Flinke tijdswinst voor DC Vastgoed met DigiOffice Enterprise

Flinke tijdwinst voor DC Vastgoed

01. Over DC Vastgoed

De behoefte van DC Vastgoed was een beter systeem om e-mails te archiveren. De meest efficiënte oplossing bleek echter complete software om documentstromen te beheren: DigiOffice.
Hans Peter de Ruiter van DC Vastgoed vertelt een duidelijk verhaal: “Dankzij DigiOffice hebben we een enorme inhaalslag op het gebied van digitalisering kunnen maken.”

02. Uitdagingen: het efficiënt beheren en bewaren van belangrijke documenten.

E-mails beter archiveren. Eigenlijk was de vraag tamelijk eenvoudig waarmee DC Vastgoed de markt op ging, op zoek naar een softwareleverancier. Hans Peter de Ruiter, financieel directeur bij DC Vastgoed, vertelt: “In onze e-mails, en zeker in de bijlagen daarvan, staan vaak belangrijke afspraken. Die moeten we jaren kunnen bewaren en vooral ook kunnen terugvinden. Goed archiveren is voor ons dus essentieel. Dat deden we altijd op een redelijk omslachtige manier: we kopieerden de e-mails naar Word-bestanden en sloegen die vervolgens in een map op.”

Een tijdrovend klusje, zo heeft De Ruiter becijferd. “Ons secretariaat was zo’n 40 % van de werkweek bezig met het opslaan en archiveren van documenten. Denk aan e-mails, contracten en tekeningen. Twee dagen per persoon, dat is enorm veel tijd. Om die reden zochten we naar een beter archiveringssysteem.”

03. De selectie: hoe vind je tussen zo’n 200 aanbieders de beste?

Nu zijn er heel veel aanbieders van dergelijke systemen in de markt, ongeveer 200 aanbieders. Om een gedegen keuze te kunnen maken, heeft DC Vastgoed een adviseur in de arm genomen. “Adviesbureau IJsselvliet uit Zwolle heeft ons bij onze zoektocht geholpen,” zegt De Ruiter. “We hebben ze gevraagd onze documentenstroom te helpen optimaliseren.”

• Analyse van behoeften: “IJsselvliet heeft daartoe eerst een analyse gemaakt van onze precieze behoeften. Wat hadden we eigenlijk exact nodig?” De uitkomst van deze analyse: de processen bij DC Vastgoed zitten op zich goed in elkaar, met onder meer duidelijke overdrachtsmomenten.
• Verbetering processen:  De ondersteuning van deze processen kon wél verbeteren, om precies te zijn door de aanschaf van een nieuw document management systeem (DMS). Want volgens
  medewerkers van DC Vastgoed had het oude systeem te veel knelpunten, zoals dat het opslaan en terugvinden van de juiste versie van documenten veel tijd kostte.
• Marktverkenning:  IJsselvliet is vervolgens de markt gaan verkennen. “Uiteindelijk hebben we drie partijen bij ons op kantoor een pitch laten houden,” zegt De Ruiter. DigiOffice won die pitch overtuigend. Volgens De Ruiter voornamelijk vanwege de compleetheid en gebruiksvriendelijkheid van de software. “Andere partijen waren op dat gebied minder overtuigend. Systemen waren te groot of te complex.”

04. De oplossing: ondersteuning van documenten én processen

Een pitch is leuk, maar het risico bestaat dat een leverancier de theorie fraaier voorstelt dan de praktijk. Hoe verhoudt die praktijk zich nu tot de pitch? De Ruiter: “Uitstekend. Om een voorbeeld te geven, de tijd die we ooit kwijt waren met het archiveren van e-mails kunnen we nu aan andere zaken besteden. Onze medewerkers kunnen e-mails zelf gemakkelijk naar een directory – in dit geval een project – verslepen, dus zonder die overbodige tussenstap van kopiëren en plakken.

