Highlights DigiOffice 2022.2
Projectdossiers snel (ont)koppelen bij documenten
Vanaf release 2022.2 kun je projectdossiers snel koppelen of ontkoppelen bij Project > Documenten. Selecteer op deze pagina één of meer documenten, klik via je rechter muisknop of via menu Extra: Dossiers > Koppelen / Ontkoppelen. Hierna zie je de aan het project gekoppelde dossiers in beeld en kun je een keuze maken welke dossiers je wilt koppelen of ontkoppelen.
Stempels plaatsen op PDF documenten
Vanaf nu is het mogelijk om PDF’s digitaal te ‘stempelen’. Dit is op allerlei manieren te configureren: posities, afmetingen, opmaak en inhoud van stempels definieert de applicatiebeheerder of een consultant. Enige voorwaarde is dat het originele document bij registratie een PDF moet zijn. Je kunt meerdere stempels laten configureren. Deze nieuwe functionaliteit is ondergebracht in een aparte module.
Onderverdelen lijst standaarddocumenten
In DigiOffice 2022.2 is het binnen DigiOffice voor Office (Word, Excel en PowerPoint) mogelijk om in het keuzemenu ‘Nieuw document’ de Standaarddocumenten onder te verdelen. Dit kan bijvoorbeeld op documentsoort, project of afdeling. Erg handig als er veel gebruik wordt gemaakt van diverse standaarddocumenten in jouw organisatie. Ze worden niet meer in één lijst getoond en je kunt hierdoor nog eenvoudiger het juiste standaarddocument kiezen.
Vernieuwing zoekvensters wizards
In deze release zijn binnen DigiOffice voor Office de zoekvensters die je kunt openen vanuit de registratieprofielwizards compleet vernieuwd. Dit biedt je de mogelijkheid om in de tabellen uitgebreid te zoeken, filteren, sorteren, et cetera.
DigiOffice CRM relatiebeheer
Nieuwe functionaliteiten
Je kon bij het inactief maken van een relatie altijd al de optie aanvinken om ook de bijbehorende contactpersonen op inactief te zetten. In DigiOffice 2022.2 is daar nu de functionaliteit bijgekomen om ook de personen van deze contactpersonen inactief te maken.
Filteren projectpagina
Daarnaast kun je nu bij Project > Medewerkers filteren op actief/inactief.
Wijzigingen
In DigiOffice 2022.2 is in de registratieprofielwizard de volgorde waarop je een e-mailadres kunt vinden aangepast: van ‘relatie → contactpersoon’ naar ‘contactpersoon → relatie’. Dit betekent in de praktijk dat als een bepaald e-mailadres zowel bij de relatie als bij de contactpersoon wordt gebruikt, de contactpersoon nu wordt gekozen. De volgorde in de uitklaplijst van de quick look-up is niet aangepast, dit blijft relatie → contactpersoon.
Werkruimte Taken
In deze release is de weergave ‘Verzoeken’ in de werkruimte ‘Taken’ hernoemd naar ‘CRM verzoeken’. Dit om verwarring te voorkomen met ondertekeningsverzoeken uit het Digitaal ondertekenen proces die hier tot nu toe ook werden getoond. Ondertekeningsverzoeken vind je nu overigens terug in de aparte weergave ‘Ondertekeningsverzoeken’.
Icoontje telefoonnummers
In DigiOffice 2022.2 zijn de icoontjes achter telefoonnummers nu altijd hetzelfde, namelijk een telefoon icoontje. Dit is dus onafhankelijk van welk manier van bellen is ingesteld.
DigiOffice DMS documentbeheer
Nieuwe functionaliteiten
Aan de module Digitaal ondertekenen is in deze release toegevoegd dat je nu in kunt stellen dat eerst akkoordverklaarders (externen) moeten ondertekenen en daarna pas ondertekenaars (internen).
Statusbalk voortgang
Bij het uploaden van documenten krijg je vanaf DigiOffice 2022.2 een statusbalk te zien die toont hoever het proces per document is. Dit komt in plaats van de term ‘Bezig met uploaden’.
Gemaakte documenten
Je kunt nu – afhankelijk van je rechten – bij standaarddocumenten zien welke documenten er op basis hiervan zijn gemaakt. In de navigatie van de detailpagina van een document is hiervoor onder DMS een extra navigatie-item toegevoegd: Gemaakte documenten. Dit item is alleen zichtbaar wanneer je hiervoor rechten hebt en het getoonde document een standaarddocument is.
Wijzigingen
Het regelmatig controleren bij ValidSign op voltooide ondertekening transacties kon veel systeemactiviteit veroorzaken. Daarom is in DigiOffice 2022.2 binnen Digitaal ondertekenen voor een andere manier gekozen. ValidSign biedt voltooide transacties automatisch aan DigiOffice aan, DigiOffice pakt ze vervolgens op voor verdere verwerking.
Ophalen gekoppelde documenten
Voor deze release is het ophalen van gekoppelde documenten bij een document technisch aangepakt waardoor dit proces nu (veel) sneller verloopt.
