Bouwtekeningen, offertes, contracten, planningen, prognoses, rapporten en certificaten, van diverse partijen en in verschillende versies – bij elk bouwproject stapelen de documenten zich in hoog tempo op. Hoe kun je efficient werken in de bouw? Je medewerkers zien door de bomen het bos niet meer. Met inefficiëntie, vertraging, hogere kosten en misverstanden als resultaat. Hoe breng je als bouwbedrijf simpel orde aan in deze documentstroom?
‘Ik heb die tekening ooit langs zien komen; maar was dat per e-mail, ergens in een map op de fileserver, in de Dropbox of op SharePoint?’ Dat is iets wat veel mensen in de bouw zich geregeld afvragen. Hebben ze het juiste document eindelijk gevonden, dan is het nog maar de vraag of ze de juiste versie te pakken hebben.
Document management dat werkt
Het mag duidelijk zijn: de bouwbranche is klaar voor een efficiëntieslag in document management. Toch durven veel bedrijven die stap niet te nemen. Ze zijn bang dat het nieuwe systeem niet goed aansluit op hun specifieke werkzaamheden en bestaande applicaties. Omdat de roots van DigiOffice in de bouw liggen, weten de softwareontwikkelaars wat er speelt en zorgen ze dat het document management systeem (DMS) daar goed op aansluit. Het resultaat is een compleet en centraal DMS dat integreert met en een aanvulling is op relevante applicaties en systemen voor de bouw.
Efficient werken in de bouw:
Waarom sluit DigiOffice wel aan op alle aanwezige applicaties?
Ten eerste integreert DigiOffice met veelgebruikte applicaties in de bouwsector, is het speciaal ingericht op documentstromen in de bouw en bevat het specifieke functionaliteit die bouwbedrijven nodig hebben. Ten tweede wordt DigiOffice voorafgaand aan de implementatie afgestemd op de doelstellingen en wensen van de klant en zijn medewerkers. In cyclische workshops brengen DigiOffice Consultants de gebruikerswensen en systeemvereisten in kaart, om die vervolgens telkens weer toe te passen en te evalueren totdat het eindproduct perfect past bij de klantwensen.
Eén documentenstroom
In DigiOffice zijn documenten per project makkelijk te vinden en beveiligd opgeslagen. Documenten rondmailen voor aanpassing en goedkeuring hoeft niet; daarvoor bestaan digitale werkstromen. Per document is direct duidelijk wat de laatste versie is en wie daar welke aanpassingen in aangebracht heeft. Gedurende het project kunnen medewerkers nieuwe bestanden aan het project koppelen zonder deze dubbel op te slaan.
Match met bestaande processen
Alle informatie in DigiOffice is op één centrale plek opgeslagen, maar op meer plekken beschikbaar. Het DMS integreert met veelgebruikte applicaties als Relatics, solidbricks, homeDNA en 4PS. Zo sluit het systeem naadloos aan op bestaande werkprocessen
Ook als bouwbedrijf je documentstroom efficiënter maken?
Lees hoe DigiOffice je daarbij kan helpen in het whitepaper ‘Breng orde aan in de informatiestromen’.