DC Vastgoed heeft ervoor gekozen DigiOffice te gebruiken voor veel meer dan mails archiveren alleen. Guido van Leeuwen, senior projectleider bij DigiOffice, vertelt: ‘Dat is om te beginnen DigiOffice DMS voor het eenmalig, eenduidig en centraal opslaan van documenten en correspondentie binnen DC
Vastgoed. Documenten koppelt DigiOffice aan de bedrijven en contactpersonen, maar ook aan de vastgoedobjecten en projecten die DC Vastgoed in beheer heeft. Zo is voor alle medewerkers de relevante informatie centraal beschikbaar.”

Guido van Leeuwen vat de oplossing en toepassing bij DC Vastgoed samen: “We hebben ervoor gezorgd dat contactinformatie van bedrijven en personen nu centraal beschikbaar is en slechts op één plek bijgehouden hoeft te worden. Documenten en correspondentie slaat DigiOffice ook centraal op en zijn op verschillende manieren – én sneller – terug te vinden, bijvoorbeeld via een bedrijf, vastgoedobject of project. Daarnaast maken medewerkers van DC Vastgoed alle documenten in een uniforme huisstijl op.”

05. Ook interessant voor andere vastgoedbedrijven

Ook voor andere vastgoedbedrijven kan DigiOffice een interessante oplossing zijn, zegt Van Leeuwen. “Bijvoorbeeld omdat zij zelf objecten, zoals vastgoedobjecten, kunnen definiëren in DigiOffice. Het bedrijf bepaalt daarbij zelf welke gegevens het wil vastleggen. Documenten kunnen vervolgens weer aan deze objecten worden gekoppeld. Voor vastgoedbedrijven is het een voordeel om documenten inzichtelijk te hebben per relatie. Bijvoorbeeld een projectontwikkelaar met meerdere
vastgoedobjecten. Of juist per vastgoedobject – met meerdere relaties, zoals de projectontwikkelaar, kopers en huurders.”

06. Voorbeelden van procesautomatisering

Van aanvraag tot en met aftersales verloopt alles nu veel efficiënter, sneller en goedkoper.

• Standaarddocumenten: “DC Vastgoed groeit al jaren gestaag, maar dat geldt niet voor onze administratieve afdeling. Dankzij DigiOffice hebben we daar slechts een minimale bezetting nodig.”
• Workflows voor goedkeuring: Werkstromen is bedoeld om verschillende processen binnen de organisatie te automatiseren. Zo worden documenten nu intern ter review aangeboden via een werkstroom. Hiermee krijg je eenvoudig inzicht bij welke collega een document ter goedkeuring ligt. “Bovendien zijn alle opmerkingen, inclusief eerdere versies van een document, bij elkaar beschikbaar. En inkomende post wordt via een informatieve werkstroom doorgestuurd aan medewerkers waarvoor dit interessant is.”
• E-mails verslepen: “Dat is een module binnen Outlook om snel e-mails te kunnen registreren in
  DigiOffice DMS door deze naar een verkennerstructuur te slepen. Bij DC Vastgoed staan hier de voor de betreffende medewerker relevante vastgoedobjecten en projecten.”

07. Het resultaat: DigiOffice bleek een schot in de roos

Na een tijdlang DigiOffice in de praktijk te hebben ervaren, is Hans Peter de Ruiter van DC Vastgoed een tevreden gebruiker. “Vanwege het al genoemde gebruiksgemak. Maar ook vanwege de vele
andere mogelijkheden die de software ons biedt. Zoals het maken van workflows. Voor allerlei taken is het nu mogelijk om gemeenschappelijk te werken. Het komt nogal eens voor bij ons dat we onder gezamenlijke redactie aan een document werken. In DigiOffice kan dat op een heel efficiënte manier.” Zo bleek DigiOffice voor DC Vastgoed een schot in de roos. 

Dan is een allerlaatste groot voordeel van DigiOffice nog niet genoemd. De Ruiter: ‘Als wij iets willen wijzigen, bijvoorbeeld door de wensen van onze medewerkers, is dat meestal geen probleem. Dat is bij grote, logge systemen soms wel anders. Het feit dat dit – in de vorm van aanvullende modules – mogelijk is bij DigiOffice ervaren wij als erg prettig. We hebben dankzij DigiOffice een enorme inhaalslag op het gebied van digitalisering kunnen maken.”