Benamingen kolommen
In DigiOffice 2022.2 zijn de benamingen van kolommen (kolomkoppen) in de verschillende resultatentabellen van documenten gelijkgetrokken. Verschillen in de benamingen tussen de resultatentabellen van o.a. Alle documenten, Tekeningen, Certificaten en Inkoopfacturen bestaan vanaf nu niet meer.
Uitvoering
Wijziging
Vanaf deze release kun je documenten verwijderen die aan een bonnenstaat zijn gekoppeld. Dit is handig als bijvoorbeeld het document verkeerd is aangemaakt of wanneer de bon is vervallen.
DigiOffice voor Office add-ins
DigiOffice voor Office
Nieuwe functionaliteiten
In de registratieprofielwizard kun je nu een ingevulde waarde van het ene naar het andere veld verslepen. Bijvoorbeeld van het ‘Aan-‘ naar het ‘CC-vak’ bij het maken van een e-mail of van ‘PDF’ naar ‘Origineel’ op de tab Bijlagen. Dit kan alleen wanneer beide quick look-ups van hetzelfde type zijn.
Zoekvenster Dossier/(Sub)dossiers
In deze release is aan de registratieprofielwizard toegevoegd dat je vanuit de velden Dossier en (Sub)Dossiers het bijbehorende zoekvenster kunt openen en gebruiken.
Sleutelvelden bepalen
Vanaf DigiOffice 2022.2 is het mogelijk om sleutelvelden te bepalen waar – om dubbelingen te voorkomen – in de registratieprofielwizard op wordt gecontroleerd bij registratie van een document. Er komt een waarschuwingsmelding in beeld als sleutelvelden vergelijkbare waarden bevatten als in een reeds geregistreerd document.
Toepassing filter
In deze release is aan de registratieprofielwizard de optie ‘Pas filter toe bij het zetten van de waarde’ toegevoegd. Hiermee voorkom je bijvoorbeeld dat bij het wijzigen van een registratie een inmiddels inactief project nog kan worden gebruikt.
Wijzigingen
In DigiOffice 2022.2 zijn in de registratieprofielwizard de vink-vakjes verplaatst van ‘na’ de veldnaam naar ‘voor’ de veldnaam. Dit zorgt voor een rustiger beeld.
Duidelijkheid onbekende gebruiker
Tot nu toe was de melding cryptisch als een onbekende gebruiker met de DigiOffice voor Office add-ins wilde werken. Daar is in deze release een duidelijke melding voor in de plaats gekomen: “Verbinding niet mogelijk: de gebruikersnaam komt niet voor in DigiOffice, uw account is inactief of u bent geen intranet gebruiker.”
Vrije tekst toestaan
Als je in DigiOffice 2022.2 in een quick look-up een waarde niet kunt vinden en ‘vrije tekst toestaan’ is ingesteld, blijft de tekst zwart en komt er een rode stippellijn onder te staan. Een voorbeeld is bijvoorbeeld bij het veld ‘E-mail aan’. Is ‘vrije tekst toestaan’ niet ingesteld bij de betreffende quick look-up? Dan kleurt de tekst rood.
DigiOffice voor Word
Nieuwe functionaliteiten
Vanaf deze release kun je – indien wenselijk in de betreffende omgeving – vrije tekst in de velden bij ‘Geadresseerde’ zetten. Deze gegevens worden vervolgens in het document geplaatst. Op deze manier vul je een geadresseerde handmatig in wanneer deze niet in het CRM voor komt en ook niet voor hoeft te komen.
Samenvoegdocumenten
Je kunt vanaf DigiOffice 2022.2 samenvoegdocumenten maken met relaties en (contact)personen uit DigiOffice. Hiervoor is een tussenstap nodig via een Excel-bestand (export uit DigiOffice). Het uitsplitsen van samenvoegdocumenten is (nog) niet mogelijk in DigiOffice voor Word.
DigiOffice voor SharePoint Online
Wijziging
DigiOffice meldt zich vanaf DigiOffice 2022.2 met ‘Modern Authentication’ aan bij Microsoft voor de opslag van documenten in SharePoint Online.
Beheer
Nieuwe functionaliteit
In de werkruimte Beheer zijn de keuzelijsten met stringtemplates verrijkt met de omschrijving, zodat duidelijker is welke de juiste is.
Technische mededelingen
Beeldenbank end-of-life
Het programma Beeldenbank wordt vanaf DigiOffice 2022.2 niet meer ondersteund of uitgeleverd.
Ondersteuning Internet Explorer 11 gestopt
Vanaf deze versie is er geen ondersteuning meer voor de webbrowser Internet Explorer 11. DigiOffice ondersteunt Microsoft Edge Chromium en Google Chrome.
Tellers verdwijnen
Vanaf DigiOffice 2022.2 zie je in de werkruimte ‘Taken’ – vanwege de snelheid – niet meer standaard de tellers staan bij de weergaven ‘Alle taken’, ‘Alle documenttaken’, ‘Alle CRM verzoeken’, ‘Alle ondertekeningsverzoeken’ en ‘Alle werkstromen’. De tellers kan een consultant op verzoek wel weer aanzetten.
Meer informatie
Wil je meer informatie over een bepaald onderwerp uit deze release? Of wil je een update inplannen? De afdeling Consultancy bereik je via telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
