DigiOffice

Slim digitaal informatiebeheer voor HR

Slim digitaal informatiebeheer voor HR

Wat is de meerwaarde van document management?

Als HR manager wil je de beste mensen behouden én aantrekken. Zij zijn het kloppend hart van de organisatie en van levensbelang voor de toekomst. Elke medewerker brengt een zichtbare hoeveelheid informatie teweeg: je bureau puilt uit van de sollicitatiebrieven, CV’s, loonheffingsformulieren, personeelsdossiers etc. En het grote aantal regelgevings- en rapportagevereisten waaraan je je moet houden maakt het papierwerk er niet minder op. Tel daar nog eens bij op je opleidingsplannen en strategische beleidsstukken.

 

Slim digitaal informatiebeheer is hierin onmisbaar. Dit helpt je niet alleen het overzicht te houden, ook kun je in het geval van een audit of andere wettelijke vereisten jouw documenten en informatie op volgorde vinden en zijn deze onmiddellijk toegankelijk. Is je huidige HR software hiertoe voldoende in staat of haal je meerwaarde uit Document Management?

 

Document Management software

Informatie wordt door document management software gezien als voorwaarde voor goede bedrijfsvoering. Een Document Management Systeem (DMS) is er voor gemaakt om:

  • processen sneller uit te voeren;
  • processen beter uit te voeren;
  • processen eenvoudiger te managen;
  • kosten en tijd te besparen.

 

HR software versus document management systeem

HR Software is specifiek gebouwd voor HR doeleinden, zoals het effectiever en efficiënter maken van HR processen als recruitment, personeelsontwikkeling, personeelsadministratie etc. Veel HR afdelingen werken met meer dan één systeem. Zo is de salarisadministratie vaak in andere software georganiseerd dan de verzuimregistratie en is het lang niet vanzelfsprekend dat de personeelsdossiers zich op dezelfde plek bevinden. Deze systemen communiceren meestal niet met elkaar. Waardoor het veel tijd kost omdat je wijzigingen op meerdere plekken door moet voeren .

 

Een DMS systeem regelt deze HR gerelateerde processen zo in dat het informatie eenvoudiger en waar mogelijk en wenselijk automatisch uitwisselt. Daarnaast is het HR-team bij een goede workflow (in één geïntegreerde oplossing) minder tijd kwijt aan administratieve processen. Een DMS focust zich overigens niet op één specifieke afdeling, maar kijkt organisatie breed naar procesverbetering en informatiemanagement. Dat betekent dat het ook de onderlinge samenwerking tussen HR en andere afdelingen versterkt.

“Het verminderen van de papieren last -en dus efficiënter werken-

wordt door de HR Manager genoemd als één van belangrijkste

redenen om met Document Management te starten”

 

Guido van Leeuwen, Projectleider DigiOffice

De voordelen van automatiseren

Meer dan één vijfde van de HR-processen wordt nog steeds handmatig uitgevoerd (onderzoek ADP), terwijl digitalisering deze processen een stuk efficiënter zou maken. Een groot gedeelte bestaat uit repeterend werk zoals verlofaanvragen, ziektemeldingen, urenregistratie etc. Juist die werkzaamheden zijn heel geschikt om te automatiseren. Dit voorkomt tijdrovende dubbele invoer van gegevens, maar reduceert ook fouten door bijvoorbeeld aankomende contractverlengingen tijdig te signaleren.

 

Hoe Document Management software HR helpt sneller/slimmer

te werken:

Document Management software helpt je sneller en slimmer (samen) te werken omdat je informatie centraal opslaat, vindt, samenvoegt, deelt en archiveert.

 

Voordelen van DMS voor HR-medewerker. Het DMS:

  • Registreert de loopbaancyclus van medewerkers van werving tot exit. Je bouwt een personeelsdossier op met alle relevante documenten en benodigde informatie.
  • Organiseert voor een deel de onboarding van nieuwe medewerkers. Bijvoorbeeld dat er bij digitale ondertekening van het contract een seintje naar de IT afdeling gaat zodat de computer, telefoon en werkplek op tijd gereed zijn.
  • Regelt workflows voor bijvoorbeeld functionerings- en beoordelingsgesprekken volgens een vooraf vastgesteld proces.
  • Verstuurt notificaties wanneer het tijd is voor een functioneringsgesprek, een contract afloopt, of bij een jubileum.
  • Borgt de privacy van personeelsdossiers door compliance regels in te richten (denk aan bewaar- en vernietigingstermijnen). Zorgt dat alleen de juiste (groepen) mensen toegang hebben tot bepaalde documenten.
  • Houdt logging bij, dus de registratie van wie, wat, wanneer van een bestand wijzigt.
  • Genereert rapportages op periodieke basis.
  • Zet versiebeheer in op bijvoorbeeld het opstellen van contracten
  • Faciliteert documentcreatie in huisstijl (in combinatie met DMS)
  • Controleert op aanwezigheid of ontbreken van bepaalde documenten

 

Meer informatie

Wil je meer weten over document management voor HR in jouw organisatie?

Word je werk saaier door digitalisering?

Artificiële intelligence, machine learning, robot chat

support: ze prijken al enige tijd bovenaan de lijstjes waar

het gaat om dé toekomsttrends voor HR. Bottom line:

het kan slimmer en efficiënter. Denk bijvoorbeeld alleen

al aan wat machine learning het recruitment proces te

bieden heeft: slimme algoritmes scannen in een mum

van tijd de soft en hard skills van kandidaten en helpen je

 de beste persoon te vinden. Word je werk dan niet saai?

 Integendeel! Je kunt juist al het repeterende werk

uitbesteden, zodat je tijd over hebt voor dingen die er écht toe doen, zoals de ontwikkeling van mensen bijvoorbeeld. Niet overtuigd? Bekijk eens de TEDtalk “Will automation take away our jobs”: https://youtu.be/th3nnEpITz0 (ca. 15 minuten kijkplezier)

Home

Extranet

Informatie

Blog

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep

Disclaimer | Privacy en Cookie statement