaan.
Grote nieuwbouwprojecten vormen een van de pijlers van Nijhuis. Nieuwbouw kun je op zichzelf ook weer uitsplitsen. In maatwerk nieuwbouw enerzijds, denk aan bijzondere panden, en in conceptbouw anderzijds. Conceptmatig bouwen volgens Nijhuis heet Trento®. Informatiemanager Roel Prinsen licht dit begrip toe: “Conceptdenken is natuurlijk niet nieuw. Al in de jaren 60 werden rijtjeshuizen volgens een bepaald concept neergezet. Wat we echter met Trento doen, is unieke bouwwerken maken met steeds weer dezelfde uitgangspunten en materialen. Geen eenheidsworsten dus. Je kunt het goed vergelijken met lego. Met dezelfde bouwstenen kun je iedere keer unieke gevelaanzichten creëren met elk een andere uitstraling.”
De crux van Trento is dat hetzelfde principe, hetzelfde proces keer op keer wordt herhaald. Waarbij lering wordt getrokken uit elk afgerond project. Belangrijk daarbij zijn de zogeheten co-makers. Prinsen: “Dat zijn betrouwbare leveranciers met wie we al jaren werken. Zij zijn vertrouwd met onze aanpak. Zoals leveranciers van vloerdelen, betonwanden en installaties. Van hun producten maken we bij elk nieuwbouwproject gebruik.”
Trento-filosofie en document management
De bouwmethodiek Trento is dus bijzonder procesmatig. “Ik denk dat je in het hele traject zo twintig projectfases kunt onderscheiden. Van locatieverwerving tot en met het uiteindelijke onderhoud”, aldus Prinsen. Iedereen snapt: elke fase heeft weer zijn eigen projectdocumenten, data en werkstromen. In de zoektocht naar digitale ondersteuning van dit hele bouwproces kwam Nijhuis uit bij het document management systeem (DMS) van DigiOffice.
Prinsen: “We wilden grip krijgen op al die afzonderlijke processen en documenten. Nu zijn daar verschillende oplossingen voor, maar we zochten iets dat meer biedt dan alleen het wegzetten van documenten in een handige mappenstructuur. Iets dat echt past bij de Trento-filosofie. Een combinatie van digitalisering, document management en Trento. Dat is het DMS van DigiOffice geworden, vanwege de vele functionaliteiten die het biedt. Zo kun je sturen op het proces, werkstromen goed structureren, taken toewijzen en ga zo maar door. En, minstens zo belangrijk: DigiOffice biedt de mogelijkheid om andere partijen en andere software aan te laten haken.” Prinsen doelt daarbij op de co-makers met wie ze via DigiOffice extranet documentatie uitwisselen.
Digitalisering: van de cloud naar DigiOffice
Zover is het bij Nijhuis overigens nog niet. De Rijssense aannemer voert DigiOffice zorgvuldig, stap voor stap in. Eerst is het systeem ingericht en geconfigureerd. Daarna zijn de interne documenten van lopende projecten in DigiOffice gezet. “Dat is even omdenken voor al onze medewerkers,” vertelt Prinsen. “Ze moeten wennen aan het feit dat het maken en zoeken van documenten nu allemaal in het DMS plaatsvindt. Tot voor kort plaatsten we het meeste in de cloud. Nu hoeft dat niet meer, we hebben ons eigen domein.” De volgende stap is dat Nijhuis met alle co-makers om tafel gaat. Om zaken als het aanleveren van documenten en versiebeheer via DigiOffice te laten verlopen. En om eventueel systemen aan elkaar te koppelen. Kortom, eerst moet DigiOffice goed in de interne organisatie van Nijhuis worden ingebed, daarna volgt de samenwerking met leveranciers.
Digitalisering, document management en Trento®
Volgens Prinsen is het nog wat vroeg om grote conclusies te trekken uit het werken met DigiOffice, maar de verwachtingen zijn hooggespannen. “Binnen Nijhuis, maar zeker ook bij de co-makers leefde de behoefte aan meer structuur erg sterk. Met die co-makers verliep het uitwisselen van documenten vaak via e-mail, waardoor het totaaloverzicht en de grip ontbraken.”
Op korte termijn moeten die problemen zijn opgelost. Maar ook op langere termijn heeft Nijhuis hoge verwachtingen van DigiOffice. Die hangen samen met de verdere ontwikkeling van Trento. “Trento 2.0 staat in de steigers”, zegt Prinsen. “De bouwwereld is dynamisch. We zijn teruggegaan naar de tekentafel en hebben een nieuw bouwproces ontwikkeld, met nieuwe materialen. Zo gaan we werken met allerlei kant-en-klare producten, zoals meterkasten en leidingschachten. Einddoel is een nog snellere uitvoering van het bouwproces. Meer tijdwinst voor onze opdrachtgever dus.”
DigiOffice, digitalisering en document management krijgt ook bij Trento 2.0 een prominente rol. “Het mooie is dat DigiOffice bij uitstek ontwikkeld is voor dergelijke nieuwe processen. De processen die we voor Trento 2.0 uittekenen, richten we dan ook meteen in DigiOffice in.” Aan de horizon gloort daarna alweer de volgende stap. “Nijhuis wil een digitaal bouwbedrijf worden. We gaan dan ook kritisch kijken of met behulp van DigiOffice elk procesonderdeel te digitaliseren is. Een soort Trento 3.0 dus eigenlijk.”
“De behoefte aan meer structuur leefde heel sterk”
Minder faalkosten en hogere marges door document management systeem
Bij ieder bouwproject ontstaan veel documenten zoals tekeningen, offertes, contracten planningen, prognoses, rapporten en certificaten. Het managen hiervan is een uitdaging, digitalisering een oplossing. Hoe zorg je dat de (ontsluiting van) digitale informatie en data gaat bijdragen aan het succes van bouwprojecten? Lees er alles over in deze whitepaper.
Over Nijhuis Bouw
Kantoren in Rijssen, Apeldoorn, Enschede, Assen en Zwolle. Een werkgebied dat heel Nederland bestrijkt, met de focus op Noord-, Oost- en Midden-Nederland. Een groot familiebedrijf dat al meer dan 100 jaar bestaat en dat momenteel twee directeuren aan het roer heeft met de naam Nijhuis. Dat is het bedrijf Nijhuis in een notendop. De grote aannemer is actief in de nieuwbouw, renovatie en service en onderhoud. https://www.nijhuis.nl/
Een voorbeeld van een project waar het bedrijf trots op is, is ‘De Klaarbeek’, aan de rand van Epe. Daar realiseert Nijhuis 272 woningen. Roel Prinsen vertelt: “Deze woningen zijn uitgevoerd volgens het Trento®-systeem. Door een accurate voorbereiding kunnen de woningen in een kort tijdsbestek worden gebouwd, waarbij veiligheid en duurzaamheid zijn geborgd. Met het Trento®-concept worden de faalkosten van dit project beperkt. Omdat met vaste ketenpartners (de co-makers) wordt samengewerkt die vanuit hun vakgebied elke keer integraal bijdragen aan het bouwproces. Door alsmaar weer de ‘oefening’ te herhalen, dragen ze ook bij aan de zeer hoge productkwaliteit van een Trento® woning.”
Deze co-makers zullen volgens Prinsen binnenkort nog meer procesintegratie gaan ondervinden door zelf bestanden uit te wisselen via de Extranet-functionaliteit van DigiOffice bij Nijhuis. “Dit levert een snellere manier van communicatie op en geeft ook een beter versiebeheer. En dat is nog maar het begin. Het uitwisselen van data ligt in het verlengde hiervan.”
