Wat hebben faalkosten en processen verbeteren met elkaar te maken? Een parkeergarage waarvan de palen te dun zijn. Een boek met een grove drukfout op de cover. Een nieuwe wasmachine die na een week kapot is. Allemaal voorbeelden van fouten, en extra kosten die direct terug te brengen zijn naar deze fouten. Misschien dat je bij het woord ‘faalkosten’ direct aan de bouwbranche denkt. Maar ook in jouw bedrijf zullen er ongetwijfeld zo nu en dan extra kosten gemaakt moeten worden, te wijten aan een gemaakte fout. Hoe mooi zou het zijn om deze fouten, en deze kosten, nooit meer te hebben! Is dat mogelijk? Het antwoord ligt in je bedrijfsprocessen.

Een bedrijfsproces is een bepaalde activiteit in een bedrijf die wordt uitgevoerd door mensen en middelen. Denk aan processen in het bedrijf rondom inkoop, productie, klachtenafhandeling of recruitment van personeel. Een bedrijfsproces is op te delen in twee onderdelen, het fysieke (of; analoge) deel en het digitale deel. Onderdeel van dit digitale gedeelte zijn ook de informatiestromen die medewerkers, machines of applicaties nodig hebben om hun deel van het bedrijfsproces uit te voeren. Is dit digitale gedeelte van het bedrijfsproces (de informatiestroom) niet goed ingericht of ontbreekt het als geheel, dan kan dit diverse risico’s of fouten met zich mee brengen. En zoals je waarschijnlijk wel weet: Risico’s worden fouten, fouten worden kosten.

Processen verbeteren betekent kosten besparen

Je informatiestromen niet gedigitaliseerd? 6 risico’s & kosten

Zoals hiervoor geschetst, je bedrijf loopt risico’s wanneer informatiestromen niet goed uitgelijnd zijn met de bedrijfsprocessen. De risico’s die het belangrijkst, meest voorkomend of die de grootste foutkosten hebben, hebben we voor je op een rij gezet.

1. Tijdsverlies

Zijn documenten niet digitaal op één locatie en eenvoudig vindbaar? Dan gaat er kostbare tijd van medewerkers verloren aan het zoeken naar documenten. Daarnaast worden arbeidsuren verspild aan tijdrovende handelingen zoals kopiëren, documenteren en archiveren. Als gevolg van deze inefficiënte handelingen gaat kostbare tijd verloren en hebben medewerkers (en het bedrijf als geheel) minder tijd over om zich te richten op hun kerntaken.

2. Geldverspilling

Door bedrijfsprocessen niet te verbeteren of te digitaliseren worden onnodige kosten gemaakt. De kosten voor de aanschaf van archiefkasten, toners, papier, printers en het onderhouden van printers kan flink in de papieren lopen. Daar bovenop komen de arbeidskosten voor tijdrovende handelingen met papierwerk en inefficiënte processen. Bovendien neemt papierwerk fysieke ruimte in beslag waardoor een deel van je kostbare kantoormeters wordt bezet door archiefkasten en onnodige kosten worden gemaakt voor de huur van (externe) archiefruimten.

3. Ontevreden klanten

Als klantdossiers niet digitaal beschikbaar zijn, kan het relatief lang duren voordat je medewerkers de juiste informatie paraat hebben. Je bedrijf loopt het risico dat klantvragen traag worden afgehandeld, omdat informatie niet toegankelijk is vanaf elke gewenste locatie en op elk gewenste tijd.

Ook kan het voorkomen dat je medewerkers niet de meest recente informatie tot hun beschikking hebben. Dit komt al snel voor wanneer er gebruikt gemaakt wordt van verschillende informatiebronnen, in plaatst van één centrale plaats: een Single Source of Truth. Je loopt het risico op ontevreden klanten, omdat je bedrijf traag en inefficiënt reageert op vragen en opmerkingen.

4. Verstoorde bedrijfsvoering door verlies van belangrijke informatie

Bij verlies van documenten als gevolg van calamiteiten, zoals brand, diefstal, beschadiging of onoplettendheid, kan de bedrijfsvoering ernstig worden verstoord. Door het nalaten van digitalisering van je bedrijfsprocessen en informatiestromen, loopt je bedrijf het risico op definitief verlies van belangrijke informatie in geval van calamiteiten.

5. Trage en inefficiënte processen

Het ontbreken van digitale workflows kan resulteren in verwarring, omdat verantwoordelijke medewerkers niet weten wanneer informatie aangeleverd moet worden en wat de geldende deadlines zijn. Het interne proces kan daardoor intransparant worden. Medewerkers weten dan niet precies wie wanneer en waarvoor verantwoordelijk is en wie wat moet controleren en goedkeuren. Als processen niet digitaal worden ingericht, loopt je bedrijf het risico dat interne processen worden verstoord en je de grip verliest op informatiestromen.

6. Inefficiënte projectgroepen

In een projectgroep wordt vaak met meerdere leden, bijvoorbeeld medewerkers, leveranciers en/of klanten, samengewerkt. Als documenten niet digitaal vindbaar zijn, kan de samenwerking worden belemmerd. Je bedrijf loopt het risico dat leden uit projectgroepen met verschillende versies van documenten werken of dat onmisbare projectinformatie niet in handen is van elk teamlid. Er kan dan veel tijd verloren gaan aan communicatie over de documenten en het over en weer uitwisselen ervan.

Daarnaast wil je graag de grip houden op de informatie, kennis en documenten van je eigen organisatie. Juist wanneer er met projectgroepen gewerkt wordt die deels uit externen bestaan. Is de digitale informatiestroom niet goed ingericht of niet goed afgebakend, dan kunnen documenten, bedrijfsgeheimen of intellectueel eigendom op de verkeerde plaatsen terecht komen.

Je hebt nu inzicht gekregen in de belangrijkste risico’s als bedrijven het digitale deel van hun bedrijfsprocessen niet optimaliseren. Door het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen in je bedrijf kun je meer waarde halen uit informatie en betere resultaten boeken. Bovendien zorgen efficiëntere processen ervoor dat de ervaring van je klanten, leveranciers, partners en medewerkers met je bedrijf verbetert.

Een document management systeem helpt je bij het terugbrengen van risico’s en kosten in de hierboven beschreven situaties. Maar hoe pakt dat uit in je eigen organisatie? In de whitepaper ‘Wat is de ROI van een DMS?’ leer je een realistische en solide prognose te maken van wat een DMS je organisatie oplevert. 

Workflow management helpt je bedrijfsprocessen verbeteren

Workflow management biedt kansen aan bedrijven om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en hun rendement te verhogen. Een digitale workflow is een geautomatiseerd proces van activiteiten die elkaar opvolgen zonder dat je er iets aan hoeft te doen.

Je stelt het één keer in, en vervolgens regelt de workflow dat het proces in de juiste volgorde wordt uitgevoerd. Alle gekoppelde personen kunnen de voortgang volgen, zij ontvangen een notificatie wanneer het hun beurt is actie te ondernemen.  Ook zijn er controles ingebouwd, zodat taken op tijd worden afgehandeld, geweigerd, goedgekeurd, toegelicht en/of gedelegeerd. Ideaal!

Meer over processen verbeteren? Lees ook Je bedrijfsprocessen optimaliseren: 5 tips voor het beste resultaat